Особенности работы с документами в электронном виде в архиве организации

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 36 от 30.06,2010 г. утверждена Инструкция об ор ганизации работы с документами в электронном виде в архи­ве организации (далее — Инструкция № 36), которая вступи­ла в силу с 21 января 2011 г. вместе с Законом Республики Беларусь № 113-3 от 28.12.2009 г. «Об электронном доку­менте и электронной цифровой подписи»⁹.

Кроме Закона № 113-3,в Инструкции № 36 учтены требова­ния Закона Республики Беларусь № 3277-ХП от 06.10.1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» и иных актов законодательства Республики Бела­русь. Одним из наиболее важных таких актов является Ин­струкция № 4.

В гл. 15—17 Инструкции № 4 содержатся нормы, регули­рующие оперативное хранение документов и передачу дел в архив и на государственное хранение, а гл. 18 посвящена осо­бенностям работы с документами в электронном виде. Поло­жения Инструкции № 4 распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организа­ционно-распорядительной документации (плановая, отчет­но-статистическая, расчетно-денежная и другие системы до­кументации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том чис­ле осуществляемые с помощью автоматизированных (компь­ютерных) технологий (п. 3).

В частности, п. 218 Инструкции № 4 установлено, что форматы документов в электронном виде, а также виды ма­териальных носителей, применяемых для их хранения, опре­деляются организацией самостоятельно, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в элек­тронном виде, полноту сведений о способах их создания, транспортировки, хранения с момента их создания до пере­дачи в архив или уничтожения.

Более того, согласно п. 220 Инструкции № 4, документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установлен­ные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов, а их расположе­ние и оформление в формуляре ЭД при его внешнем пред­ставлении должны соответствовать требованиям, установ­ленным п. 35 Инструкции № 4.

В организации должно быть утверждено положение об архиве электронных документов.

Для организации работы с документами в электронном виде в архиве организации должен быть разработан и утвержден локальный нормативный правовой акт организации (как правило, положение об архиве электронных документов).Оно обязано включать нормы, отвечающие основным задачам архива организации в части работы с документами в электронном виде, которые перечислены в п. 7 Инструк­ции № 36.

Рассмотрим основные положения Инструкции № 36 под­робно.

В первую очередь отметим, что образующиеся в деятель­ности юридических лиц документы в электронном виде, ко­торые имеют научно-историческую, социально-культурную и практическую значимость, включаются в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь. Иные ЭД,в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, передаются в архив организации в целяхнакопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования.

В п. 4 Инструкции № 36 содержится требование разрабо­тать и утвердить локальный нормативный правовой акт юридического лица для организации работы с документами в электронном виде в его архиве. Как правило, таким актом является Типовое положение об архиве электронных доку­ментов организации, утвержденное постановлением Коми­тета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь № 5 от 29.04.2004 г. (далее — Типовое положение). В него необходимо включить нормы, устанавливающие основные задачи архива организации в части работы с документами в электронном виде, перечисленные в п. 7 Инструкции № 36.

При этом подобный локальный нормативный правовой акт организации, являющейся источником комплектования государственного архива, издается ее руководителем после согласования с экспертной комиссией организации и экспертно-методической комиссией соответствующего государственного архива. Локальный нормативный правовой акт органи­зации, не являющейся источником комплектования госу­дарственного архива, сдается ее руководителям после согла­сования с экспертной комиссией организации и экспертной комиссией вышестоящей организации.

Еще одним нововведением Инструкции № 36 является указание на то, что методическое руководство работой архи­ва организации осуществляют органы и учреждения Госу­дарственной архивной службы Республики Беларусь. Напомним, что согласно п. 7 Типового положения организаци­онно-методическое руководство деятельностью архива элек­тронных документов организации осуществляет Белорус­ский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД).

В п. 6 Инструкции № 36 приведен уточненный состав до­кументов в электронном виде архива организации. С 21 ян­варя 2011 г. в него входят:

• документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных под­ разделений организации (в том числе научно-техническая, аудиовизуальная документация), документы по личному со­ставу в электронном виде (в Типовом положении упомина­ются еще и электронные документы, необходимые в практи­ческой деятельности);

• архивные копии информационных ресурсов (банки дан­ных, базы данных, веб-сайты, реестры, регистры, кадастры);

• электронные версии нормативных правовых актов и методических документов;

• электронные версии ведомственных периодических, не­ периодических и повторяющихся изданий. В аналогичной норме Типового положения говорится о служебных и ведом­ственных изданиях;

• электронные версии атласов и топографических карт;

• личные фонды работников организации в электронном виде;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации, либо организаций, правопреемни­ком которых является данная организация (в настоящее время употребляется юридически неточный термин «органи­зации-предшественники»);

• научно-справочный аппарат к документам электрон­ного архива.

