Для автоматизации бюджетного управления и финансового планирования используются различные программы. При этом все многообразие используемых решений можно условно разделить на два типа:
§ Универсальное ПО, более или менее пригодное для решения любых экономических задач. Примером такого ПО можно считать MS Excel.
§ Специализированные программные решения для бюджетного управления и финансового планирования.
В отличие от универсального ПО, применение специализированных программных решений дает предприятию возможность оперативного контроля информации, сопоставления плана и факта в едином формате, многомерного анализа финансовой информации, сценарного планирования и т. д.
Подготовительным этапом автоматизации планирования ресурсов в системе является заполнение справочной информации. Изначально следует заполнить справочник «Номенклатура». Данный объект конфигурации предназначен для хранения информации о номенклатуре, приобретаемой или расходуемой в организации. Элементы справочника содержат широкий спектр параметров учета номенклатуры, указание которых в дальнейшем позволит ускорить обработку информации при автоматизации процессов.
Построение системы управленческого учета в организации заключается в формировании набора формализованных процедур, обеспечивающих менеджеров всех уровней информацией, полученной как из внутренних, так и из внешних источников, для принятия своевременных и эффективных решений в рамках своей компетенции.
Бюджетное управление представляет собой систему управления предприятием по центрам финансовой ответственности через бюджеты. В связи с этим одним из первоначальных этапов постановки системы бюджетного управления на предприятии является определение состава и иерархии центров финансовой ответственности (ЦФО).
Каждый ЦФО представляет собой сегмент внутри предприятия (структурное подразделение, группу подразделений или бизнес), отвечающий за достижение определенных финансовых показателей, которые подчинены финансовым целям предприятия. Во главе ЦФО находится лицо, наделенное обязанностями, полномочиями и ресурсами, которые необходимы центру ответственности для достижения своих показателей.
Таким образом. 1С: «Управление производственным предприятием» является специализированным программным решением, финансовый контур которого позволяет:
1. Составлять бюджеты любых необходимых форматов, на любой период времени, с учетом различных вариантов (сценариев) развития предприятия.
2. Контролировать соответствие плановых и фактических данных установленным целевым показателям, отслеживать не превышение лимитов по статьям бюджетов.
3. Оперативно проводить мониторинг исполнения бюджетов центрами финансовой ответственности и предприятием в целом;
4. Проводить многомерный план-факт анализ.
В «1С: Управление производственным предприятием» к подсистемам, позволяющим решать задачи планирования, относятся:
- «Управление закупками»;
- «Управление продажами»;
- «Управление производством»;
- «Управление персоналом»;
- «Бюджетирование».
Используя интерфейс «Бюджетирование» в 1С: «Управление производственным предприятием», можно выполнить автоматизированный процесс постановки системы управленческого учета.
Функциональные возможности конфигурации
в области оперативного ресурсного планирования
В «1С: Управление производственным предприятием» к подсистемам, позволяющим решать задачи оперативного планирования, относятся:
- «Управление закупками»;
- «Управление продажами»;
- «Управление производством».
Процесс планирования материальных ресурсов осуществляется путем разработки изначально укрупненных, а затем уточненных планов (рис.5). Таким образом, сначала формируются планы продаж, производства, закупок на длительный период времени со степенью точности до номенклатурных групп, а затем детализируются на короткие промежутки времени и до отдельных позиций номенклатуры.
| Сводное планирование |
| Укрупненное планирование |
| Уточненное планирование |
Рис.5. Концепция планирования, реализованная
в «1С:Управление производственным предприятием»
Подготовительным этапом автоматизации планирования ресурсов в системе является заполнение справочной информации. Изначально следует заполнить справочник «Номенклатура». Данный объект конфигурации предназначен для хранения информации о номенклатуре, приобретаемой или расходуемой в организации. Элементы справочника содержат широкий спектр параметров учета номенклатуры, указание которых в дальнейшем позволит ускорить обработку информации при автоматизации оперативного ресурсного планирования.
Примером тому является указание спецификации номенклатуры. Для хранения информации о спецификациях номенклатуры в рассматриваемой конфигурации предусмотрен справочник «Спецификации номенклатуры».
Спецификация определяет состав производимого изделия. Данный состав затем будет учитываться при планировании производства. Взаимоувязывание позиций спецификаций с операциями в технологических картах обеспечит планирование ресурсов в последовательности, определенной маршрутом производства (рис.6). Таким образом, использование данной возможности конфигурации позволит точно определять дату потребности и сроки поставки ресурсов, требуемых для производства на каждом из этапов технологического процесса.
Рис.6. Связь спецификаций и технологических карт
Конфигурация предусматривает возможность создания различных версий спецификации номенклатуры.
Для наглядного представления состава изделия в конфигурации предназначена обработка «Конструктор спецификации», позволяющая визуализировать структуру продукции в виде дерева. Также благодаря данному объекту конфигурации осуществляется расчет и визуальное представление потребностей в виде отчета «Отчет по дереву спецификаций».
После заполнения справочников «Номенклатура» и «Спецификации номенклатуры» необходимо заполнить справочник «Сценарии планирования» (рис.7). Данный объект конфигурации обеспечивает хранение информации о сценариях, используемых при планировании.
Сценарии планирования являются обязательным реквизитом документов планирования и определяют периодичность и степень детализации плана. Таким образом, в сценарии описываются основные параметры планов.
В конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» предусмотрена детализация по номенклатурным группам и номенклатуре, в качестве периода может быть использована одна из периодичностей: год, полугодие, квартал, месяц, декада, неделя, день.
Сценарии также выступают в таких ролях, как:
- связующее звено между планами продаж, производства и закупок;
- разделитель планов по категориям: стратегические и оперативные.
Рис.7. Форма элемента справочника «Сценарии планирования»
Следующим этапом автоматизации является начальный этап, заключающийся в регистрации данных в информационной системе. Начальный этап автоматизации планирования ресурсов представляет собой формирование документов планирования.
Для осуществления сводного планирования в конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» используются следующие документы:
- «План закупок»;
- «План производства»;
- «План продаж».
Конфигурация «1С:Управление производственным предприятием» оснащена дополнительными инструментами, позволяющими ускорить обработку информации, формировать планы различной степени точности, рассматривать несколько вариантов планирования.
«Помощник планирования» является одним из дополнительных инструментов планирования. Данный инструмент представляет собой обработку, позволяющую сократить время, затрачиваемое на формирование планов. Сокращение времени достигается за счет формирования документов планирования на основании данных смежных подсистем.
Для формирования документов в данной обработке необходимо указать конечные планы, задать стратегии расчета суммы и количества, установить отбор при необходимости. Отбор может осуществляться по различным параметрам (номенклатура, сценарий, подразделение и др.). Состав отбора изменяется динамически в зависимости от выбранных стратегий. В качестве конечных планов могут выступать планы закупок, производства, продаж. Таким образом, данная обработка используется в процессе формирования всех видов планов.
За счет большого выбора стратегий расчета планы могут быть сформированы на основании нескольких источников (рис.8).
Рис.8. Стратегии расчета в обработке «Помощник планирования»
При указании вида формируемого плана во вкладке «Конечные планы» также можно указать профиль распределения. Строка табличной части «профиль распределения» ссылается на справочник «Профили распределения по периодам». Данный объект конфигурации предназначен для хранения информации о весах, с которыми периоды меньшей длительности входят в периоды большей длительности.
Использование профилей распределения по периодам позволяет учитывать характер реализации (закупки) продукции (рис.9). Примером тому является продукция с сезонным спросом.
Рис.9. Форма элемента справочника
«Профили распределения по периодам»
В соответствии с концепцией планирования, реализованной в «1С:Управление производственным предприятием», автоматизация формирования оперативных планов на основании укрупненных возможна при наличии данных, содержащихся в укрупненных планах. Укрупненные планы формируются со степенью точности до номенклатурных групп, уточненные – до отдельных позиций номенклатуры. Таким образом, возникает необходимость разделения показателей каждой номенклатурной группы по отдельным позициям номенклатуры.
Для решения данной задачи в «1С:Управление производственным предприятием» предусмотрен профиль распределения номенклатурной группы по входящим в ее состав позициям. Таким образом, для автоматического формирования уточненного плана по данным укрупненного плана необходимо в форме элемента справочника «Номенклатура» указать вес вхождения позиции номенклатуры в номенклатурную группу (рис.10).
