В составе общехозяйственных и общепроизводственных расходов многие виды затрат ограничены утвержденными в установленном порядке лимитами, нормами и нормативами для налогообложения, контроля затрат и других целей: представительские расходы, подъемные в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации; расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей; плата государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление в пределах установленных тарифов.
Компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 (13) и письмом Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57. Указанным письмом установлены следующие требования для выплаты компенсации:
1) если работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
2) наличие приказа руководителя организации, устанавливающего размер и условия выплаты. Размер компенсации устанавливается в зависимости от интенсивности использования автомобиля и предусматривает возмещение затрат по эксплуатации автомобиля, его амортизации, стоимости горюче-смазочных материалов, расходов на техническое обслуживание и технический ремонт;
3) представление в бухгалтерию организации копии технического паспорта личного автомобиля;
4) компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней;
5) компенсация не выплачивается за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется (за время нахождения в отпуске, командировке, за время болезни и по другим причинам).
Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 установлены следующие нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей:
- с рабочим объемом двигателей до 2000 куб. см включительно - 1200 руб. в месяц;
- свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц;
- мотоциклов - 660 руб. в месяц.
При использовании для служебных поездок личных легковых иномарок компенсация выплачивается в размерах, установленных для отечественных машин соответствующего класса.
Суммы начисленных компенсаций за использование личных автомобилей отражают по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" и кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Представительские расходы - это затраты организаций по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации или иного руководящего органа.
К представительским расходам относят затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, буфетным обслуживанием во время переговоров и оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Указанные расходы признаются налоговыми органами в пределах, утвержденных советом (правлением) смет на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы не должны превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, величина расходов. Организациям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности организации.
Расходы, по которым невозможно представить оправдательные документы (буфетное обслуживание и др.), принимаются к учету по актам или докладным запискам с решением администрации организации о принятии их к учету.
Представительские расходы отражаются по счету 26 "Общехозяйственные расходы" с кредита счетов 10 "Материалы", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.