Существенные изменения внесены и в перечень основных задач архива организации в части работы с документами в электронном виде. Типовое положение, кроме таких задач, содержит еще и функции, осуществляемые архивом элек­тронных документов организации, а также его права. Однако разработчики Инструкции № 36 с целью упрощения структу­ры этого документа включили функции и права архива элек­тронных документов организации в перечень его основных

задач.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 36 основными зада­чами организации в части работы с документами в электрон­ном виде с 21 января 2011 г. являются:

• комплектование документами, указанными в п. 6 дан­ного нормативного акта;

• учет, обеспечение сохранности, создание научно-спра­вочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве организации;

• осуществление контроля за оформлением документов в электронном виде, формированием и оформлением элект­ронных дел в организации;

• подготовка и передача документов (в Типовом положе­нии уточняется, что это касается только документов постоян­ного хранения) в электронном виде, подлежащих государственному хранению, в государственные архивы с соблюдени­ем требований, установленных законодательством Респуб­лики Беларусь (сейчас говорится о требованиях, устанавли­ваемых Комитетом по архивам и делопроизводству);

• составление и ежегодное уточнение списка структур­ных подразделений, организаций — источников комплекто­вания архива организации документами в электронном виде;

прием на хранение документов в электронном виде че­рез 1 год после завершения в делопроизводстве в структур­ных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива организации. В аналогичной норме Типового положения уточняется, что на хранение принимаются только электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также электронные документы по личному составу;

• оставление и представление через 2 года после заверше­ния работы с документами электронном виде описей (в нас­тоящее время говорится о разделах описей) электронных дел постоянного хранения организационно-распорядительной, специальной документации, по личному составу на рассмот­рение экспертной комиссии организации, экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертной службы вышестоящей организации. Согласно Типовому по­ложению, кроме экспертной комиссии организации, указан­ное рассмотрение осуществляет еще и экспертно-проверочная комиссия БелНИЦЭД, которая таких полномочий будет лишена;

• проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве организации документов в электронном виде и оказание ме­тодической помощи в ее проведении в структурных подразделениях, организациях — источниках комплектования ар­хива организации (в действующей аналогичной норме упоминание об этих организациях отсутствует); участие в работе экспертной комиссии организации;

• осуществление учета, обеспечение целостности и пол­ной сохранности документов в электронном виде в соответ­ствии с законодательством Республики Беларусь;

• осуществление группировки документов в электрон­ном виде по фондам;

• создание и совершенствование научно-справочного ап­парата к хранящимся в архиве организации документам в электронном виде, обеспечение его преемственности с науч­но-справочным аппаратом государственных архивов;

• оказание методической помощи структурным подраз­делениям организации - источникам комплектования ар­хива организации в решении вопросов хранения и передачи документов в электронном виде в архив организации. В ана­логичной норме Типового положения говорится только об оказании методической помощи службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел электронных документов;

• организация использования документов в электрон­ном виде. В действующем нормативном акте приводится еще и расшифровка понятия «использование документов»; представление в государственные архивы сведений о составе и объеме документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроиз­водству; подготовка и передача на государственное хранение образовавшихся в деятельности организации документов в электронном виде в порядке, установленном законодательс­твом по архивному делу и делопроизводству;

• подтверждение подлинности передаваемых на государ­ственное хранение документов, выполненных в соответствии с требованиями законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи;

• контроль исполнения установленных правил работы с документами в электронном виде структурными подразделениями организации и организациями — источниками комплектования архива организации.

Электронные документы хранятся в течение установлен­ных сроков. Сроки хранения электронных ресурсов указаны в гл. 2 «Электронные ресурсы» Перечня типовых докумен­тов органов государственной власти и управления, организа­ций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимате­лей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отно­шениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспе­чению, хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минис­терства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 г. № 82 (с изменениями и дополнениями от 19.03.2010 г.).