Адаптация подготовленного материала для устного изложения

ОСНОВЫ ДЕЛОВОЙ РИТОРИКИ

Искусство публичной речи. Навыки презентации.

 

Риторика в переводе с греческого – теория красноречия. Деловая риторика – прикладное направление общей риторики, ориентированная на обеспечение руководителей и специалистов правилами обращения со словом.

Красноречие – важнейший признак профессиональной пригодности современного руководителя.

 

Устные виды делового общения подразделяются на монологические и диалогические. К монологическим относятся:

• приветственная речь;
• информационная речь;
• доклад (на заседании, собрании).
• торговая речь (реклама);

Жанры, основанные на диалоге, – это:

• разговор;
• беседы;
• интервью;
• переговоры;
• дискуссия;
• совещание (собрание);
• пресс–конференция.

Письменные виды делового общения – это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и другие.

 

 

Трудно переоценить роль фигуры говорящего для успеха речи. От того, в какой степени доверяют, симпатизируют оратору, в огромной мере зависит эффективность воздействия. Оратор – это тот, кто произносит речь, а также человек, обладающий даром красноречия.

С.Ф.Иванова в работе "Специфика публичной речи" выявила индивидуальные речевые типы:

Рационально – логический. Ораторы этого типа склонны к анализу явлений, к рассуждениям и строгой аргументированности своих и чужих поступков. Их подготовка к любому высказыванию отличается последовательным отбором и строгой систематизацией материалов, обдумыванием и разработкой подробного плана. Этот выношенный план как бы "сидит у них внутри", и ораторы во время выступления не пользуются им. Их часто заботит другое: как сделать свою речь более яркой, эмоциональной, какие подобрать примеры, чтобы заинтересовать аудиторию. "Логиками" чаще всего бывают сангвиники.

Эмоционально – интуитивный. Представители этого типа говорят страстно, увлеченно, пересыпая свою речь остротами, каламбурами, но не всегда могут уследить за жесткой логической последовательностью речи и "свести концы с концами". План своих выступлений пишут не всегда, считая, что он их сковывает. Наблюдается совпадение эмоционального речевого типа с холерическим темпераментом.

Философский. Ораторы – "философы" более или менее эмоциональны, склонны к анализу, иногда бывают очень организованны в своей работе, а иногда без всякой видимой организации раскрывают какой-нибудь один вопрос, добираются до корня, и вдруг, как лучом света, озаряют все найденной идеей. Их общая черта – стремление к исследованию, глубокому осмыслению явлений прямо на глазах у слушателей, желание и умение вовлечь в этот процесс аудиторию. Чаще всего данную группу составляют люди флегматического темперамента.

Лирический, или художественно – образный. Глубокая эмоциональность, лиризм, внутреннее волнение, острая впечатлительность, проникновенность – черты, характерные для типа. Чаще всего в основе его – характер утонченный, меланхолический.

 

Коммуникационные эффекты

Для того, что бы деловой разговор состоялся и состоялся успешно, недостаточно знать только лексику, грамматику, стилистику и специфику деловой речи. Необходимо пользоваться своей речью так, чтобы заинтересовать собеседника, склонить на свою сторону. Для этого можно воспользоваться коммуникационными эффектами (ораторский инструментарий).

 

Эффект визуального имиджа рассчитан на впечатление от внешнего вида выступающего. Известно, что он (вид) может вызвать симпатию или антипатию еще до того, как выступающий начал говорить. Привлекательный внешний вид, элегантная манера общения, доброжелательный, открытый взгляд – все это оказывает на людей положительное воздействие до начала выступления оратора.

Эффект первых фраз, как правило, закрепляет или корректирует первоначальное впечатление, которое производит выступающий. Главным критерием эффекта первоначальных фраз является заключенная в них привлекательная или интересная информация. Она может быть известной, но поданной в новой интерпретации, сопровождаемой оригинальными примерами. Очень важно при подготовке к выступлению определить основные социальные группы аудитории, настроения и ожидания, особенности эмоционального склада слушателей. Поэтому надо располагать набором начальных фраз, ориентированных на социальные группы, преобладающие в аудитории.

