MS Office Word. Основные сведения, назначение. Структура документа

 

Microsoft Word для Windows – это многофункциональный программный комплекс обработки текстов.

Программа предназначена для выполнения работ по созданию документов, включающих разнообразные элементы (рисунки, графики, формулы, обычные или электронные таблицы, фрагменты БД и т.д.), имеющих иерархическую организацию (главы, части, параграфы и т.п.) с обеспечением работы на уровне отдельных компонентов, документа в целом, объединяющих информацию нескольких файлов в виде главного документа.

Word позволяет автоматизировать работу пользователя для выполнения отдельных стандартных действий путем использования макрокоманд или программирования на языке Visual Basic for Application.

Word является компонентой Microsoft Office и может работать как изолировано, так и в составе пакета.

Word реализует основные концепции Windows – стандарт для динамической компоновки и встраивания в документы объектов, создаваемых приложениями Windows и компонентами Microsoft Office.

Центральным понятием текстового процессора является понятия документа - объекта, создаваемого и корректируемого этим процессором. Основными структурными элементами документа, подлежащими автономному форматированию, являются: символ, абзац, страница, раздел.

Символ определяется в первую очередь видом шрифта, размером и начертанием.

Абзац - это поле документа, набор в котором ведется без нажатия клавиши Enter. В текстовом процессоре Word текст – это последовательность абзацев, разделяющееся специальным символом «конец абзаца», который вводится при нажатии клавиши Enter. Переход на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически при полном заполнении текущей строки.

Страница характеризуется размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, отступами от колонтитулов, способами вертикального выравнивания, ориентации текста. Набор текста в Word осуществляется в режиме автоматизированной верстки страниц. Размер строки зависит от параметров абзаца и формата символов. Размер страницы определяется параметрами страницы.

Раздел - это область документа, которая характеризуется определенным форматом печатной страницы; видом и содержанием колонтитулов; способом нумерации страниц; видом сносок в тексте и т.д. Количество разделов в документе не ограничено.

Для создания и редактирования документов используются элементы дружественного интерфейса: различные окна, меню, панели инструментов, система помощи и др.

8.2. Основные элементы интерфейса. Технология их
реорганизации

 

При работе с Microsoft Word используются окна нескольких типов:

- окно Word;

- окно документа;

- диалоговое окно.

Microsoft Word поддерживает многооконность - одновременную работу с несколькими документами, открытыми в разных окнах. В окне Word могут быть размещены одно или несколько окон документов. Окно MS Office Word 2007 показано на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Рабочее окно текстового процессора MS WORD.

Каждое окно документа имеет заголовок, содержащий имя документа (по умолчанию стандартное имя Документ). В строке заголовка также размещаются кнопки управления окном: свертывания окна, разворачивания окна и закрытия окна.

При вводе и редактировании текста работа осуществляется с документом в рабочем поле.

Горизонтальная линейка форматирования (рис. 8.2) над рабочим полем позволяет быстро изменять отступы абзацев, страничные поля, ширину колонок и табличных столбцов, а также устанавливать с помощью мыши позиции табуляции. Линейка устанавливается и убирается с помощью группы Показать или скрыть вкладки ВИД.

 

Рис. 8.2.Горизонтальная линейка формирования.

В окне Word имеются горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки, которые используются для перемещения в документе по горизонтали и вертикали с помощью мыши. Вертикальная полоса прокрутки содержит делитель окна документа, перемещение которого позволяет разбить окно на части. Аналогичный результат можно получить с помощью группы Окно вкладки ВИД. Восстановление единого окна производится путем перемещения мышью индикатора деления окна на исходное место.

В нижней части окна располагается строка состояния (рис. 8.3), для вывода полезной информации (номера текущей страницы, общее число страниц, число слов и языка документа), установки просмотра документа и масштаба отображения текста.

Рис. 8.3. Строка состояния.

Отдельные команды вызывают дополнительные подменю в виде диалоговых окон, в которых выбираются опции для выполнения команд. Диалоговые окна содержат вкладки - специальные группировки опций. Выбор вкладки осуществляется с помощью мыши.

