При груповому прийнятті рішення мова йде про груповому обговоренні певної проблеми, в результаті, якого гурт як такий приймає конкретне рішення.
Процес групового прийняття рішення складається з чотирьох етапів:
Встановлення фактів (групове інтерв'ю).
Оцінка фактів (думки щодо встановлених фактів).
Пошук рішення (брейнштурм).
Прийняття рішень.
Перший етап: основне завдання полягає в зборі даних. Цей етап носить виключно фактичний та об'єктивний характер. На цьому етапі учасники спільного обговорення намагаються утримуватися від оцінки зібраних фактів. Найбільш поширений метод збору всієї сукупності думок у групі за певним питання - групове інтерв'ю. Ефективність проведення групового інтерв'ю залежить від старанності підготовки:
заздалегідь оповістити всіх членів групи про цілі групового обговорення, чітко визначити тему;
вибрати зручний для всіх час обговорення, встановивши тривалість близько 1,5 годин;
Забезпечити фізичний і психологічний комфорт (бажано мати круглий стіл, повинні відсутніми сторонні спостерігачі і т.д.).
Завданням інтерв'юера (проводить групове інтерв'ю) є, з одного боку, контроль за груповою динамікою, з іншого - напрям групи на досягнення поставленої мети. Для цього він повинен сприяти активній участі кожного члена групи в обговоренні поставлених завдань. Цьому сприяє особисте поведінка інтерв'юера. Він не повинен ні в якому разі пригнічувати групу, намагатися уникати висловлювати власну думку або будь-яка думка з приводу діяльності групи. Він повинен обмежитися тим, щоб направляти в потрібне русло виступи учасників та вносити до них ясність. Цьому сприяє застосування деяких психотехнічних прийомів:
Хорошим способом «розговорити» учасників інтерв'ю є повторне виклад афективного змісту сказаного. Цей повтор повинен бути як можна більше об'єктивним, слід уникати будь-якої оцінки, щоб не виникло опір у групі.
2) Для прояснення висловлювань окремих учасників групи, корисно задавати додаткові питання, сформульовані у відкритій формі, що полегшує процес самовираження для опитуваних.
3) Якщо в ході інтерв'ю один з учасників ставить запитання ведучого, то він може «Переадресувати» це питання всій групі або самому цьому учаснику (у першому випадку це буде питання-естафета, у другому - питання-луна).
У міру завершення обговорення окремих пунктів ведучий повинен підводити деякий підсумок сказаному. При необхідності він може звернути увагу учасників на спірні моменти, але мета його не в тому, щоб привести всіх до єдиної думки, а підбити проміжний підсумок.
Другий етап носить оцінний, діагностичний характер. Учасники мають можливість говорити все, що вони думають про зібраних даних. Керівник зборів в цей час тільки реєструє висловлені думки. Приступати до пошуку рішень проблеми на цьому етапі ще передчасно. Пошук рішення відбувається на третьому етапі.
Третій етап: брейнштурм (мозковий штурм) - пошук вирішення проблеми. На цьому етапі ні ведучий, ні учасники не повинні критикувати думку інших учасників. Група повинна висловлювати максимальну кількість ідей з приводу однієї конкретної проблеми.
Процес протікання брейнштурм включає три фази:
Вступна фаза, тривалістю приблизно 15 хвилин. За цей час ведучий повідомляє інформацію про метод, правила і чітко викладає питання, що вимагає рішення.
Основна, вузлова фаза брейнштурм, триває близько години. Найбільш творча стадія, коли активність учасників максимальна та ідеї висловлюються вільно.
Заключна фаза. Ведучий повідомляє, що висловлені ідеї будуть доведені до відома фахівців, здатних оцінити їх з точки зору їх реального застосування. Якщо в учасників виникнуть ще які-небудь ідеї пізніше, вони зможуть викласти їх у письмовому вигляді протягом доби.
Найбільший успіх брейнштурм можливий при дотриманні наступних умов:
група повинна включати в себе не більше 10 осіб;
статус учасників має бути приблизно рівною;
в групі повинно бути лише кілька людей, знайомих з розглянутої проблеми, щоб надати повний простір уяві учасників;
обговорення має відбуватися в комфортній і невимушеній обстановці, для того, щоб учасники відчували себе вільно. Крісла повинні бути розташовані по колу, стіл не обов'язковий;
учасники повинні звертатися один до одного по іменах;
керівник не повинен пригнічувати групу, однак саме він направляє її роботу;
На брейнштурм крім основних учасників необхідні спостерігачі «за колом», які повинні фіксувати все, що говориться без розбору, але не втручатися в роботу групи. У деяких випадках керівник сам фіксує на дошці висловлювання учасників.