Эффект аргументации основан на логике выступления, которая придает ему обоснованность и убедительность. Если логика – это внутренняя организация речи, то внешней ее стороной является теоретическая и практическая аргументация. К теоретической аргументации относятся научные положения, концепции, к практической аргументации – конкретные факты, цифры, статистические данные.

Эффект квантового выброса информации является одним из действенных риторических приемов для поддержания внимания аудитории. Он основан на заранее продуманном размещении по всей речи новых мыслей и аргументов. Таким образом, выстпающий активизирует внимание слушателей, выбрасывая через определенные временные интервалы кванты свежей информации.

Эффект интонации и паузы – весьма доступный и продуктивный по результату риторический инструмент. Специалисты утверждают, что интонация и паузы способствуют 10 – 15% - ному приращению информации. Такова особенность человеческого восприятия. Придание слову или фразе определенной голосовой тональности, как правило, вызывает у слушающих людей определенные ассоциации. В итоге происходит информативное приращение к тому, что говорит выступающий. Деликатным риторическим инструментарием является пауза. Ее применение эффективно, если выступающий уверен, что его слушатели активно включились в коммуникационный процесс, что их мышление, память и воображение интенсивно соучаствуют в нем. Вот тогда для самостоятельного осмысления слушателями получаемой информации, подключения к ней собственных знаний и полезна пауза.

Эффект художественной выразительности связан с умением "воплощать" мысли в соответствующие слова, грамотно строить предложения, соблюдать правила словоударений. Логика речи подсказывает, какие фразы достойны, занять место в выступлении. В него не может быть вставлена любая фраза, а лишь такая, которая не нарушает смысл изложения, ясно и понятно доносит его суть.

Эффект релаксации используется оратором, чтобы помочь слушателям. Большое значение имеет умение слушать. Чем сложнее выступление, тем большие усилия приходится прилагать слушателям для концентрации своего внимания. Цель эффекта релаксации – снять эмоциональную напряженность. И здесь на помощь приходит юмор. Благодаря юмору создается естественная пауза для отдыха и появляется возможность для восстановления эмоциональной энергии.

В деловой риторике используют следующие принципы речевого воздействия: доступность, ассоциативность (вызов сопереживаний и соразмышлений, который достигается обращением к эмоциональной и рациональной памяти слушателей), сенсорность (широкое использование цвета, света, звуков, рисунков и т.п.), экспрессивность (эиоциональная напряжённость речи, выразительность мимики, жестов, позы и т.п.) интенсивность (темп подачи информации, степень подвижности выступающего).

При подготовке к выступлению надо помнить, что оно – это шанс заявить о себе, обратить на себя внимание, от успешности выступления во многом зависит Ваш авторитет, ролевой статус в организации, возможность дальнейшего роста.

Средства выразительности деловой речи:

1) Варьирование тональности выступления. Доклад не должен быть монотонным;

2) Выделение главных мыслей с помощью коротких пауз, изменения темпа речи, высоты голоса и т.п. основные мысли лучше воспринимаются при произношении в относительно медленным темпе, твердым и громким голосом, а вспомогательные суждения – в чуть ускоренном.

3) Стилистические формы:

а) постановка в ходе выступления риторических вопросов, т.е. вопросов заранее предполагающих определенный ответ (в основном, да или нет);

б) использование формы диалога, что повышает роль слушателей, поднимает их заинтересованность в выступлении оратора.

в) призыв к действию;

г) включение образных сравнений, поговорок, метафор и т.п.

д) использование примеров (могут быть прямыми, т.е. связанными с темой выступления, и косвенные – примеры-сравнения из литературных произведений, фильмов и т.п.

е) применение повторений, для усиления эффекта главных идей выступления;

ж) демонстрация заинтересованности и убежденности, т.к. общее настроение выступающего зачастую передается аудитории.

 

Публичная речь, устное выступление перед аудиторией является неотъемлемой частью деловых коммуникаций. Необходимость выступить публично, провести презентацию зачастую вызывает внутреннюю панику у многих людей – от студентов до опытных управленцев. Подобный страх перед обращением к аудитории приводит к тому, что вся презентация сводится к монотонному зачитыванию по бумажке заранее подготовленного текста. В данном материале сделана попытка помочь улучшить качество выступлений на публике, в ней даны рекомендации по подготовке и проведению презентаций.

Важнейшей особенностью данного вида коммуникаций является ваше физическое присутствие; отправитель сообщения и его получатель находятся рядом. В такой ситуации выступающий перед аудиторией чувствует себя достаточно уязвимым, но в действительности его положение само по себе дает значительную власть. В случае, если бы ваш доклад распространялся только в письменном виде, его получатели могли бы:

- с легкостью начинать и прерывать процесс коммуникации, когда им заблагорассудится;

- перечитать по необходимости то, что не было понято с первого раза;

- перескакивать от начала к концу или просмотреть сообщение в заданном порядке.

Являясь же членом аудитории, каждый слушатель испытывает своеобразное "давление группы", подчиняясь ходу заданного вами процесса, и по крайней мере будет пытаться выслушать до конца. Конечно, этого давления недостаточно, и вам необходимо завоевать, а затем поддерживать интерес аудитории на протяжении всего выступления.

Наиболее общих составляющих успешной презентации всего две – это подготовка материала для выступления и подготовка себя.

 

Прежде всего, необходимо ответить на несколько базисных вопросов, а именно:

- Какова цель моего выступления?

- Кто мои слушатели – аудитория?

- Что представляет собой основное содержание выступления?

- Каков организационный контекст выступления?

- Какие методы привлечения внимания аудитории будут использоваться?

Выделяются общая и конкретная цель презентации/публичной речи.

Общая цель определяется видом реакции, которую выступающий хочет вызвать у аудитории. В качестве общих целей можно выделить следующие: информировать аудиторию о чем-либо, воодушевить ее, убедить, призвать к действию.

В зависимости от выбранной цели, презентацию будут отличать некоторые особенности:

Так, информационная речь/презентация должна:

· не содержать ничего спорного;

· вызывать любопытство аудитории;

· удовлетворять запросы слушателя;

· быть актуальной для аудитории.

В отличие от информационных, воодушевляющие речи/презентации более эмоциональны и содержат прямой призыв к чувствам. Как и информационные, они в значительной мере развиты на основе примеров и фактических данных, однако материал должен быть подобран так, чтобы вызывать не только любознательность, но и обострять в сознании значение традиций, личности, правил поведения, веры и т.д.

Смысл убеждающей речи/презентации – логическими доводами доказать или опровергнуть какое-либо положение. Такая речь не представляет собой непосредственного призыва к действию, но стремиться определить образ мышления и поведения. Предмет речи – вопросы факта (что является правдой, что нет) и вопросы поведения (как надо поступать и как нет). Для проведения эффективной убеждающей презентации есть несколько принципов:

· выбирайте действительно спорный вопрос;

· выбирайте содержательную для слушателей тему;

· выбирайте разрешимый вопрос.

Призывающая к действию речь/презентация направлена на призыв аудитории либо к осуществлению какого либо нового действия либо к прекращению старого. Имеются ввиду действия совершенно определенных, присутствующих на презентации слушателей.

Принципы эффективной призывающей к действию речи:

· необходимо, чтобы тема вызывала значительный интерес у аудитории, была для нее актуальна;

· подумайте, не слишком ли инертна аудитория как таковая, способны ли слушатели к действию;

· препятствием может стать наличие среди слушателей сильной оппозиции, не разделяющей вашу точку зрения.

 

Конкретная цель публичной речи зависит от ее содержания. Если общая цель определяет, какой реакции вы хотите добиться, то конкретная цель показывает, что слушатель должен узнать, почувствовать и сделать.

Что касается содержания, здесь, безусловно, неограниченное количество вариантов, поэтому ограничимся несколькими общими рекомендациями.

· необходимо хорошее знание предмета;

· следует продумать логическое структурирование содержания;

· подберите соответствующие содержанию примеры, ссылки на авторитеты и т.д.

Если презентация должна сопровождаться письменным докладом, нужно позаботиться о том, чтобы письменный и устный вариант не повторяли, а дополняли друг друга. Заранее решите, будет ли письменный доклад распространяться до или после презентации и соответственно постройте проведение мероприятия. Если ваш доклад аудитория уже читала, презентация дает возможности для обсуждения и сосредоточения на наиболее заинтересовавших слушателей вопросах. Если же письменный доклад будет распространяться после презентации, ее лучше использовать как введение аудитории в курс дела, тогда письменный вариант будет обеспечивать детальную поддержку сказанному.

Адаптация подготовленного материала для устного изложения

Устная речь, в отличие от письменной, способна передать тончайшие оттенки мыслей и чувств, быть насыщенной эмоционально, тем самым усиливать воздействие на слушателя, создавая эффект внушения. Воздействие речи максимально тогда, когда она производит впечатление импровизации, свободного изложения.

Импровизация – это бесценный прием для неформальных ситуаций, он также необходим, например, при ответах на вопросы. Природным талантом импровизации обладает один человек из тысячи, не более, и на самом деле за большинством очевидных импровизаций стоит серьезная подготовительная работа. Такая работа не сводится к простому заучиванию наизусть подготовленного текста – в подобном случае речь будет звучать как неискренняя декламация.

Альтернативой чтения по бумажке и зазубривания текста является его адаптация с использованием оборотов разговорной речи. Разговорный язык имеет свои корни не в литературе или газетах, а в речи обычных людей. В своем докладе/презентации необходимо использовать такие речевые обороты, которые были бы уместны в обычной неофициальной беседе. На печатной странице вы можете встретить массу вещей, которые вы просто не могли бы сказать в обыденной речи.

 

 

	В процентном соотношении фактор влияния экспортных поставок топливо-энергетического комплекса на поступления в бюджет Российской Федерации составляет 30%.
		Почти одна треть доходов Российского бюджета зависит от экспорта нефти и газа.

 

В разговорной речи гораздо чаще звучат различные фразеологические обороты, устойчивые выражения, делающие ее ярче и выразительнее.

	Пятнадцать миллионов долларов на новую программу для малообеспеченных семей - значительная сумма, но это на несколько порядков меньше, чем, например, оборонные расходы.
		... по сравнению с расходами на оборону это капля в море.

 

Кроме того, в разговорной речи вы используете первое и второе лицо там, где более официальный письменный язык требует использования третьего лица.

 

	Значительную озабоченность общественности вызывает экологическое состояние N-ской области, а также содержание мероприятий экологических организаций, работающих в данном регионе.
		Я думаю, вас действительно волнует экологическая обстановка в вашем регионе, как и то, что конкретно делают местные экологические организации по ее улучшению.

 

 

Еще одно жизненно важное правило – использование достаточно коротких предложений и простых слов. Конечно, во многих выступлениях не обойтись без специальных терминов; однако не следует злоупотреблять сложными выражениями только для того, чтобы выглядеть большим экспертом. К этому можно добавить следующее:

· используйте активный залог глаголов чаще, чем пассивный, например: "нам нужна ваша помощь", а не "мы нуждаемся в вашей помощи"; "новое медицинское оборудование спасает людям жизни", а не "жизни людей спасаются с помощью нового оборудования" и т.д.

· избегайте абстрактных существительных; они усыпляюще действуют в малых дозах и губительны для выступления в больших;

· не используйте технические термины, если не уверены, что аудитория с ними знакома;

· искореняйте жаргон и слова-паразиты.

 

 

Можно сделать вывод, что овладение культурой деловой речи и общения, выработка собственного стиля служебных взаимоотношений, формирование имиджа обязательны для профессиональной пригодности современного руководителя.

 

 

Структура презентации

 

Часть презентации	Её цели и задачи
ВСТУПЛЕНИЕ	ВНИМАНИЕ Привлекает внимание и концентрирует его на говорящем
"МОСТ"	ИНТЕРЕС обеспечивает переход от вступления к основным идеям
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ	ЖЕЛАНИЕ увеличивает вовлеченность аудитории
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	ДЕЙСТВИЕ суммирует сказанное и призывает аудиторию к принятию обязательств
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ	ОБЪЕДИНЕНИЕ говорящего и аудитории в единое целое