В текстовом процессоре Word имеется лента, заменившая собой главное меню и панели инструментов. Лента представляет собой набор вкладок, при нажатии на которые соответственно меняется набор пиктограмм на экране (рис. 8.4). В ленту входят три составляющих:

- вкладки;

- группы;

- пиктограммы.

Рис. 8.4. Лента.

Вкладка является своего рода переключателем между группами команд, расположенными на ленте, и связана с видом выполняемого действия (например, набором текста или компоновкой страницы). Группа – область, в которые собраны команды, объединенные общей идеей. Пиктограммы – непосредственно команда для выполнения тех или иных операций в документе.

Кнопка Microsoft Office. В левом верхнем углу окна MS WORD находится кнопка Microsoft Office, которая предназначена для операций над файлами (открытие, сохранение и пр).

Панель быстрого доступа. Находится в верхнем левом углу окна и служит для размещения наиболее часто используемых команд, которые можно редактировать и приспосабливать под конкретные нужды пользователя. Чтобы добавить новую команду на панель быстрого доступа, нужно щелкнуть по ее иконке правой кнопкой мыши и выбрать пункт Добавить на панель быстрого доступа. Для настройки всего списка используется команда Настройка панели быстрого доступа. Если команд набралось много Панель быстрого доступа можно переместить под Ленту.

Справка. Круглая пиктограмма со знаком вопрос в правом верхнем углу окна позволяет получить помощь на русском языке, для более расширенной справки необходимо подключение к Интернет.

Все команды для работы с документами расположены на вкладках ленты. В программе MS WORD имеется восемь основных вкладок:

Главная. Это основная вкладка, на которой содержится команды по работе с буфером обмена, настройки шрифтов и абзацев, стили и редактирование (ищет и заменяет фрагменты текста).

Вставка. Собраны команды для вставки различных объектов, при помощи которых осуществляется разбиение документа по страницам, вставка таблиц, иллюстраций, ссылок и закладок, колонтитулов, специальных текстовых объектов, не являющихся буквами.

Разметка страниц. Находятся команды, задающие свойства, связанные как с расположением страниц, так и с самим размером страниц – темы, параметры страницы с точки зрения расположения текста, оформление фона страницы, метрические свойства абзаца, тип взаимодействия объектов с текстом страницы.

Ссылки. Собраны команды для работы с оглавлением, сносками, ссылками и списками литературы, названиями, предметными указателями и таблицами ссылок.

Рассылки. Набор инструментария для рассылки писем, создания конвертов и адресных книг.

Рецензирование. Команды для проверки готового документа – проверка орфографии, отслеживание исправлений, сравнивание и т д.

Вид. Позволяет просматривать и регулировать вид документа на экране.

Надстройки. Отображается только в том случае, когда в системе установлены программы сторонних производителей, способные работать в MS WORD.

 

8.3 Режимы просмотра документов, их назначение и технология использования. Перемещение по
документу

 

В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа:

- режим Web -документа;

- режим разметки страницы;

- режим структуры документа;

- режим чтения;

- черновик;

- режим предварительного просмотра.

Установка режима производится соответствующей командой группы Режимы просмотра документа вкладки ВИД (для режима предварительного просмотра – кнопка OFFICE команда Печать). Кроме того, режимы просмотра документа можно вызывать, нажав соответствующую кнопку, находящуюся справа внизу экрана на строке состояния.

В режиме Web -документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.

В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственно возможным при работе с надписями. Надпись - это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, графику или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида.

Режим чтения предназначен для чтения, просмотра и проверки компоновки документа. Располагает на экране одну страницу целиком, позволяя перемещаться по документу щелчками на знаках страниц.

Режим черновик предназначен для быстрого редактирования документа и отображает только тест.

Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического документа, изменить и организовать ее, позволяет автоматически создать оглавление документа и форматировать заголовки документа. Документ имеет структурные элементы различных иерархических уровней. Для каждого структурного элемента формируется заголовок. Структурирование документа выполняется как для вновь создаваемых документов, так и уже существующих.

