• при решении логистических проблем, когда с помощью системного анализа формулируется проблема, определяется, что и о чем нужно знать и понимать, кто должен знать и понимать;•
• если решение логистической проблемы предусматривает увязку цели со множеством средств ее достижения;•
• если проблема имеет разветвленные связи, вызывающие отдаленные последствия в разных звеньях логистической цепи, и решения по ним требует учета полных затрат;•
• при решении проблем, где существуют трудно сравниваемые варианты решений или достижения комплекса целей;•
• во всех случаях, когда создаются новые логистические системы;•
• в случаях, когда осуществляется улучшение бизнеса;•
• если принимаемые на будущее решения должны учитывать факторы неопределенности и риска;•
• когда выработка ответственных решений принимается на определенную перспективу (1 5-20 лет);•
• везде, где требуется выработка критериев оптимальности с учетом целей развития и функционирования логистической системы.
Системность - целенаправленность, упорядоченность и организованность.
Комплексность - взаимосвязанность, взаимообусловленность, разносторонность, широта охвата исследования проблемы.
Структуризация логистической проблемы:
1) выяснение реальных целей функционирования логистической системы;
2) выяснение альтернативных путей достижения этих целей;
3) выяснение взаимосвязей между компонентами в процессе реализации каждой альтернативы;
4) достижение углубленного понимания внешних условий, в которых возникла проблема;
5) выяснение ограничений и последствий того или иного варианта действий.
Систематизация - это объединение предметов или знаний о них путем установления существенных связей между ними, порядка между частями целого на основе определенных закономерностей, принципов или правил.
Полезный, по Ожегову, обозначает «приносящий пользу или пригодный для определенной цели».
Целесообразный понимается как соответствующий поставленной цели.
Прогрессивный означает возрастающий.
Рациональный понимается как разумный, целесообразный, обоснованный.
Совершенство - полнота всех достоинств, высшая степень какого-нибудь свойства качества.
Принцип логистики - это обобщенные опытные данные, это закон явлений, найденный из наблюдений специалистов по логистике. Принцип - это постоянно и последовательно применяемый метод. Знание некоторых принципов сотрудниками службы логистики позволяет легко возмещать незнание некоторых факторов. В вопросе о логистических системах имеется большое количество ошибок лишь потому, что не были вскрыты преимущества и недостатки этих принципов, на которых они покоятся. Системный подход к логистике можно понимать как некоторую совокупность системных принципов логистики.
Основными принципами системного анализа применительно к логистике являются:
• принцип оптимальности;
• принцип эмерджентности;
• принцип системности;
• принцип иерархии;
• принцип интеграции;
• принцип формализации.
Принцип оптимальности. Оптимальность означает характеристику уровня качества принимаемых решений (оптимальное решение задачи, оптимальный план, оптимальное управление), характеристику состояния логистической, системы или ее поведения (оптимальная траектория, оптимальное распределение ресурсов, оптимальное функционирование системы) и т.п. Характерной чертой развития логистической системы любого объекта является выбор наиболее подходящего варианта логистической системы. В развитии логистических систем мы имеем дело с отбором. Необходимо выбирать такие управленческие решения, которые являются лучшими по комплексу показателей для заданных условий. Задача заключается не в том, чтобы найти решение лучше существующего, а в том, чтобы найти самое лучшее решение из всех возможных.
Всеобщий принцип оптимизации - «Принимай решение всегда таким образом, чтобы благодаря выбранной альтернативе, т.е. благодаря выбранному соотношению затрат и результата, осуществлялось бы оптимальное достижение поставленных целей логистической системы объекта».
Принцип эмерджентности. Чем больше логистическая система и чем больше различие в размерах между частью и целым, тем выше вероятность того, что свойства целого могут сильно отличаться от свойств частей. Возможно несовпадение локальных оптимумов целей отдельных частей с глобальным оптимумом цели логистической системы.
Сумма оптимальных решений в отдельных структурных подразделениях не гарантирует достижение оптимизации системы в целом.
Таким образом, эмерджентность (целостность), это свойство системы выполнять заданную целевую функцию, реализуемое только логистической системой в целом, а не отдельными ее элементами.
