Тема 5. Базы данных. MS ACCESS

База данных – это организованная на машинном носителе совокупность взаимосвязанных данных, она содержит сведения о разных сущностях одной предметной области.

Базы данных, которые организованы в виде нескольких таблиц, называются реляционными.

Для взаимодействия пользователя с базой данных используются СУБД (системы управления БД).

СУБД включает:

Ø набор средств для поддержки таблиц, отношений между ними;

Ø развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить информацию, выполнять поиск и предоставлять информацию в текстовом или графическом виде:

Ø средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создавать программные продукты для работы с базами данных;

Ø средства для выбора нужных данных;

Ø средства для вывода информации на печать;

Ø средства для выполнения расчетов.

В настоящее время применяется несколько десятков различных СУБД. Среди них можно назвать Microsoft Access, Visual FoxPro, Oracle. Microsoft Access предназначен для создания небольших, некоммерческих приложений.

Существуют объекты базы данных: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Для автоматизации процесса создания отдельных объектов используется специальное диалоговое средство, называемое Конструктор. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать таблицу, форму, запрос, отчет.

Существуют Мастера по созданию объектов баз данных, т.е. специальные диалоговые средства для помощи по выполнению работ. Например, Мастер подстановок, создает в поле таблицы раскрывающийся список значений для выбора и ввода нужного. Для создания поля со списком надо в режиме Конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля – Мастер подстановок.

ТАБЛИЦЫ В ACCESS

Таблица – это некоторая структурированная информация, содержащая характеристики объекта или класса объектов. В настоящее время это самый популярный способ хранения информации в электронном виде.

Структура таблицы определяется полями, которые соответствуют столбцам, с указанием типа данных.

Содержание таблицы заключено в ее строках, т.е. записях.

ТИПЫ ПОЛЕЙ

Текстовый. Служит для ввода символьных данных: букв, цифр, знаков пунктуации, других символов длиной не более 256 символов. Такой тип должны иметь, например, поля «Фамилия», «адрес».

Числовой. Используется для ввода целых и вещественных чисел. Например, номер дома, вес и т.д.

Дата/время. Позволяет задать дату и время. Например: дата поступления заявки, дата вызова.

Логический тип. Может принимать одно из двух возможных значений: «истина» или «ложь». «Истина» обозначается галочкой, «ложь» - пустой клеткой. Примеры: наличие оплаты, вступление в профсоюз.

Денежный. Разновидность числового типа данных. Отличается более удобным форматом и значком денежной единицы. Для обозначения рублей используется буква «р», дробная часть содержит две цифры для хранения копеек. Например, цена товара, сумма налогов.

OLE-объект позволяет сохранять рисунки, музыкальные клипы, видеозаписи и т.д.

MEMO-поле – символьное поле длиной до 65535 символов. Данные этого поля не хранятся в таблице, таблица содержит только ссылку на эти данные.

Счетчик – целое значение. Значение счетчика не может повторяться, оно устанавливается автоматически, на единицу больше, чем предыдущее. Его удобно использовать для нумерации записей.

Таблица может быть создана в одном из пяти режимов:

Режим таблицы позволяет изменять имена полей и вводить данные. Тип поля определяется Access автоматически и не всегда правильно. Хорошо работает при занесении символьных и числовых данных. У вас могут возникнуть проблемы при занесении дат, не удается занести логическое значение.

Конструктор позволяет изменять имя, тип, формат поля. В этом режиме невозможно вводить данные.

Мастер таблиц. Вы можете выбрать какие-то поля из таблиц-образцов.

Импорт таблиц. Вы можете скопировать готовую таблицу из какой-либо базы данных.

Связь с таблицей позволяет указать адрес готовой таблицы, с которой вы хотите работать.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ.

Пока не заданы связи между таблицами, надо самостоятельно отслеживать взаимосвязанные записи, поэтому надо отобразить на экране две и более таблиц: Окно/Сверху вниз. Это не очень удобно, поэтому созданы дополнительные возможности: Форма и Схема данных.

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Связи между таблицами в реляционной базе данных могут быть только типа один-к-одному или один-ко-многим. Связывание таблиц позволяет избежать повторения значений данных в разных таблицах и позволяет упростить процесс их обновления.

Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность базы данных.

Рассмотрим пример создания базы данных «Расследование преступлений», содержащую три таблицы: "СЛЕДОВАТЕЛЬ", "ПРЕСТУПЛЕНИЕ», "ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ " следователя.

На рисунке 3 показаны три таблицы: СЛЕДОВАТЕЛЬ, ПРЕСТУПЛЕНИЕ, ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ следователя, которые логически связаны по одинаковому полю Код следователя.

 

Рис.3 Логически связанные таблицы

 

Между таблицами существуют отношения:

"СЛЕДОВАТЕЛЬ", "ПРЕСТУПЛЕНИЕ" – отношения один-ко-многим;

"СЛЕДОВАТЕЛЬ", "ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ " -отношения один-к-одному.