При выполнении команды Структура документа вкладки ВИД на экране появляется вкладка СТРУКТУРА(рис. 8.5), с помощью которой можно организовать структурное оформление заголовков и текста документа.

Рис. 8.5. Группы команд вкладки СТРУКТУРА.

Для изменения уровня иерархии осуществляется выделение абзацев и их сдвиг с помощью пиктограмм группы Работа со структурой на определенный уровень иерархии.

Для проверки корректности структуры документа осуществляются структурные просмотры - закрытие/раскрытие документа до определенного иерархического уровня. Заголовки, имеющие слева графический символ "серый плюс", имеют скрытые иерархически подчиненные структурные элементы, "серый минус" свидетельствует об отсутствии последних.

Изменение структуры документа предполагает:

- добавление/удаление структурных элементов документа или текста;

- изменение иерархического уровня структурных элементов документа;

- перемещение структурных элементов по вертикали на том же уровне иерархии;

- перемещение в текст или восстановление заголовка из текста.

Для подобных структурных изменений требуется выделить необходимые элементы и воспользоваться пиктограммами структурирования.

Вкладка СТРУКТУРА включает в себя группу Главный документ, которая позволяет реализовать режим просмотра главного документа. Главный документ целесообразно использовать для больших по размеру документов, состоящих из поддокументов, хранимых в виде самостоятельных файлов. В режиме просмотра главного документа можно работать со всеми поддокументами, как с одним большим документом и обеспечивать взаимосвязь всех частей главного документа (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Группа команд Главный документ.

Для возврата в выбранный режим просмотра используется пиктограмма Закрыть режим структуры группы Закрыть.

Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. При вызове команды на экране появляется панель инструментов просмотра печати, с помощью которой можно указывать требуемый масштаб увеличения изображения, выводить на экран несколько печатных страниц и т.д. В режиме предварительного просмотра возможна также корректировка печатного текста.

Для управления видом документа на экране существуют следующие способы:

- изменение масштаба документа;

- одновременное отображение двух областей (упорядочить все);

- расположить рядом.

Масштаб позволяет во время работы «придвигать» или «отодвигать» документ. Задаваемый коэффициент масштабирования управляет размером отображения текста. Команды, позволяющие управлять масштабом документа, находятся на вкладке ВИД группы Масштаб.

Упорядочить все используется тогда, когда требуется одновременный просмотр, например, двух разделов; для этого нужно разбить экран на две части. Вызвать команду можно нажав пиктограмму Упорядочить все группы Окно вкладки ВИД.

Рядом дает возможность расположить в раздельном окне два разных документа и сравнить, прокручивая одновременно. Вызвать команду можно нажав пиктограмму Рядом группы Окно вкладки ВИД.

8.4 Технология форматирования документов

С понятием форматирования документа в Word связываются три основные операции:

- форматирование символов;

- форматирование абзацев;

- форматирование страниц.

На отдельные символы можно накладывать следующие атрибуты формата:

- шрифт – общий дизайн символов (вид шрифта);

- размер – высота символов, измеряемая в пунктах (1 пункт = 1/72 дюйма);

- начертание – внешний вид (обычный, полужирный, курсив и т.д.);

- подчеркивание символа – одинарное, двойное, пунктирное или только слова (пробелы не подчеркиваются);

- эффекты – выделение символов: зачеркивание, верхний индекс, нижний индекс, скрытый, малые прописные и все прописные;

- цвет – цвет символов на экране монитора или на цветном принтере.

- интервал – расстояние, добавляемое или отнимаемое от межсимвольного интервала для получения растянутого или сжатого текста;

- смещение – расстояние, на которое символы поднимаются или опускаются, при этом размер символов не уменьшается;

- кернинг – символы в некоторых парах (например, A и W) сдвигаются ближе. Word автоматически регулирует кернинг пар символов, размер которых равен или превышает значение, указанное в поле «Пунктов и более».

Для форматирования символов используется пиктограммы группы Шрифт вкладки ГЛАВНАЯ или контекстного меню (рис.8.7).

