Менеджмент в сфере культуры. Информационное обеспечение фандрейзинговой дея­тельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах

4.3.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ФАНДРЕЙЗИНГА

Информационное обеспечение фандрейзинговой дея­тельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с которыми будет вес­тись работа), необходимых информационных и реклам­ных материалов, а также задание системы учета.

Сведения о донорах (информационная база данных) должна содержать необходимую информацию о всех по­тенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы по упоминавшимся основным четырем группам (государственные организации, коммерческие организа­ции, некоммерческие организации и частные лица). По каждой из четырех групп (категорий) необходимо соста­вить перечни адресатов, а по каждому потенциальному донору иметь, как минимум, следующие сведения: 11 полное и сокращенное название организации; II ее адрес;

II телефон, факс, E-mail;

II фамилии, имена, отчества, социальный статус (долж­ности, звания, степени и пр.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих решения по вопро­сам спонсорства, благотворительности, патронажа; Ш их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т. д.; Ш сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители,

клиенты, товары, партнеры; Ш экономическое состояние фирмы; II географическая зона деятельности фирмы; Ш какие сферы и виды деятельности являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки; II в каких формах и объемах традиционно оказывается поддержка.

«Глубина» информационной базы данных может быть и большей, что зависит от целей, опыта, имеющихся контактов и т. п. Обычно база данных по каждой катего­рии составляется по территориальному (географическо­му) признаку. Он является наиболее естественным в плане социальной среды фирмы-донора, в которой формирует­ся ее репутация, имидж, общественное мнение. Хотя все чаще географический фактор оказывается не столь су­щественным.

*»• ПРИВЛЕЧЕНИЕ И АККУМУЛИРОВАНИЕ ФИНАНСОВЫХ СРЕДСТВ 215

Источники сведений о потенциальных донорах могут быть самые различные:

11 всевозможные справочники (телефонные справочни­ки, издания типа «Кто есть кто» и т. п.); они необхо­димы как при работе «с нуля», так и на всю последую­щую фандрейзинговую деятельность;

Ш списки клубов, ассоциаций, союзов (клубы мецена­тов, Ротари-клубы, промышленные и банковские со­юзы, ассоциации и т. д.), объединяющих деловой мир, — помимо прочего, сами эти организации могут стать донорами и жертвователями;

11 интернет — практически все крупные фирмы, благо­творительные фонды имеют сейчас свои сайты, на ко­торых обязательно будет информация об их спонсор­стве, благотворительной деятельности, а то и условия их оказания;

II информация СМИ о деловой жизни (какие банки и фирмы действуют в данном регионе), о поддержке куль­турной деятельности (кто и как оказывает поддержку);

II круг общения учредителей организации-фандрейзера или членов комитета поддержки, личный круг обще­ния фандрейзеров;

11 информация, которой располагают конкуренты — дру­гие организации-фандрейзеры и которая может быть предоставлена на паритетных, договорных началах (об­мен списками, сотрудничество, распределение сфер деятельности по времени или различным программам). К информационным и рекламным материалам фанд-рейзинга относятся все те документы и материалы, кото­рые могут использоваться в работе с потенциальными донорами по привлечению их средств:

11 уставные документы организации (устав, положение), ведущей фандрейзинговую кампанию;

11 краткое описание организации (ее предыстория, исто­рия создания, деятельность, цели, достижения), оформ­ленная в виде буклета или релиза, оно может допол­няться кратким описанием жизненного пути и дея­тельности первых лиц организации (или организаторов кампании);

II подборка откликов, оценок в прессе и других СМИ, выражающих общественное мнение об организации-фандрейзере и ее деятельности;

216 МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

11 визитные карточки, бейджи фандрейзеров и добро­вольцев; Ш документы и материалы, характеризующие конкрет­ные проекты и программы (описания, тексты предло­жений, сметы и т. п.). Об этих материалах будет ска­зано подробнее чуть позже.

Применительно к проведению каждой фандрейзинго-вой кампании, т. е. применительно к каждому конкрет­ному проекту или программе, потенциальных доноров сле­дует разделить на две части: так называемые «горячий» и «холодный» списки. В первом случае речь идет о потен­циальных донорах, работа с которыми является перво­очередной: то ли отдача от них наиболее вероятна и наи­более масштабна, то ли с ними уже установились проч­ные отношения. «Холодный» список включает менее вероятных доноров, отдача от которых не так существен­на. Сделать такое разделение необходимо для оптималь­ного распределения сил и времени. Иногда отдачи от од­ного донора оказывается достаточно, чтобы решить про­блему обеспечения проекта.

В любом проекте всегда оказывается некая основная группа доноров. Кроме того, уже имея существенную поддержку, намного легче добирать другие средства, ра­ботать с другими донорами. Главные первоначальные усилия должны быть сосредоточены на работе по «горя­чему» списку. «Горячий» и «холодный» списки могут меняться в зависимости от проектов и программ: кому-то из доноров интересны одни проекты, а другие менее интересны.

Важным моментом информационного обеспечения яв­ляется подготовка так называемой «лифтовой речи». Лицо, занимающееся фандрейзингом (фандрейзер или первое лицо учреждения культуры), должно быть в состоянии в любой ситуации (например, оказавшись с потенциаль­ным донором в кабине лифта и располагая только этим временем для общения) кратко и внятно рассказать о сути своего проекта. Такой спич надо буквально вызуб­рить, чтобы потом не сожалеть, что вы забыли что-то важное, не так сказали и т. п.

Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрейзинго-вой кампании:

4. ПРИВЛЕЧЕНИЕ И АККУМУЛИРОВАНИЕ ФИНАНСОВЫХ СРЕДСТВ 217

II перечень (картотека) доноров-вкладчиков — фактиче­ски, основная база данных; Ш постоянная переписка — копии всех предложений,

писем, ответов (по категориям доноров); El данные оперативного анализа — копии текущих све­дений о встречах, звонках и т. д., после получения средств или отказа эти сведения переходят в основ­ную базу данных; HI сведения о фандрейзинговых действиях — обычно в табличной форме характеризующие ход работы с дым потенциальным донором (даты и результаты кон­тактов,.переписки, содержание обещаний и т. п.); 11 сведения о полученных средствах — номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма. Каждый из указанных блоков данных учета может представлять содержание отдельного директория (файла) в единой компьютерной базе данных фандрейзинга конк­ретной кампании или организации в целом.

4.4.

ВИДЫ И РАЗМЕРЫ

ВОЗМОЖНЫХ СУБСИДИЙ

Достаточно распространенными являются общие субси­дии, расходуемые по усмотрению организации-фандрейзе-ра. Обычно речь идет о текущих расходах некоммерческой организации (управление, связь и коммуникации, хозяйст­венное содержание, заработная плата штатных сотрудни­ков). Поэтому такие субсидии выделяются обычно на год. Размер их колеблется, в зависимости от организации, нуж­дающейся в поддержке, от 500 до 10 000 долларов.

Наиболее распространены субсидии, выделяемые под конкретный проект. Они носят единовременный характер и используются только на осуществление данного проекта. Их размер обычно колеблется от 10 000 до 50 000 долларов.

И общие субсидии, и субсидии под конкретный про­ект возможны, как уже отмечалось, в форме долевого участия.

Возможна также финансовая поддержка в виде капи­тальных вложений — затрат на строительство, реконст­рукцию, оборудование и т. п. Используются также отчис­ления в специальные фонды, приносящие доход, — энда-