Организация приема сторонних делегаций

Обычно делегация партнеров прибывает к месту проведения переговоров заблаговременно. Это необходимо, чтобы нанести визит местным властям, встретиться и предварительно обсудить интересующие вопросы с главами других делегаций, изучить на месте обстановку, познакомиться с документами, уточнить повестку дня и провести с учетом перечисленных моментов совещание делегации (кокус).

Делегацию в аэропорту или на вокзале обычно встречает специальный представитель руководства принимающей стороны или комитета по подготовке переговоров. Как правило, он не имеет отношения к переговорам (это снижает возможность случайной утечки информации). Если делегация большая, то все ее члены могут быть размещены в специальном комфортабельном автобусе, что демократично и вполне отвечает духу времени.

Если делегация небольшая или организаторы встречи желают придерживаться традиций, гостям предоставляются автомобили. Надо помнить, что размещение людей в автомобилях традиционно подчиняется своим правилам.

 

В любом автомобиле наиболее почетным является место на заднем сиденье справа у двери (его занимает руководитель прибывшей делегации) и наименее почетным ¾ рядом с водителем (на нем размещается встречающий). Место № 2 находится на заднем сиденье за водителем и место № 3 в центре. В семиместном автомобиле места № 4 и № 5 ¾ откидные. Они предназначаются обычно для переводчиков или помощников руководителей.

Необходимо сделать еще несколько замечаний по данному вопросу. Если среди прибывших имеется женщина, то независимо от ранга место № 1 уступают ей. Бывают ситуации, когда за рулем автомобиля находится не водитель, а встречающий. В этом случае принято, чтобы кто-то из прибывших (младший по рангу) сел с ним рядом на переднее сиденье. Однако это правило не действует, если другим членом делегации является женщина и ей придется в одиночку ехать сзади.

 

Первое лицо обычно встречает прибывшую делегацию у двери кабинета и провожает в зал, где находятся другие участники принимающей стороны. После обмена приветствиями хозяин показывает главе делегации его место. С этого момента начинает действовать принцип равенства сторон.

До начала переговоров руководители делегаций обмениваются документами, содержащими полномочия на их ведение и подписание соответствующих документов, а также решают вопросы о нормах и процедурах (ведении протокола, правилах голосования, официальном языке, составе рабочих групп, порядке выступлений и числе лиц, имеющих право выступать от имени делегаций, форме подачи предложений, подготовке итогового документа, распространении официальных сведений).

Важно правильно определить повестку дня переговоров. Здесь должны быть предельно четкие формулировки, так как они определяют дальнейшие действия. Поиск пунктов для обсуждения и их порядка ¾ проба сил, где можно определить границы требований и отступления.

Накануне переговоров проводится кокус для анализа и оценки ситуации, уточнения стратегии и тактики, договоренности об условных знаках, а также для разрядки психологической напряженности, постановки перед каждым участником конкретной задачи (например, оценка члена другой команды).

Условия переговоров

Переговоры проводятся в специально предназначенном для этого помещении (комнате переговоров) или в кабинете хозяина. Каждый вариант имеет свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их подробнее.

В специальном зале изначально создается необходимая переговорная обстановка: подбираются соответствующая мебель, варианты освещения (желательно приглушенный верхний и боковой свет, разное сочетание которых позволяет воздействовать на настроение), окрас стен (предпочтительнее темный). Это позволяет создать комфортные условия, во многом облегчающие общение, что в равной степени удобно хозяевам и гостям, но их нейтральность осложняет сторонам получение некоторых преимуществ, которые появляются при переговорах в кабинете.

На хозяина кабинета работает эффект родных стен (привычная обстановка, удобная прежде всего ему, дающая возможность использовать некоторые приемы легкого давления).

В то же время определенный выигрыш получает и гость. Дело в том, что кабинет ¾ «визитная карточка» его хозяина. При его внимательном изучении, особенно различных мелочей, можно почерпнуть много дополнительной информации о партнере, а порой найти ключ к успеху. И этим обстоятельством нельзя пренебрегать.

Теперь рассмотрим порядок размещения участников переговоров.

При многосторонних переговорах (что, правда, в деловых отношениях бывает нечасто) можно использовать следующие варианты.

Если встречаются две делегации, то они могут размещаться двумя способами:

¨ друг против друга за общим столом. В центре его длинной части занимают места руководители. Справа от них ¾ заместители; слева (при необходимости) ¾ переводчики; в торцевых частях ¾ секретари. Иногда руководители занимают места у начала стола; переводчики рядом с ними в торце;

¨ в креслах за журнальными столиками. Руководители при этом сидят на диване, а переводчики (если они есть) сзади них.

В любом случае для каждого участника делегации необходимо предусмотреть табличку с фамилией и названием фирмы, письменные принадлежности.

На столах могут стоять минеральная и фруктовая вода, перевернутые стаканы на подносе, пепельницы для курящих (курят, если это делают руководители и не возражают соседи). Все предметы группируются вместе.

Беседа на переговорах не может проходить более 2,5 ч, поэтому в поле зрения руководителя должны быть часы. Через час после начала переговоров могут быть поданы кофе, чай, сухая выпечка.

 

Важную роль играет красивая секретарша, угощающая участников кофе. Это метод психологического воздействия исключительной силы, используемый по понятным причинам высоким должностным лицом. Тем, кто рангом ниже, надо уметь самим угостить партнера чашечкой кофе. Приятные зрительные (например, посуда) и вкусовые ощущения воздействуют на глубинные рефлексы человека, снижают излишнюю официозность.

 

Важное значение имеет посадка людей за столом. Этот вопрос возникает, когда стороны отступают от описанного выше протокола, например беседуют в кабинете, один на один.

Так, для людей, занятых дружеской беседой, предпочтительнее всего угловое расположение за столом.

Стол в этом случае не делится на территории, но угол служит частичным прикрытием. Такая позиция позволяет зрительно контактировать, жестикулировать, наблюдать за жестами и движениями партнера.

Для совместной полуофициальной работы можно использовать так называемую позицию делового взаимодействия.

В обе описанные позиции легко ввести третьего человека ¾ эксперта, переводчика и т. п.

В то же время если отношения между участниками переговоров официальные или натянутые, можно занять так называемую оборонительную позицию, т.е. друг напротив друга.

Такая позиция психологически настраивает участников на отстаивание любой ценой своей точки зрения, порождает атмосферу соперничества.

 

Объясняется это тем, что стол в данном случае оказывается барьером, как бы разделяющим суверенные территории. Их яростно защищают и препятствуют вторжению другой стороны без специального на то разрешения.

 

Разговор в этой позиции может быть только кратким и посвящаться специальным вопросам, поэтому на переговорах ее лучше избегать и, если она сложилась, по возможности «взломать». Делается это следующим образом: хозяин придвигает к себе материалы, принесенные гостем, или, наоборот, предлагает ему взять свои. Такой жест является сигналом перехода участников переговоров в позицию делового взаимодействия или в угловую.

В заключение необходимо заметить, что люди, не желающие принимать участия в разговоре (на переговорах такого, конечно, быть не может!) занимают так называемую независимую позицию.

Надо иметь в виду, что на успех переговоров в немалой степени оказывает влияние мебель. Для создания психологического комфорта необходимо, чтобы все участники находились в равном положении (по крайней мере лица одного ранга). Поэтому стулья (кресла) должны иметь одинаковую высоту сиденья и спинки, ибо в противном случае легко создается впечатление, что одна сторона имеет преимущество по сравнению с другой. И наоборот, если неравенство хотят подчеркнуть, гостям предлагают стулья (кресла) с более низкими сиденьями или спинками, чем у хозяев.

На атмосферу переговоров влияет также форма стола. Не зря издревле подчеркивалось, что их надо проводить за круглым столом (всем знакомо выражение «рыцари круглого стола»), поскольку именно так ведут разговор лица равного социального положения, имеющие право на одинаковое личное пространство. Это снижает конфликтность и помогает быстрее заключить соглашение.

Считается, что квадратный стол создает обстановку соперничества, порождаемую неравенством в общении участников (более активное взаимодействие за таким столом происходит с лицом, сидящим справа). Поэтому квадратный стол пригоден лишь для краткой беседы.

Прямоугольный (или овальный) стол, где одна сторона заведомо длиннее другой, также ставит участников переговоров в неравное положение. Главенствующее место на переговорах занимают лица, сидящие на торцах стола, причем особенно лицом к двери (он лучше других контролирует ситуацию).