Рис. 8.7. Контекстное меню

Диалоговое окно команды Шрифт вызывается щелчком мыши на стрелочку, расположенную в нижней правой части названия группы Шрифт и содержит две вкладки для настройки шрифта, интервалов между символами (рис.8.8).

При нажатии на кнопку По умолчанию можно изменить атрибуты формата символов, задаваемые по умолчанию, и привести их в соответствие со значениями в окне диалога «Шрифт». Выбранные атрибуты назначаются стилю Обычный как документа, так и шаблона, на базе которого создавался документ. В результате при каждом создании нового документа на базе этого шаблона его текст будет обладать новыми атрибутами формата.

Рис. 8.8. Диалоговое окно команды Шрифт.

К форматированию абзаца относятся следующие категории: абзац, табуляция, обрамление и заливка, нумерация, кадр. Абзац может содержать текст, графику, таблицы и другие объекты. Форматирование абзаца выполняется при помощи пиктограмм группы Абзац вкладки ГЛАВНАЯ или в диалоговом окне Абзац,которое вызывается щелчком мыши на стрелочку, расположенную в нижней правой части названия группы Абзац (рис.8.9). Отдельные установки формата могут быть сделаны также с помощью горизонтальной линейки форматирования или контекстного меню.

Рис. 8.9. Диалоговое окно команды Абзац.

Диалоговое окно команды Абзац содержит две вкладки и позволяет задать следующие параметры:

- отступ - горизонтальное расположение текста относительно полей документа;

- интервал перед – дополнительный вертикальный интервал, вставляемый перед абзацем;

- интервал после - дополнительный вертикальный интервал, вставляемый после абзаца;

- межстрочный интервал – вертикальное расстояние между строками текста в абзаце;

- выравнивание – выравнивание текста абзаца.

- запрет висячих строк – предотвращает вывод одиночной последней строки абзаца в начале новой страницы или вывод одиночной первой строки абзаца в конце страницы;

- не разрывать абзац – все строки абзаца должны быть выведены на одной странице;

- не отрывать от следующего – не позволяет вставлять разрыв страницы между данным и следующим абзацем;

- с новой страницы – абзац выводится с новой страницы;

- запретить нумерацию строк – если строки документа нумеруются, абзац исключается из нумерации;

- запретить автоматический перенос слов – к абзацу не применяется автоматическая расстановка переносов.

Левым отступом абзаца называется расстояние, на которое левая граница текста абзаца отстоит от левого поля страницы (положительный отступ) или на которое она заходит в левое поле (отрицательный отступ). Аналогично правый отступ абзаца. Полями называются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Межстрочным интервалом называется суммарная высота каждой строки текста строки в абзаце.

Перед непосредственным форматированием абзаца нужно выделить его целиком или частично. Чтобы отформатировать несколько соседних абзацев, нужно выделить хотя бы некоторую часть каждого из них.

Если в документе отформатирован фрагмент текста и требуется так же отформатировать другие фрагменты, можно ускорить работу копированием атрибутов формата. Это действие можно выполнить применением пиктограммы Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки ГЛАВНАЯ.

Обычно при копировании или перемещении текста вместе с символами копируются или перемещаются и атрибуты формата - это третий способ копирования формата. Чтобы скопировать или переместить текст без атрибутов формата, следует поместить текст в буфер обмена, однако вместо команды Вставить использовать команду Специальная вставка группы Буфер обмена вкладки ГЛАВНАЯ, установить опцию Вставить, выбрать из списка Как Неформатированный текст и нажать кнопку ОК. Вставленный текст наследует атрибуты формата текста, стоящего перед ним.

Формат печатной страницы устанавливается в диалоговом окне команды Параметрыстраницы группы Параметры страницы вкладки РАЗМЕТКИ СТРАНИЦ и включает следующие вкладки:

- поля, где устанавливаются размеры полей и ориентация (альбомная или книжная) страницы;

- размер бумаги, где устанавливаются размер и подача бумаги;

- источник бумаги, где устанавливаются отступ колонтитулов, вертикальное выравнивание, разделы (рис. 8.10).

 

Рис. 8.10. Диалоговое окно команды Параметры страницы.