Фильтрация и сортировка данных

 

Фильтрация может быть использована для временного удаления ненужных данных и вывода только тех строк, которые удовлетворяют заданному вами критерию. Чтобы установить универсальный фильтр, выделите область рабочего листа с данными, причем заголовки столбцов тоже должны попасть в эту область. Затем выберите команду меню Данные – Фильтр – Автофильтр. Теперь вы можете задавать нужные критерии для вывода определенных данных таблицы, выбрав их из предложенного списка.

Команда меню Данные – Фильтр – Отобразить все позволяет отобразить все записи. Такого же результата можно добиться, выбрав из списка фильтрации пункт Все. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

С помощью сортировки можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для вызова функции сортировки можно воспользоваться командой меню Данные – Сортировка. При выполнении команды открывается диалог, в котором можно установить параметры сортировки (по возрастанию или по убыванию). Для каждой выделенной области сортировка выполняется отдельно.

Числовые ряды

 

Для создания числового ряда запишите два первых элемента ряда, выделите их, затем, зафиксировав указатель мыши на маркере заполнения – маленьком черном квадрате в правом нижнем углу выделенной области, – тяните его до тех пор, пока не получится числовой ряд нужной длины. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу при протягивании вправо или вниз и уменьшено – при протягивании влево или вверх.

Создать числовой ряд можно также с помощью команды меню Правка – Заполнить – Прогрессия. Для этого задайте в активной ячейке начальное значение ряда и выберите указанную команду. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выберите направление и параметры прогрессии: тип, расположение и шаг прогрессии. Если предельное значение не указано, то длина ряда будет определяться по числу выделенных ячеек.

 

 

Примечания в ячейках

 

Чтобы ввести примечание в ячейку, выберите команду меню Вставка – Примечание для выделенной ячейки. Введите текст примечания. Созданное примечание можно изменить с помощью команды контекстного меню Изменить примечание. Команда контекстного меню Отобразить примечание позволяет соответственно отображать или скрывать примечание. Чтобы удалить примечание, используйте команду контекстного меню Удалить примечание.

Каждая ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе треугольником в правом верхнем углу. Включить или выключить изображение треугольника вы можете с помощью команды меню Сервис – Параметры, выбрав вкладку Вид в диалоговом окне и установив или сбросив необходимый переключатель в группе Примечания.

 

Форматирование ячеек

 

После того, как таблица создана, ее необходимо отформатировать. Выделив таблицу и воспользовавшись командой меню Формат – Автоформат, можно выбрать один из готовых форматов для таблицы Excel. Можно отформатировать таблицу самостоятельно, последовательно применяя различные форматы к ячейкам и блокам ячеек, в том числе размер, цвет и тип шрифта, толщину и цвет рамок и отдельных линий, заливки ячеек и др.

Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона удобнее воспользоваться командой меню Формат – Ячейки. В появившемся диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Число, которая позволит выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек. Вызвать этот диалог можно также с помощью контекстно-зависимого меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и выбрав команду Формат ячеек.

Вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек задает метод выравнивания и угол наклона надписи. Вкладка Шрифт определяет гарнитуру и начертание шрифта. Вкладка Граница позволяет задать рамки, изображаемые на внешних и внутренних границах диапазона. Вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением.

Чтобы удалить изображение разделительных линий на экране, выберите команду меню Сервис – Параметры, вкладку Вид, в группе Параметры окна сбросьте флажок в переключателе Сетк.,

Легко отформатировать выделенный блок ячеек можно с помощью функции автоформатирование, выбирая оформление из предложенных шаблонов. Для этого выберите команду меню Формат – Автоформат и в появившемся диалоге выберите шаблон, удовлетворяющий вашим требованиям. С помощью этого диалога вы можете не только выбирать оформление из предложенных шаблонов, но и варьировать его. Если нажать на кнопку Параметры, то появится несколько переключателей, с помощью которых вы можете установить, к каким элементам выделенного блока ячеек применить текущий шаблон.