Рис.10. Форма элемента справочника «Номенклатура»
В «1С:Управление производственным предприятием» предусмотрен определенный порядок преобразования данных при необходимости внесения изменений в укрупненном плане одной подсистемы на основании укрупненного плана другой подсистемы. Особенность данного порядка состоит в том, что невозможно формирование укрупненных планов одной подсистемы напрямую на основании укрупненных планов другой подсистемы. Изначально необходимо сформировать уточненные планы, а затем возможно формирование укрупненных планов на их основе (рис.11).
| Укрупненный план производства |
| Укрупненный план закупок |
| Укрупненный план продаж |
| Уточненный план продаж |
| Уточненный план производства |
| Уточненный план закупок |
Рис.11. Порядок автоматического формирования укрупненных планов
Заключительным этапом автоматизации является этап формирования отчетной документации. В конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» предусмотрены следующие виды отчетов:
- «План производства»;
- «План закупок»;
- «План продаж»;
- «Проверка достаточности ключевых ресурсов»;
- «План потребностей производства»;
- «План-фактный анализ»;
- «Анализ сходимости плановых данных».
Отчеты «План производства», «План закупок», «План продаж» предназначены для отражения плановых данных в разрезе основных параметров планирования (номенклатура, сценарий планирования, период, подразделение, документ планирования). Показатели данных отчетов: количество, цена, сумма.
Ключевые ресурсы предприятия – ресурсы, объем которых органичен, они являются наиболее дефицитными (труд, электроэнергия, транспорт и др.). Состав ключевых ресурсов определяется предприятием самостоятельно. Для ведения перечня ключевых ресурсов в «1С:Управление производственным предприятием» предназначен справочник «Ключевые ресурсы предприятия». Потребность в ключевых ресурсах устанавливается в привязке к объектам номенклатуры при внесении записи в регистр сведений «Потребность в ключевых ресурсах предприятия» (рис.12).
Рис.12. Форма регистра сведений «Потребность в ключевых ресурсах»
Отчет «Проверка достаточности ключевых ресурсов» позволяет оценить исполнимость сформированных планов. Оценка осуществляется путем сопоставления объема потребления ресурсов, указанного в регистре сведений «Потребность в ключевых ресурсах предприятия», и объема доступности, указанного в регистре сведений «Доступность ключевых ресурсов».
Отчет «План потребностей производства» отражает потребности производства в номенклатуре, составляемые на основании «Плана производства по сменам». Отчет формируется в разрезе рабочих центров, номенклатуры, заказов с детализацией по дням. Показателями отчета являются данные об объеме потребления полуфабрикатов и потребления извне.
Отчеты «План-фактный анализ» и «Анализ сходимости плановых данных» позволяют выявить отклонения. «План-фактный анализ» дает представления об отклонениях фактических показателей от эталонных, закрепленных в планах. Данный анализ составляется отдельно по каждому плану. «Анализ сходимости плановых данных» позволяет сопоставить показатели планов различных подсистем между собой и выявить отклонения.
Таким образом, специализированное программное решение 1С: Управление производственным предприятием дает предприятию возможность оперативного контроля информации, сопоставления плана и факта в едином формате, многомерного анализа финансовой информации, сценарного планирования и т. д.
ГЛОССАРИЙ
Информационная база – место хранения данных по учету в одной или нескольких организациях, характеризуемое определенным адресом.
Конфигурация – это практическое решение, которое разработано на технологической платформе 1С: Предприятие.
Структура метаданных – совокупность объектов, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельности конкретного предприятия.
Пользовательский интерфейс – это совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных (документами, справочниками, журналами).
Набор прав пользователя – определяет полномочия пользователя на работу с информацией, которая обрабатывается в системе.
Экранная форма (диалоговая форма) – это форма, осуществляющая двустороннее взаимодействие между программой и пользователем.
Печатная форма – это шаблон для печати документа. хранящийся в конфигурации, с заданными переменными.
Контекстное меню – это меню с набором команд, которые можно произвести с выбранными файлами, папками, др. элементами.
Панель инструментов – окно с набором кнопок. При нажатии вызывает немедленное выполнение связанной с этой кнопкой команды.
Рабочее поле в программе – пространство основного экрана, в котором ведется основная работа в системе.
Панель бухгалтера – один из элементов командного интерфейса программы.
Группа справочника – совокупность иерархических элементов, относящихся к этой группе.
Документ – это объект метаданных, с помощью которого в системе 1С фиксируются хозяйственные операции предприятия.
Справочник – прикладной объект конфигурации. Справочники предназначены для хранения в информационной базе данных, имеющих одинаковую структуру и списочный характер.
Платформа – это базовая программа, в которой выполняются прикладные конфигурации.
Форма списка справочника – позволяет выполнять навигацию по справочнику. Добавлять, помечать на удаление и удалять элементы и группы справочника, перемещать элементы и группы.
Элементы справочника – представляют собой список однородных объектов сотрудников, организаций, товаров и т.д.
[1] URL: http://www.1s.ee/1s/1s8_upp_rus.shtml.
