Особенности самостоятельной организации делового приема

Обед можно устроить в перерыве совещания или объединить деловую беседу с трапезой. В первом случае за столом, как правило, о делах не говорят. Во втором – обсуждение рабочих вопросов стоит начинать лишь после десерта. Если обед является составной частью рабочего совещания, то в ресторане необходимо заказать отдельный кабинет или зал, так как участники переговоров не всегда заинтересованы в оглашении их темы.

Если инициатива приглашения исходит от женщины, приглашенный мужчина может взять на себя инициативу в выборе ресторана, а потом и при оплате счета, хотя, и не обязан этого делать. Когда на деловой обед женщина приглашает женщину, инициатор встречи должна сама деликатно оговорить место, где они встретятся.

Выбирая ресторан, руководствуйтесь собственным опытом. Только тогда вы сможете быть уверены, что вас не будут подстерегать неприятные сюрпризы, например холодный суп, несвежие фрукты или нерасторопный официант. Подобные казусы могут подпортить впечатление о вас и вашей компании. Даже в том случае, если вы принимаете одного-двух гостей, стол в ресторане необходимо заказать заранее.

Инициатор встречи появляется в ресторане за 10 минут до условленного времени, занимает место за столиком и сообщает официанту, кого он ждет. Резервируя столик, лучше попросите место в стороне от центра, это поможет создать более непринужденную атмосферу. Чтобы думать о цели встречи, а не о еде, отправляясь на бизнес-ланч, слегка перекусите.

Представитель принимающей стороны, заказывая меню обеда, должен учесть вкусы и обычаи его гостей. Если деловой партнер – ваш хороший знакомый и вы не раз обедали с ним, то каждый из вас выбирает блюда в соответствии со своими вкусами.

Лучше отказаться от сложных в употреблении блюд, например устриц или спагетти. Желательно, чтобы кушанье было не слишком деликатесным и не слишком острым. Ведь гость может оказаться язвенником или искушенным в секретах этикета человеком, и ваш выбор поставит его в неловкое положение. По той же причине не задавайте вопросов, когда ваш собеседник кладет что-то в рот. В свою очередь, старайтесь есть маленькими кусочками, чтобы можно было свободно разговаривать.

Впрочем, спешить с решением деловых вопросов в начале трапезы не стоит. Можно прежде обменяться несколькими фразами на общие темы, исключая вопросы религии, политики и частной жизни. К встрече надо хорошо подготовиться и заранее получить как можно больше информации о собеседнике и фирме, которую он представляет. По окончании трапезы вы можете непринужденно перейти к деловой беседе, если надо, периодически возвращаясь к разговору на общие темы. После обеда пригласивший может предложить десерт, но не настаивать – возможно, гость спешит.

Деловой обед можно устроить у кого-нибудь из членов руководства фирмы дома, если там достаточно просторные и представительные помещения. В этом случае следует специально пригласить обслуживающий персонал. Однако чаще всего такие приемы проходят в ресторане или клубе, где есть соответствующие условия и возможности.

Рассмотрим несколько правил деловых обедов. Их необходимо учесть, если вы решили организовать его сами:

1. Дневное время считается самым продуктивным. Не стоит сильно затягивать или начинать раньше, надо учитывать время на дорогу и время работы кофейни или ресторана.

2. Оригинальность. Если вы решили запомниться или выделиться, сделать приятное или удивить – это верный способ. Даже самые угрюмые за чашечкой хорошего кофе и в необычной обстановке будут чувствовать себя более раскрепощено.

3. «Готовы» все. Обеденное время удобно как для «сов», так и для «жаворонков». Приглашение на обед будет принято наверняка.

4. Корпоративные интересы. Это время суток можно использоваться и для проведения круглых столов, семинаров, конференций, презентаций.

5. Правильно выбранное место – залог успеха. Желательно, чтобы территория была нейтральная, тогда приглашенные почувствуют себя более комфортно – это может быть кофейня или ресторан. Если вы решили пригласить людей к себе в офис, то должны максимально изолировать их от постоянных звонков и суеты своих сотрудников, лучше, если это будет комната переговоров. В таком случае, обеспечение всем необходимым ляжет на ваши плечи: наличие одинаковых приборов и посуды, еда.

Есть минусы: первое, кто-то из сотрудников во время обеда вынужден будет ухаживать за гостями, т.е. его время, затраченное на это мероприятие, пройдет наименее эффективно и второе, гости могут стеснять самих сотрудников, работающих в офисе, им придется работать в необычном для себя режиме, что также снизит эффективность труда. Исключение составляют компании, в которых имеются отведенные для подобных мероприятий залы и сотрудники.

6. Меню должно быть продуманным. Если намечается более 5 человек, заранее предупредите администратора и уточните время приготовления выбранного вами блюда, возможно, что придется менять технологию, дабы все одновременно были обслужены и не томились в ожидании друг друга.

7. Не забывайте о здоровье. Не помешает уточнить – имеются ли залы для курящих и не курящих, часто, более свободно чувствуют себя те, кто не может отказать себе в сигарете. Нельзя лишать их этой возможности, хотя курить стало давно не модно.

8. Результат встречи. Четко спланируйте то, что наметили рассказать или сообщить, будьте конструктивны в предложениях, не затягивайте ответы, но не давите и не торопите собеседника в принятии решения. Здесь уже можно использовать весь свой опыт общения, ведения переговоров, демонстраций презентаций, публичного выступления.

9. Экономичность. Финансовая сторона дела самая привлекательная. Наименее затратная часть. Оплачивает, как правило, тот, кто пригласил или стал инициатором встречи. Если это семинар, презентация товара, то все расходы несет компания, пригласившая слушателей, здесь конечно в смету необходимо включить и аренду зала, проектор, доступ в Интернет, если он предусмотрен.

Лекция 16.