Принцип системности. «Чтобы действительно знать предмет, надо охватить, изучить все его стороны, все связи и опосредствования. Мы никогда не достигнем этого полностью, но требования всесторонности предостерегают нас от ошибок...». Принцип системности предполагает подход к логистической системе как к комплексному объекту, представленному совокупностью взаимосвязанных частных элементов (функций), реализация которых обеспечивает достижение нужного эффекта, в минимальные сроки, при минимальных трудовых, финансовых и материальных затратах, с минимальным ущербом для окружающей среды. Принцип системности предполагает исследование объекта, с одной стороны, как единого целого, а с другой стороны, как части более крупной системы, в которой анализируемый объект находится с остальными системами в определенных отношениях. Таким образом, принцип системности охватывает все стороны объекта и предмета в пространстве и во времени.
Принцип иерархии (иерархия от греческого священная власть - порядок подчинения составных нижестоящих элементов и свойств вышестоящим по строго определенным ступеням (иерархическая лестница) и переход от низшего уровня к высшему) есть тип структурных отношений в сложных многоуровневых логистических системах, характеризуемых упорядоченностью, организованностью взаимодействий между отдельными уровнями по вертикали. Иерархические отношения имеют место во многих логистических системах, для которых характерна как структурная, так и функциональная дифференциация, т.е. способность к реализации определенного круга логистических функций. Причем на более высоких уровнях осуществляются функции интеграции и согласования (координации). Необходимость иерархического построения логистических систем обусловлена тем, что управление в них связано с переработкой и использованием больших массивов информации, причем на нижележащих уровнях используется более детальная и конкретная информация, охватывающая лишь отдельные аспекты функционирования логистической системы, а на более высокие уровни поступает обобщенная информация, характеризующая условия функционирования всей логистической системы, и принимаются решения относительно логистической системы в целом. В логистических системах иерархическая структура никогда не бывает абсолютно жесткой в силу того, что иерархия сочетается с большей или меньшей автономией нижележащих уровней по отношению к вышележащим, и в логистическом управлении используются присущие каждому уровню возможности самоорганизации.
Принцип интеграции (интеграция - от лат. целостность, объединение в целое каких-либо частей или свойств, восстановление) направлен на изучение интегративных свойств и закономерностей в логистических системах. Интегративные свойства проявляются в результате совмещения элементов до целого, совмещения функций во времени и в пространстве. Синергетический эффект - эффект совмещения действий. Например, в роторно-конвей-ерных линиях совмещаются транспортные и обрабатывающие функции.
Синергия:
• эффект взаимного усиления связей одной системы с другой на уровне материального, сервисного, пассажирского потоков;
• совместный (корпоративный) эффект взаимодействия элементов в системе.
Принцип формализации (формальный - относящийся к форме, в противоположность сущности, т.е. несущественный) нацелен на получение количественных и комплексных характеристик логистической системы.
Функциональная организация - организация, построенная по функциональному принципу, исходящему из основных видов логистической деятельности предприятия: производство, сбыт, снабжение и т.п. Она связана с потоком ресурсов (начиная с закупки сырья и заканчивая сбытом готовой продукции), а также с процессом выполнения заказа потребителей (от приема заказа до выполнения заказа).
Специализация на функциональном уровне логистики сделала возможным быстрое увеличение знания, но ценой ослабления связей между различными специалистами.
Универсальным средством методологии системного анализа являетсячеткое выделение структурных элементов в процессе исследования логистических систем. К ним относятся:
1) цель или совокупность целей;
2) альтернативы (или системы), с помощью которых может быть достигнута цель;
3) затраты ресурсов, требуемых для каждой системы;
4) математическая и логическая модели, каждая из которых отражает систему связей между целями, альтернативными средствами их достижения, внешней средой и требованиями на ресурсы;
5) критерий выбора предпочтительной альтернативы; с его помощью сопоставляют некоторым способом цели и логистические затраты, например путем максимального достижения цели при некотором планируемом или заранее заданном бюджете.
Этапы анализа логистической системы:
1. Анализ логистической проблемы.
2. Определение логистической системы.
3. Анализ структуры логистической системы.
4. Формулирование общей цели логистической системы и критерия оценки эффективности.
5. Декомпозиция цели, выявление потребностей в ресурсах и процессах.
6. Выявление ресурсов и процессов, композиция целей.
7. Прогноз и анализ будущих условий.
8. Оценка целей и средств.
9. Отбор вариантов.
10. Анализ существующей логистической системы.
11. Построение комплексной программы развития.
12. Проектирование организации для достижения целей.
