Копирование, перемещение и вставка данных

Учебная информация

Рабочая книга

 

Каждый документ в Excel представляет собой набор таблиц – рабочую книгу. Рабочие книги – это файлы Microsoft Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов. Рабочие листы – это сами таблицы, диаграммы и т.д. Переход от одного рабочего листа к другому во время работы с текущей рабочей книгой осуществляется с помощью ярлычков, которые находятся в нижней части окна рабочей книги (Лист1).

Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом, разделенным на отдельные ячейки. Элементы данных записываются в ячейки таблицы. Ячейки в Excel расположены на пересечении столбцов и строк, которые обозначаются А, В, С и 1, 2, 3 и т.д. соответственно. Таким образом, адрес ячейки формируется из названия столбца и номера строки, например, А1, В12.

Если щелкнуть мышью на ячейке, в поле имени будет выставлен адрес активной ячейки, например А1. Активная ячейка – это ячейка, в которой установлен курсор.

Ячейка может содержать три вида данных:

· Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях.

· Числовые данные – это отдельное число. Как числа рассматриваются данные, определяющие дату или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

· Формула. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака «=». Если ячейка содержит формулу, значит ячейка вычисляемая, то есть ее значение зависит от значений других ячеек таблицы. Формулы в ячейках не отображаются, вместо них воспроизводится результат, полученный при вычислении формулы. Формула отображается в строке формул для выделенной ячейки.

Данные вносятся в активную ячейку. Вводимая информация одновременно отображается в строке формул. При вводе нового значения в активную ячейку предыдущее ее содержимое теряется. Если нужно отредактировать содержимое ячейки, следует нажать клавишу F2 или редактировать непосредственно в строке формул.

 

Активная ячейка Панель инструментов Строка формул Панель инструментов

Стандартная Форматирование

Ярлычки листов

Рисунок 1. Окно Excel

 

Выделение диапазона ячеек

 

Если вам необходимо выделить блок из нескольких ячеек, поставьте указатель мыши в левый верхний угол блока и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель мыши по диагонали к правому нижнему углу блока. Чтобы выделить блок с помощью клавиатуры – нажмите клавишу Shift и выполните те же действия, что и при использовании мыши, но вместо указателя мыши воспользуйтесь клавишами управления курсором. При выборе больших диапазонов второй метод удобнее.

Если необходимо выделить строку, щелкните мышью на номере-заголовке строки. Если нужно выделить несколько строк проведите мышью, не отпуская клавиши, по соответствующим заголовкам строк. Аналогично можно выделить один или несколько столбцов. С помощью клавиатуры эти действия можно выполнить, нажав комбинацию клавиш Shift+Space для выделения строки или Ctrl+Space для выделения столбца.

Для выделения рабочего листа нажмите кнопку, находящуюся перед заголовками столбцов и над заголовками строк в левом верхнем углу окна рабочей книги или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+Ctrl+Space.

Часто бывает необходимо выделить несколько ячеек, не соединенных в один блок. Это можно сделать с помощью мыши, держа при этом нажатой клавишу Ctrl. Используя клавишу Ctrl, можно добавлять новые данные или диапазоны к уже выбранному диапазону.

Вставка и удаление ячеек

 

Для того чтобы вставить новую ячейку, нужно выделить ячейку, перед которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команду Добавить ячейки в контекстном меню для выделенной ячейки или команду меню Вставка – Ячейки.

Чтобы удалить ячейку, выделите ее и выберите команду из контекстного меню Удалить или команду меню Правка – Удалить. Данная команда позволяет удалить также выделенный диапазон ячеек. В открывшемся при этом диалоговом окне Удаление ячеек можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место.

Если необходимо удалить содержимое ячейки, выберите команду контекстного меню Очистить содержимое, или команду меню Правка – Очистить, или нажмите клавишу Delete.

Если вы хотите добавить столбец ячеек, то выделите столбец, перед которым должен быть вставлен пустой, и выберите команду меню Вставка – Столбцы или команду контекстного меню Добавить ячейки и установить флажок Столбец. Для вставки строки выполните соответствующие команды для строк. Аналогично вы можете вставить несколько столбцов или строк, выделив необходимое количество соответственно столбцов или строк, перед которыми необходимо выполнить вставку.

Удалить весь столбец или строку можно, используя команду меню Правка – Удалить. Операции вставки и удаления можно провести, используя соответственно комбинации клавиш Ctrl+ ‘+’ для вставки или Ctrl+ ’–‘ для удаления.

 

 

Копирование, перемещение и вставка данных

 

Команды для копирования и перемещения находятся в меню Правка. Выделите блок ячеек, которые нужно скопировать или переместить, и выберите из данного меню соответственно команду Копировать или Вырезать. С помощью команды Вставить вы можете вставить блок ячеек в различные места вашего рабочего листа. Эти операции можно выполнить также, используя комбинации клавиш Ctrl+C – копировать, Ctrl+X – вырезать, Ctrl +V – вставить, или соответственно Ctrl+Insert, Shift+Delete, Shift+Insert.

Для копирования или перемещения содержимого блока ячеек с помощью мыши можно использовать технику «перетащить и оставить». Если вы хотите скопировать содержимое блока, то, перед тем, как нажать левую кнопку мыши, нажмите клавишу Ctrl и удерживайте ее в течение всего процесса перетаскивания.

Если в процессе перетаскивания нажать и удерживать правую кнопку мыши, то можно открыть контекстно-зависимое меню для перетаскивания и выбрать, что именно вы хотите скопировать или переместить (форматы ячеек или значения, а также копировать только содержание или сами ячейки) и как быть с ячейками, на место которых вы копируете блок.

Поиск и замена данных

 

Чтобы быстрее находить необходимые места в рабочем листе, в вашем распоряжении есть функция поиска. Диалог, соответствующий этой функции, можно вызвать с помощью команды меню Правка – Найти или нажав комбинацию клавиш Ctrl+F. Введите в поле Найти шаблон, по которому пойдет поиск. Это может быть слово или какая-нибудь цифра. В этом поле можно использовать символы «*» и «?» так же, как они используются в шаблонах имен файлов для команд DOS. Если вы введете, например, шаблон И*, то Excel найдет все слова, начинающиеся на И. С помощью шаблона Ию?ь можно найти слова Июль и Июнь.

При необходимости исправить найденное слово нажмите кнопку Заменить. Если вы хотите не только найти слово или набор символов, но и заменить его, выберите команду меню Правка – Заменить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+H. Когда Excel найдет слово по заданному шаблону, вы сможете его заменить на слово, введенное в поле Заменить на, нажав кнопку Заменить. Если вы хотите заменить найденное слово по всему рабочему листу, нажмите кнопку Заменить все.