Четвертий етап - це стадія прийняття рішення. Запропоновані рішення група зіставляє з встановленим на другому етапі «діагнозом», відбувається своєрідний перебір варіантів рішення, їх зіставлення і вибір найбільш оптимального з них. Зазвичай під час обговорення на цьому етапі є також близько десяти чоловік. Ведучий позначає на дошці план обговорення, фіксує всі пропозиції, що поступають, а також обговорення кожної пропозиції окремо.
В значній мірі успіх групового прийняття рішення залежить від діяльності ведучого, що направляє роботу всієї групи. Він повинен створювати атмосферу довіри і сприяти співробітництву учасників групи. Для цього необхідно постійно створювати умови та заохочувати вільне вираження ідей, почуттів і установок, не заважати говорити і вміти слухати, приймати виявляються учасниками почуття і самому вміти їх висловлювати.
Сучасні дослідження по ефективності брейнштурм виявили, що цей метод є більш успішним, якщо ідеї вироблялися незалежно, а потім комбінувати, ніж при груповому обговоренні. Можливо, що перевага групи проявляється через те, що більше людей зайнято вирішенням проблеми, а не з-за самого взаємодії. «Мозковий штурм» мало ефективний в надмірно великих групах, так як окремі цінні думки там часто ігноруються, а голосування не гарантує прийняття оптимальних рішень. У той же час автори відзначають, що групи зазвичай домагаються кращого результату, ніж індивідууми, особливо, якщо лідер домагається, щоб свою думку висловлювали всі члени групи. Однак найкращий член групи поодинці може домогтися кращого результату, ніж вся група в цілому.
Західні дослідники прийшли до висновку, що групові оцінки точніше індивідуальних, але при цьому групова точність залежить від різних факторів: від природи і складності завдання, від компетентності членів групи, способу спілкування. Деякі дослідники (Р. Хейст, Г. Хілл та ін) виявили, що групові рішення логічних завдань перевершували індивідуальні загальним розвитком, але самий ерудований представник групи поодинці працював краще, ніж вся група в цілому. При вирішенні складних питань групова робота має незаперечні переваги, тому що члени групи можуть поділитися думками і виправити помилки один одного. На ефективності групової роботи значно позначається і те, яким чином взаємодіють члени групи між собою.
Цікаві результати були отримані Д. Снайзек, яка зіставляла п'ять типів методик прийняття рішень, що застосовуються групами: 1) «консенсус», коли в лобовому, відкритому обговоренні вибирається оцінка, яка приймається всіма членами групи; 2) «Діалектична» методика, в якій члени групи обговорювали фактори, які можуть вплинути на їх оцінку; 3) «диктатура», коли обговорення закінчується вибором суб'єкта, чия оцінка і стане оцінкою групи; 4) метод Дельфі, коли члени групи не зустрічаються віч-на-віч, а представляють відповіді анонімно в серії раундів, поки не буде досягнуто консенсусу або прийнято середнє рішення; 5) «колективно?? я»методика, запобігає всі інтриги серед членів групи, просто усереднюючи індивідуальні оцінки для отримання оцінки колективної.
Автор виявив, що кожна з чотирьох перших методик досягала більш точних результатів, ніж просте усереднення (п'ятий методика), але найкращі результати принесла «диктатура», при якій відсоток помилок був в три рази менше. Характерно, що в кожному разі застосування методу «диктатури», «диктатор» групи змінював своє кінцеве думку в напрямку колективного середнього, тим самим збільшуючи величину помилки. Іншими словами, групи були здатні вибирати «диктаторів», але вони під впливом феномена "огруппленія мислення» та інших факторів групового тиску, швидко ставали «демократами» і тим самим знижували ефективність групової роботи. Результати даного дослідження ще раз звертають увагу на те, що при вирішенні дилеми: «Краще один голова або кілька голів?», слід враховувати, як ті голови з'єднані і взаємодіють.
На ефективність спільної діяльності, всупереч відомим висловом з байки Крилова «Квартет»: «А ви друзі, як не сідайте...», може вплинути і просторова орієнтація учасників групової роботи за робочим столом. За думку дослідників (А. Пиз та ін) проблеми просторової орієнтації учасників ділової взаємодії, розташування учасника «А» по відношенню до учаснику «В» за стандартним прямокутним столом може мати наступні варіанти:
А В-2
В-3 В-4
В-1 - Кутове розташування. Характерно для людей, зайнятих дружньої, невимушеної бесідою. Сприяє контакту очей, вільної жестикуляції. Кут столу служить частковим бар'єром, що дозволяє піти в оборону в разі небезпеки або загрози з боку співрозмовника. Відсутній територіальний поділ столу.
