Цель: Изучить основные принципы и цели управления рабочим временем.
Вопросы:
1. Определение управленческого труда
2. Эффективность управления рабочим временем
Потребность в осуществлении различных функций управления предполагает наличие управленческого труда. Его можно определить как совокупность различного рода операций (аналитических, логических, распорядительных и вспомогательных), которые выполняются с целью принятия управленческих решений.
Управленческому труду присущ аналитический, творческий характер, в результате его не создаются новые продукты или услуги. Однако наличие управленческого труда является непременным условием производства. Главная особенность управленческого труда состоит в том, что его результаты не всегда поддаются количественной и качественной оценке, а следовательно, и нормированию. В качестве причин этого можно выделить следующие:
• решения, принимаемые руководителем, сказываются на эффективности использования всех видов ресурсов торговой организации. Однако результаты деятельности организации зависят от множества факторов как внутренней, так и внешней среды, в том числе и конъюнктуры рынка. Оценить, как повлияло то или иное решение на конечный результат работы торговой организации, достаточно сложно, а иногда и невозможно;
• многие управленческие решения предполагают различные сроки их реализации. В течение этих сроков также могут происходить изменения во внутренней и внешней среде организации. В результате оценить эффективность принятого ранее решения трудно;
• сложность оценки эффективности конкретного решения объясняется и тем, что реализация данного решения может быть сопряжена с реализацией ряда других решений;
• управленческий труд не ограничивается какими-то временными рамками. Даже в нерабочее время и не на рабочем месте многие руководители продолжают думать о работе, рассматривать варианты решений.
Эффективность управления предполагает определенные требования к руководителю. В первую очередь, это высокий профессионализм, широкая эрудиция, общая культура, умение работать с людьми. По мнению А. Файоля, качества руководителя должны включать:
• физические: здоровье, внешний вид;
• умственные: здравый смысл, способность понимать и усваивать, а также мыслить и приспосабливаться;
• моральные: собственное достоинство, инициативность, готовность принимать на себя ответственность;
• образовательные: общее знакомство с вопросами, непосредственно не относящимися к выполняемой функции;
• техническую эрудицию, которая зависит от специфики выполняемых функций;
• опыт, приобретаемый в процессе трудовой деятельности.
Подавляющее большинство руководителей сталкивается с проблемой дефицита рабочего времени. Многие раньше всех приходят на работу и позже всех уходят, не используют очередные отпуска, и это следует рассматривать как отрицательный момент. Сокращая время отдыха, руководитель не всегда успевает восстановить свои силы для следующего рабочего дня. Мало времени у него остается для повышения профессионального уровня. Конечно, существует множество причин объективного характера, однако многое зависит и от самого руководителя. Решить эту проблему поможет рациональное планирование рабочего дня руководителя. Приведем некоторые советы по организации труда руководителей, в основе которых лежат рекомендации известного американского специалиста Алена Лейкена:
•экономить собственное время и время сотрудников и партнеров;
•ежедневно планировать работу в следующей последовательности: важнейшие дела в порядке их важности; срочные дела в порядке их срочности и текущие — несрочные дела в порядке их важности;
• в первую очередь следует решать важнейшие и срочные дела. Необходимо помнить, что в соответствии с известным принципом Парето 20 % времени, затраченного на решение немногих жизненно важных проблем, дает около 80 % конечного результата, и 80 % времени, затраченного на решение многочисленных второстепенных проблем, дает лишь 20 % конечного результата;
•не следует избегать текущих дел, ибо малозначимые и несрочные вопросы могут накапливаться и неожиданно переходить в разряд самых важных и срочных. Необходимо ежедневно уделять какое-то время для решения данных вопросов;
•нельзя распыляться, следует заниматься только одним делом. Не стоит решать несколько вопросов одновременно;
•как можно больше дел необходимо передавать подчиненным, т.е. в полной мере реализовывать принцип делегирования полномочий. Выбор исполнителей при этом должен быть тщательно продуманным;
•достаточно внимания уделять контролю за работой подчиненных, сочетая при этом два известных подхода: контроль процесса и контроль результата;
•нельзя накапливать бумаги на рабочем столе, следует избавляться от ненужной информации. Практика показывает, что в отношении большинства поступающей корреспонденции решение можно принять сразу, не откладывая;
• рационализировать процесс ознакомления с поступающей корреспонденцией. Для этого первый просмотр поступающей корреспонденции можно поручить секретарю или референту, чтобы он сделал разметку документов;
• для решения мелких вопросов можно использовать время пребывания в очередях, ожидания в приемной вышестоящего руководителя;
• не следует надеяться на память, всю информацию и неожиданно возникшие идеи необходимо записывать.
Многие руководители испытывают дефицит времени по той причине, что пытаются все проблемы решить сами. Между тем правильное делегирование полномочий — основа научной организации труда менеджера. Делегирование полномочий предполагает:
· вместе с ответственностью за поручаемый участок работы подчиненный должен получить и определенные полномочия, т.е. право принимать решения;
• в пределах его компетенции подчиненному должна быть предоставлена определенная свобода;
•выбор исполнителя должен быть продуман. Не всегда следует поручать реализовать какую-то идею тому, кто ее предложил, ибо одно дело что-то предложить и совершенно другое — реализовать это на практике. Для этого могут потребоваться определенные качества, опыт, интуиция, творческие способности и т.д.;
• за подчиненным должно быть признано право на ошибку, в противном случае его инициатива будет скована.
Контрольные вопросы:
1. Дайте определение управленческого труда.
2. В чем специфика управленческого труда?
3. Почему результаты управленческого труда трудно оценить?
4. Сформулируйте основные требования, предъявляемые к современному руководителю.
5. Назовите основные причины дефицита времени руководителя.
6. Каким образом рационально спланировать рабочий день руководителя?
7. Что такое биоритмы и каким образом их следует учитывать при планировании рабочего дня руководителя?
8. В чем заключается принцип делегирования полномочий и каково его значение?
9. Как правильно делегировать полномочия?
10. Что необходимо делегировать подчиненным?
11. Что нельзя делегировать подчиненным?
Литература:
1. Бpacc,А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам / А.А. Брасс. — Минск: Соврем, шк., 2006.
2. Дойль, П. Менеджмент: стратегия и практика / П. Дойль. — СПб.: Питер, 1999.
3. Короленок, Г. А. К68 Менеджмент в торговле: практикум / Г. А. Короленок, Г. Г. Гоцкий, А. И. Ярцев. — Минск: БГЭУ, 2009. — 190 с.
4. Мескон, М. Основы менеджмента: пер. с англ. / М. Мес- кон [и др.]. — М.: Дело, 1992.
5. Питерс, Т. В поисках эффективного управления / Т. Питере, Р. Уотермен. — М.: Прогресс, 1986.