Задача принятия логистического решения имеет место в том случае, когда при определенном состоянии внешней среды (при определенных данных) из нескольких альтернатив действия должна быть выбрана та альтернатива, которая лучше всего способствует осуществлению цели логистической системы.
В соответствии с этим задача принятия логистических решений состоит из следующих трех элементов:
• состояние внешней среды (данные);
• цели;
• альтернативы.
Состояние внешней среды (также называемое внешними исходными данными) представляет собой реальное положение дел, которое не может подвергаться воздействиям и контролироваться со стороны специалиста по логистике, принимающего решение в рамках горизонта планирования.
Состояния внешней среды логистической системы могут классифицироваться по различным критериям. Анализируя эти состояния по отношению к логистической системе, рекомендуется выделить следующие исходные данные:
• эндогенные (внутренне заданные, предопределенные предшествующими действиями самого специалиста по логистике);
• экзогенные (появившиеся независимо от предшествующих действий специалиста по логистике).
Логистические цели представляют собой выражение желаемых конечных результатов или состояний логистической системы, которые должны быть достигнуты или возникнуть как результат принятия решений.
Каждая логистическая цель характеризуется:
• содержанием;
• временным периодом;
• объективной областью действия и масштабом.
Содержание цели является величиной, на которую должен влиять выбор альтернативы. Она может определяться:
• отдельной характеристикой (например, прибыль, оборот, экономия времени и физических людских сил, общие затраты);
• изменением характеристики (например, увеличение оборота);
• отношением двух характеристик (например, рентабельность и прибыль/ капитал).
Временной период устанавливает, за какое время должна быть осуществлена цель, и определяет, таким образом, временную область действия содержания цели. Так, например, различают:
• краткосрочные цели;
• долгосрочные цели.
Объективная область действия конкретизирует содержание цели в отношении поля логистической деятельности, для которого должна быть реализована данная цель. Так, например, можно различать цели логистической системы всего предприятия и цели структурных функциональных подразделений (например, для логистического подразделения как центра прибыли).
Масштаб цели (называется также критерием цели, или целевым предписанием) определяет желаемый масштаб содержания цели. Возможна:
• оптимизация (например, максимизация прибыли, минимизация общих затрат);
• фиксирование (например, увеличение оборота на 10%) и установление ограничений (например, затраты не должны превышать определенной суммы).
Установление ограничений означает удовлетворение определенного уровня достижения цели.
Логистическая альтернатива является одним из возможных, независимым от других способом действий для достижения поставленной цели.
Логистические альтернативы представляют собой независимые друг от друга варианты действия (варианты решения логистической проблемы), которые специалист по логистике волен выбирать при реализации поставленных целей.
Принцип рациональности:
• «действуй всегда с таким расчетом, чтобы с помощью имеющихся ограниченных средств (ресурсов) обеспечить оптимальный результат при достижении поставленных целей».
• «принимай решение всегда с таким расчетом, чтобы с помощью имеющихся ограниченных средств (ресурсов) обеспечить оптимальное достижение поставленных целей».
Оптимальная альтернатива - альтернатива, отвечающая достижению цели оптимальным путем.
Свойства логистической системы:
• Целостность - целостная совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом.
• Интегративность. Система как упорядоченная совокупность элементов с определенными связями обладает особыми системными свойствами, не присущими отдельным элементам и позволяющими получить синергетический эффект.
• Определенная организация, упорядоченность связей между элементами системы.
• Подвижность системы - изменчивость элементов и параметров системы под влиянием факторов внешней среды и по решению участников.
• Уникальность и непредсказуемость системы в конкретных условиях и под влиянием значительной группы факторов неопределенности поведения и внешней среды.
• Предельная возможность решения задач, определяемая ресурсными возможностями участников и ограничениями, устанавливаемыми внешней средой.
• Адаптивность, то есть способность изменять свою структуру и выбирать варианты поведения, сообразно с новыми целями системы и под воздействием внешней среды.
• Способность противостоять разрушительным тенденциям за счет создания резервов и поиска компромиссов.
• Стремление к саморазвитию и самосовершенствованию путем сознательного выбора оптимального варианта функционирования.
Принципы функционирования логистической системы:
• согласованность;
• рациональность;
• точный расчет;
• системный подход;
• обратная связь.
Основной особенностью логистических систем является их направленность на удовлетворение спроса потребителей, рассматриваемая как обратная связь системы, определяющая в конечном итоге стратегические цели функционирования.
