Рекомендации по работе с электронными документами в организациях

Для установления единых требований к порядку работы с различными видами ЭД (или ДЭВ — документов в электрон­ном виде) в структурных подразделениях организаций неза­висимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, а также наличия или отсутствия ЭЦП разработа­ны Методические рекомендации по организации работы с электронными документами в организациях Республики Бе­ларусь (далее — Рекомендации), утвержденные приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиция Республики Беларусь от 01.03.2010 г. № 11⁶.

Рекомендации определяют общие подходы к организа­ции работы с ДЭВ по следующим аспектам:

• классификация ДЭВ;

• создание системы управления документами и распреде­ление ответственности при работе с ними; планирование жизненного цикла документов; удостоверение подлинности и оформление электронной документации;

• защита документов;

• порядок внесения изменений в ЭД;

• организация электронного документооборота;

• организация учета электронной документации;

• экспертиза ценности документов;

• оперативное хранение и подготовка к передаче доку­ментов в архив организации;

• уничтожение ДЭВ с истекшими сроками хранения.

Новыми положениями по организации работы с ДЭВ яв­ляются главы, посвященные вопросам создания системы уп­равления ЭД, распределения ответственности по работе с до­кументами, организации документооборота и защиты ЭД. Создание системы управления ДЭВ организации осущес­твляется с целью обеспечения сохранности документов и возможности их воспроизведения и использования при дли­тельном архивном хранении.

Вопросы управления документами в рамках единой документационной системы, разработка общей политики органи­зации по работе с документами в целях обеспечения их сох­ранности и долговременного хранения уже достаточно давно нашли свое отражение в международных стандартах ИСО. Например, такие положения закреплены в стандарте ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управле­ние документами. — Часть 1: Общие требования» (далее — ИСО 15489-1-2001).

Авторы Рекомендаций не дают четкого определения по­нятия «система управления ДЭВ», однако подразумевают под ним комплекс взаимосвязанных организационных и технических мероприятий по организации работы с ЭД.

В соответствии с Рекомендациями такая система должна включать в себя регламентацию следующих аспектов работы с ДЭВ:

• разработка, принятие и соблюдение политики по работе
с ДЭВ;

• организация «электронного делопроизводства», в том
числе в рамках АС ДОУ;

• организация архивного хранения ДЭВ.

Кроме того, в Рекомендациях отмечено, что правильно ор­ганизованная система управления ДЭВ обеспечит соблюде­ние законодательства Республики Беларусь в области дело­производства и архивного дела и сохранность таких доку­ментов, относящихся к Национальному архивному фонду Республики Беларусь.

Политика в области работы с ДЭВ должна определяться и фиксироваться организацией путем принятия локальных нормативных правовых актов. К таковым в соответствии с Рекомендациями относятся:

• приказы руководства организации;

• положения о структурных подразделениях организа­ции;

• должностные инструкции работников организации;

• инструкция (регламент, стандарт предприятия и т.д.) но организации работы с ДЭВ.

Ответственность по работе с ДЭВ в организации должна распределяться между руководством организации, руково­дителями структурных подразделений, работниками органи­зации и закрепляться в вышеперечисленных документах. Как отмечено в Рекомендациях, особая ответственность ло­жится на руководство организации, службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) и отдел информационных технологий (далее — отдел IT).

Руководство организации несет ответственность за обес­печение эффективного управления ДЭВ в рамках системы, распределяет ресурсы и отвечает за реализацию единой по­литики в области управления ДЭВ во всей организации. Ра­ботники службы ДОУ непосредственно отвечают за делопро­изводственные и архивные аспекты работы с ДЭВ, специа­листы отдела IT — за технический аспект организации рабо­ты с документами и техническую поддержку функциониро­вания АС ДОУ при ее наличии.

Вопросы организации электронного делопроизводства рас­смотрены в Рекомендациях последовательно, начиная с пла­нирования жизненного цикла ДЭВ и заканчивая вопросами подготовки документов к передаче в архив организации и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

В Рекомендациях приводится два варианта построения электронного документооборота:

1) в рамках локальной сети организации при отсутствии
специализированного программного обеспечения;

2) на базе АС ДОУ.

В рамках локальной сети электронный документооборот осуществляется посредством разработки схемы размещения и порядка прохождения ЭД. Схема размещения документов разрабатывается в соответствии с номенклатурой дел органи­зации сами документы размещаются в электронных делах. Порядок прохождения ДЭВ описывает процесс работы с вхо­дящими, исходящими и внутренними документами органи­зации. В Рекомендациях предложено два варианта регистра­ции ДЭВ: 1) журнальный; 2) карточный. Авторы Рекоменда­ций постарались сохранить преемственность с регистрацион­ным аппаратом бумажных документов. В приложениях к ним приведены формы журналов регистрации и состав рек­визитов регистрационно-контрольной карточки.

Организация электронного документооборота на базе АС ДОУ должна осуществляться в соответствии с принятой сис­темой делопроизводства организации и отвечать требовани­ям законодательства Республики Беларусь по делопроизвод­ству и архивному делу.

В соответствии с Рекомендациями функционирующая в организации АС ДОУ должна обеспечивать выполнение сле­дующих функций:

• документирование;

• обеспечение документооборота;

• архивная обработка и хранение документов.

Кроме того, Рекомендации при выборе соответствующего программного продукта допускают использование междуна­родных технических нормативных правовых актов в области электронного документооборота и архивного хранения ДЭВ (например, ИСО 15489-1-2001, Типовых требований к авто­матизированным системам электронного документооборота MoReq (MoReq — «Model requirements for the management of electronic records») и др.).

В Рекомендациях предлагаются и варианты решения вопроса удостоверения подлинности электронных докумен­тов. Среди них выделяют ЭЦП, удостоверяющий лист, элек­тронные водяные знаки.

Однако при этом открытым остается вопрос удостовере­ния подлинности и обеспечения целостности ЭД при архив­ном хранении как в организациях, так и в государственных архивах в соответствии с новым Законом № 113-3. В час­тности, решению сточки зрения теории и практики архивно­го дела подлежит вопрос обеспечения сохранности ДЭВ, под­писанных ЭЦП, при архивном хранении.

Достаточно подробно в Рекомендациях освещен аспект защиты ДЭВ. Она должна осуществляться по следующим направлениям:

• управление процессом доступа к документам;

• протоколирование работ исполнителей с документами;

• организация резервного копирования и восстановле­ния данных.

Кроме этого, в Рекомендациях пересмотрены и дополне­ны вопросы экспертизы ценности, обеспечения сохранности, учета, организации оперативного хранения, уничтожения ДЭВ с учетом нынешнего уровня развития информационных технологий.

В заключительных положениях Рекомендаций приво­дятся формы и образцы различных организационно-распо­рядительных, справочных, учетных документов по работе с ДЭВ в структурных подразделениях организации (удосто­веряющий лист, график выполнения резервного копирова­ния, журналы регистрации входящих/исходящих/внут­ренних ДЭВ, журнал учета машинных носителей, этикетка на машинный носитель, форма информационно-поисковой характеристики, ведомость машинного носителя, акта о выделении к уничтожению ДЭВ, не подлежащих хране­нию, и др.).