Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
Организация делопроизводство
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
! Создание документов (документирование);
! Организация движения и учета документов (документооборот);
! Хранения документов (архивное дело).
В российских организациях ответственность за организацию
Делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы
С документами в структурных подразделениях возлагается на
Руководителя организация. Непосредственное
Ведение делопроизводства осуществляется
Должностными лицами,на которых возложена
Ответственность за делопроизводство,учёт и
сохранность документов.
Д елопроизводитель - служащий ответственный за ведение документации
Организации, суда, фирмы, кооператива и т.д. делопроизводитель. Часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в законодательства. В небольших организациях делопроизводителя и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди, получившие специальное образование.Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствие с Общероссийским классификатором управленческой документации. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Росси установлены ГОСТ Р6.30-2003 <<Унифицированные системы документации Требования к оформлению документов>>
Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получение до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.В отдельных организациях введена система электронной обработки документов: обмена документами. Между подразделениями (внешними получателями). Для организации электронного документооборота на сервере организации создается на базе данных, где Хранятся все созданные документы.Доступ к базе данных осуществляется через браузер (Как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний). документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурной подразделения организации. Создавать модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделенное соответствующими правами.
Основные понятия электронного документооборота
| Электронный документооборот(ЭДО) | Единый механизм по работе с документами представленными в электронном виде, с реализацией концепции<<безбумажного делом производства>> |
| Машиночитаемый документ | Документ, пригодный для автоматичесткого считывания содержащейся в нем информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации |
| Электронный документ(ЭД) | Документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, с которой может быть подписан электронной подписью(ЭП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата |
| Электронная подпись(ЭП) | Аналог собственноручной подписи,являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов |
