Підсистема закупівель організує вхід матеріального потоку в логістичну систему. Логістика на цьому етапі називається закупівельною.
Закупівельна логістика - це управління матеріальними потоками в процесі забезпечення підприємства матеріальними ресурсами. Метою закупівельної логістики є адекватне і повне задоволення потреб виробництва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективністю. Розрахунок потреби у закупівлі здійснюється у зворотному до виробничого процесу напрямку, тобто від кінцевої продукції до вхідних сировини, матеріалів, напівфабрикатів. Якщо на вхід виробничого процесу подаються вхідні матеріали або інші продукти, які протягом процесу переробляються і на виході перетворюються в готову продукцію, то потік інформації та потреби виступає проти потоком щодо матеріальних потоків: від збуту готової продукції до постачання матеріалів та інших придбаних товарів виробничого споживання.
Процес управління матеріальними потоками в закупівельній логістиці складається з двох основних частин:
- управління диспозицією матеріально-технічних ресурсів, тобто управління запасами;
- регулярний аналіз, вибір і організація постачань матеріально-технічних ресурсів на підприємство, тобто управління постачаннями.
Існує типовий набір логістичних активностей, пов’язаних з управлінням закупівлями:
- оптимальна періодичність (час) постачань;
- оптимальна структура матеріальних потоків;
-мінімальні сукупні логістичні постачальницькі витрати.
Завдання закупівельної логістики:
1)Завдання «зробити або купити». Вирішення цього завдання вимагає обґрунтованої відповіді на питання про самостійне виробництво потрібних підприємству деталей, комплектуючих виробів.
2) Вибір постачальника. Важливість пояснюється не тільки тим, що на сучасному ринку функціонує велика кількість постачальників схожих матеріальних ресурсів, але головним чином тим, що постачальник повинен бути надійним партнером підприємства в реалізації його логістичної стратегії.
3)Система постачань «точно у термін» в закупівельній логістиці. Система постачання «точно у термін» - це система організації постачання, яка ґрунтується на синхронізації процесів доставки матеріальних ресурсів у необхідній кількості й на той момент, коли ланка логістичної системи їх потребують, з метою мінімізації витрат, пов’язаних із створенням запасів.
13. Завдання «Зробити або купити»
Широкого розповсюдження в процесі управління постачанням набув метод, який ґрунтується на розв’язанні в закупівельній логістиці так званого “завдання МОВ” (в англомовній літературі - Make-or-Buy Problem) – завдання “зробити або купити”.
Вирішення цього завдання вимагає обґрунтованої відповіді на питання про самостійне виробництво потрібних підприємству деталей, комплектуючих виробів і т.д. або закупівлі їх із зовнішніх джерел.
Оскільки рішення про власне виробництво або постачання зі сторони мають комплексний характер, потрібно ретельно зважити можливі альтернативи.
Етапи:
1. Ідентифікація і переоцінка потреб. Менеджмент закупівель починається з визначення тих постачальницьких трансакцій, які потрібно встановити між відділом закупівель і конкретними споживачами матеріальних ресурсів (підрозділами) фірми.
2. Визначення й оцінка вимог споживачів. Як тільки внутрішньо фірмові споживачі та номенклатура матеріальних ресурсів визначені, потрібно встановити вимоги до розмірів, параметрів постачань, плани і специфікацію на кожну позицію номенклатури та певну номенклатурну групу матеріальних ресурсів.
3. Рішення “зробити або купити”. Перш ніж визначити можливих постачальників, необхідно вирішити питання: чи не вигідніше самій фірмі виробляти певні види матеріальних ресурсів, ніж купувати в інших. У цьому випадку для прийняття остаточного рішення зазвичай оцінюються відповідні витрати і можливий рівень якості.
4. Визначення типів закупівель. На сьогодні існують три основних типів організації закупівель матеріальних ресурсів залежно від тривалості та складності: сталі закупівлі, модифіковані закупівлі, нові закупівлі, викликані потребами нового внутрішньо фірмового користувача.
5. Аналіз поведінки ринку. Знання й аналіз ринку постачальників допомагають логістичному персоналу фірми визначити кількість можливих постачальників, позицію на ринку, професіоналізм та інші фактори, що дозволяють правильно організувати закупівлі.
6. Ідентифікація всіх можливих постачальників. Включає визначення всіх можливих постачальників певного виду (номенклатури) матеріальних ресурсів, які можуть задовольнити вимоги внутрішньо фірмових користувачів.
7. Попередня оцінка всіх можливих джерел. Попередня оцінка можливих джерел за купованих матеріальних ресурсів полягає у порівнянні пропонованої постачальниками якості матеріальних ресурсів і сервісу з необхідними внутрішньо фірмовим користувачам.
8. Остаточна оцінка і вибір постачальника. Після зменшення кількості можливих постачальників на етапі попереднього відбору ті, що залишилися, оцінюються з погляду найкращого вдоволення потреб фірми в матеріальних ресурсах конкретного виду.
9. Доставка матеріальних ресурсів і супутній сервіс. Включає для логістичних активностей, пов’язаних з реалізацією процесу постачань конкретної номенклатури матеріальних ресурсів від постачальника фірми-виробнику: оформлення договірних відносин, передача прав власності на матеріальні ресурси, процедури замовлень, транспортування, переробка вантажу, зберігання, складування і т.п. За певних обставин включає рішення з організаційної структури власних логістичних каналів просування матеріальних ресурсів від обраного постачальника
10. Контроль і оцінка виконання закупівель. Після завершення процесу доставки потрібно організувати вхідний контроль якості матеріальних ресурсів. Ефективність управління закупівлями оцінюється завдяки безупинному контролю і аудиту виконання умов договорів за термінами, цінами, параметрами постачань, якістю матеріальних ресурсів та сервісу
Фактори, які впливають на прийняття рішення про власне виробництво або постачання зі сторони
Збут:
1. Асортиментна політика
2. Конкуренція
3. Дотримання термінів постачань
4. Зміна ринкової ситуації
Виробництво:
1. Ноу-хау
2. Збереження робочих місць
3. Рівень потужностей
4. Кваліфікація персоналу
5. Вузькі місця у виробництві
6. Інвестиційні ризики
7. Законодавчі обмеження
8. Якість продукції
9. Залежність від зміни розмірів заробітної плати
10. Гнучкість
Таким чином, рішення про власне виробництво або постачання зі сторони залежить не тільки від витрат. Рішення на користь закупівель комплектуючих і відповідно проти власного виробництва може бути прийняте, якщо:
- потреба в комплектуючому виробі невелика;
- існує велика гнучкість у виборі можливих джерел постачань і виробів-замінників;
- відсутні необхідні для виробництва комплектуючих потужності;
- відсутні адміністративний або технічний досвід для виготовлення потрібних виробів.
Рішення проти закупівель і на користь власного виробництва приймається тоді, коли:
- потреба в комплектуючих виробах стабільна і досить велика;
- існуючи постачальники не можуть забезпечити необхідних стандартів якості виробів;
- необхідно зберігати комерційну таємницю в області технології виробництва;
- комплектуючі вироби можуть бути виготовлені за існуючих виробничих потужностей.