Логистическая система характеризуется внутрисистемными связями и связями с внешней средой. Логистическая система является системой с замкнутыми входящими и выходящими потоками. Поэтому связи логистической системы с внешней средой характеризуются в основном как циклические и синергетические.
Синергетическая связь - связь в системе, которая при совместных действиях независимых элементов системы обеспечивает увеличение общего эффекта до величины большей, чем сумма эффектов этих же элементов, действующих независимо, т.е. усиливающаяся связь элементов системы.
Функциональная организация отличается следующими признаками поведения:
а) высокая склонность к составлению программы действий;
б) неоднородность подсистем, препятствующая инновациям;
в) ярко выраженная сегментация подсистем;
г) перегрузка руководства предприятия из-за создания «эффекта камина» (или эффекта «бутылочного горла»);
д) ограниченные возможности развития персонала предприятия;
е) пренебрежение важностью стратегического планирования.
Задача организации логистики состоит в том, чтобы отношения между отдельными видами логистической деятельности, лицами и ресурсами формировались так, чтобы обеспечивалось оптимальное достижение цели логистической системы.
Особенности логистической организации:
• низкий уровень специализации сотрудников службы логистики;
• освобождение от формализма;
• наличие несвязанных информационных систем;
• децентрализация;
• низкая интенсивность контроля.
Межфункционалъные рабочие группы - сведение вместе ряда специалистов функциональных подразделений предприятия:
• для решения задач в области логистики, требующих участия специалистов из разных подразделений предприятия;
• координации стратегически связанных работ, затрагивающих сферы деятельности нескольких подразделений;
• поиска путей объединения знаний и навыков специалистов в различных функциональных областях логистики.
Специалистов по логистике можно подразделить на две категории работников:
• тактики, владеющие хорошими навыками работы с компьютером, информационными системами, складским оборудованием, транспортными средствами и т.п.);
• стратеги, обладающие высокими аналитическими способностями. навыками планирования, организации и управления, хорошими коммуникативными способностями.
Аналитическая работа - это работа на постоянной основе, требующая системного подхода, ответственности за сроки и результаты.
Одна из основных задач, решаемых специалистом по логистике - это достижение гармоничных и продуктивных рабочих отношений со специалистами других функциональных подразделений.
Ранг руководителя, которому подчиняется руководитель службы логистики, является показателем статуса логистики.
Рекомендуется подчинить руководителя службы логистики напрямую одному из заместителей генерального директора или непосредственно генеральному директору. Таким образом, руководитель службы логистики получает достаточно высокий статус и полномочия, а также относительную независимость от руководителей других служб и подразделений.
Основные причины выделения руководством объекта ресурсов для создания службы логистики:
• сокращение времени выполнения логистических процессов;
• перекрестное (по вертикали и горизонтали) владение задачами и проблемами;
• обеспечение модернизации и создание синергии;
• достижение целей логистической деятельности предприятия;
• профессиональное развитие сотрудников службы логистики.
Преимущества службы логистики:
• объединение знаний и навыков специалистов различных функциональных подразделений;
• достижение глобальной цели бизнеса;
• повышение уровня качества принятия решений в области логистической деятельности;
• повышение уровня взаимодействия между специалистами функциональных подразделений;
• упрощенная реализация групповых решений;
• развитие сплоченности команды специалистов, способствующей эффективной деятельности;
• ускорение определения и решения
• логистических задач;
• эффективное выполнение групповых заданий различными способами и методами;
• разработка новых методик;
• сокращение времени выполнения логистического процесса.
Путем интеграции создаются организационные структуры (отношения между элементами логистической системы), характеризуемые их плановым характером.
В динамичной внешней среде возникает значительное количество непредвиденных ситуаций, на которые невозможно отреагировать с помощью заранее спрогнозированного поведения. В этих случаях путем координации под давлением уже наступивших событий должны быть найдены управленческие решения, учитывающие конкретную ситуацию в системе логистики объекта.
Координация - интегрированный подход к планированию работы системы:
• разработка взаимоувязанных планов обработки материального, сервисного или пассажирского потока;
• разработка стандартов и технических условий на выполнение логистических процедур.
Принципы организации логистической системы:
Распределение полномочий:
1) специалист по логистике должен обладать официальными полномочиями своей должности в иерархии управления объектом. Такие полномочия дают ему право принимать управленческие решения, включая наем и увольнение сотрудников службы логистики;
2) специалист по логистике должен располагать также и полномочиями личности, связанными с его интеллектом, опытом и способностями к налаживанию межличностных отношений. Такие полномочия выражаются в степени влияния специалиста по логистике на решение вопросов за пределами формальных отношений.
Единоначалие. Каждый отдельный сотрудник в управленческой иерархии имеет как начальника, так и подчиненных. Сотрудник подчиняется только одному начальнику и получает приказы только от него. Каждый сотрудник должен четко знать свое место в организации.
Подчиненность личных интересов общим. Интересы предприятия имеют приоритет перед интересами отдельной личности. Решения должны приниматься только сточки зрения выполнения целей организации, а не личности.
Цели организации. Как только поставлены логистические задачи, их выполнение следует поручить строго определенным группам людей, которые могут обеспечить достижение целей организации.
Руководство. Руководство является производной задачей логистического управления. Оно заботится о том, чтобы путем конкретных указаний были реализованы те направления, которые были заданы руководителями органам службы логистики предприятия.
Администрирование. Администрирование - это организация исполнения определенных логистических задач.
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника службы логистики при осуществлении им профессиональной деятельности в определенной должности.
Должностные обязанности - обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его профессиональной деятельности.
Производительность труда логистического персонала определяется отношением объема полученного дохода к среднесписочному количеству логистических работников, занятых на объекте.
Реинжиниринг бизнес-процессов - фундаментальный пересмотр и радикальное реконструирование логистических бизнес-процессов с целью улучшения показателей логистической деятельности; концепция проектирования логистического процесса по горизонтальным, идущим от начала и до конца, процессам создания ценности, для потребителя включая экономию времени пребывания в пути следования.
Процессы - группы связанных между собой задач, решение которых обеспечивает создание ценности для потребителя, удовлетворяет его потребность.
Организация логистики на предприятии Функциональная организация - организация, построенная по функциональному принципу с учетом основных видов логистической деятельности предприятия: закупки, производство, сбыт, распределение, логистика и т.п. Она связана с потоком ресурсов (начиная с закупки сырья и заканчивая сбытом готовой продукции), а также с процессом выполнения заказа потребителей (от приема заказа до получения потребителем выполненного заказа).
Особенности организации, построенной на основе логистического подхода:
• низкий уровень специализации специалистов по логистике;
• низкий уровень формализации действий и принимаемых решений;
• наличие несвязанных информационных систем;
• децентрализация управления;
• низкая интенсивность контроля.
Задача логистической организации на предприятии - формирование отношений между функциональными областями логистической деятельности на предприятии, сотрудниками подразделений и ресурсами таким образом, чтобы обеспечить оптимальное достижение цели логистической системы предприятия.
Стадии развития логистической организации:
1) фрагментарность (фрагментарная функциональная структура);
2) функциональное агрегирование (группировка по функциям);
3) интеграция процессов (интеграция функциональных процессов, интеграция информационных процессов).
Требования, предъявляемые к логистической организации как процессу обслуживания потребителей:
• все усилия, средства и ресурсы предприятия должны быть направлены на создание дополнительной ценности для потребителя;
• все средства и ресурсы, необходимые для эффективного выполнения заказов потребителей, должны быть доступны независимо от их функциональной принадлежности. Основные виды ресурсов должны находиться в состоянии постоянной готовности к выполнению требуемых работ, операций, услуг и т.п.;
• деятельность сотрудников службы логистики, организованная как целостный процесс выполнения заказов потребителей, должна создавать синергетические преимущества.
При разработке логистической организации решаются следующие вопросы:
• насколько может и должна быть сохранена формальная иерархическая структура предприятия при ориентации на процесс обслуживания потребителей;
• каким образом должна быть структурирована организация, чтобы осуществлять системное управление глобальным логистическим процессом без чрезмерной бюрократизации.
Виртуальная организация - ключевые многофункциональные команды, связанные между собой через электронные каналы передачи данных, сообща выполняющие необходимые работы по выполнению заказов потребителей на интегральной основе. Концепции развития организационных структур:
• сжатие организационной структуры (сокращение штатов, уплощение организационной структуры, сетевая организация, группирование функций, оптимизация размеров, отсрочка операций, реинжиниринг бизнес-процессов);
• наделение полномочиями;
• формирование команд;
• профессиональная подготовка (обучение).
Должностные обязанности - обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его профессиональной деятельности.
Должностная инструкция - организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника службы логистики предприятия при осуществлении им профессиональной деятельности в определенной должности.
