Общие Положения. По организации кассовой работы в учреждениях ОАО «АСБ Беларусбанк»

ИНСТРУКЦИЯ

по организации кассовой работы в учреждениях ОАО «АСБ Беларусбанк»

 

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по организации кассовой работы в учреждениях ОАО «АСБ Беларусбанк» (далее – Инструкция) разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь и локальными нормативными правовыми актами банка (приложение 1 к настоящей Инструкции).

Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с ценностями для кассовых работников и обязательна для исполнения руководителями (заместителями руководителей, направляющими деятельность служб кассовой работы) учреждений банка, работниками службы кассовой работы, лицами, привлекаемыми к проведению ревизии ценностей, руководителями подразделений учреждений банка.

1.2. В настоящей Инструкции используются термины и их определения согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

1.3. Для осуществления кассового обслуживания клиентов, а также совершения операций с ценностями в учреждениях банка и подразделениях учреждения банка создаются кассовые узлы, устройство и оборудование которых должны соответствовать техническим требованиям на проектирование зданий банков, установленным законодательством Республики Беларусь, и обеспечивать нормальные условия для работы персонала и обслуживания клиентов, а также сохранность ценностей, документов и безопасность работников.

Рабочее место кассового работника (кассовая кабина) должно иметь следующее оснащение:

специально оборудованный кассовый стол с ящиками, имеющими индивидуальные секреты замков (в кассе пересчета – дополнительно оснащенный перегородками, отделяющими одно рабочее место кассового работника от другого; в передвижной кассе (передвижном обменном пункте) – оборудованный системой антивибрационной защиты и приспособлениями для крепления технических средств, позволяющими обеспечить надежную защиту техники от повреждения во время движения);

индивидуальный сейф;

счетно-денежная машина (в необходимых случаях – монетосчетная машина);

средство для транспортировки ценностей (тележка закрытого типа, сумка и др.);

технические средства контроля, средства для упаковки банкнот и монет.

Рекомендуется, чтобы рабочее место кассового работника (кассовая кабина) имело следующее оснащение:

стул поворотный;

калькулятор;

компьютер;

принтер.

В зависимости от выполняемых кассовым работником операций и уровня технической оснащенности его рабочее место может иметь дополнительные технические средства:

переговорное устройство с клиентами;

компьютерно-кассовая система с блоком фискальной памяти, источником бесперебойного питания (типа АРС Back‑UPS) и принтером (для передвижной кассы и передвижного обменного пункта);

система видеонаблюдения.

Дверь кассовой кабины в течение рабочего дня может быть не заперта на замок при нахождении кассового работника на рабочем месте, а также в нерабочее время по окончании рабочего дня.

Все совершаемые в кассовом узле операции с ценностями должны выполняться с максимальным использованием средств автоматизации и механизации.

1.4. Для комплексного обслуживания клиентов и обработки ценностей учреждения банка создают у себя и в подразделениях учреждений банка приходо-расходные кассы, вечерние кассы, кассы пересчета, кассы по подготовке авансов, передвижные кассы, могут устанавливать банкоматы, инфокиоски, платежно-расчетные терминалы в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Целесообразность открытия тех или иных касс, их количество, численность кассовых работников, а также установка банкоматов и терминалов определяются руководителем учреждения банка.

Приказом по учреждению банка определяются:

режим работы касс (продолжительность рабочего дня, периодичность и продолжительность технических и обеденных перерывов);

перечень совершаемых операций (кроме касс, совершающих валютно-обменные операции) в целом по каждому подразделению учреждения банка, предоставив право закрепления перечня совершаемых операций за каждой из касс руководителю подразделения учреждения банка (в ОПЕРУ – руководителю службы кассовой работы), с отражением их на информационных стендах.

1.5. Для оформления операций с ценностями в практической работе используются документы, перечень которых приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции.

Кассовые документы, которыми оформляются те или иные кассовые операции в банке, устанавливаются соответствующим приказом Председателя Правления банка, подготовленным департаментом по работе с ценностями, и согласованным с главным бухгалтером (лицом, его замещающим). Данный приказ доводится до сведения всех учреждений банка и подразделений учреждений банка.

Кассовый документ составляется в количестве экземпляров, достаточном для отражения операции по всем затронутым ею счетам.

Совершение операций по обслуживанию клиентов банка может осуществляться одним кассовым работником с возложением на него обязанностей ответственного исполнителя.

Кассовые работники несут ответственность за своевременное и качественное оформление кассовых документов и достоверность содержащихся в них данных.

Передача кассовых документов между кассовыми работниками и ответственными исполнителями производится в порядке, установленном Инструкцией № 198 [3], Инструкцией № 128.4 [7].

Передача кассовых документов через клиентов, а также выдача клиентам оплаченных и исполненных кассовых документов (экземпляров для банка) запрещаются.

В случае когда рабочие места кассового работника и ответственного исполнителя находятся рядом, при совершении операций по обслуживанию клиентов кассовые документы передаются непосредственно кассовому работнику без регистрации в журнале приема-передачи кассовых документов между ответственным исполнителем и кассовым работником (приложение 4 к настоящей Инструкции). При этом допускается не вырезать талон в расходном кассовом ордере ф. 102, расходном валютном ордере ф. 150.

Кассовые работники должны быть обеспечены образцами подписей соответствующих ответственных исполнителей, обслуживающих организации, при необходимости – образцами подписей ответственных исполнителей служб учреждений банка, уполномоченных оформлять кассовые, внебалансовые документы.

Один комплект распоряжений с образцами подписей кассовых работников отделений, операционного отдела должен находиться в отдельной папке у руководителя отделения, операционного отдела (старшего кассира по смене), в отделении со штатной численностью один работник – у этого работника. Образцы подписей кассовых работников касс, входящих в операционную кассу, должны находиться у руководителя службы кассовой работы учреждения банка. Образцы подписей оформляются согласно требованиям Инструкции № 128.4 [7].

1.6. На информационном стенде у касс по обслуживанию клиентов в учреждениях банка и подразделениях учреждений банка для всеобщего обозрения помещаются перечень признаков платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь (приложение 1 к Инструкции № 211 [2]), перечень признаков платежности банкнот в иностранной валюте (приложение 3 к Инструкции № 116.4 [11]), а также объявление о том, что заявление о недостаче, выявлении неплатежных банкнот и банкнот, имеющих явные признаки подделки, либо банкнот, подлинность которых вызывает сомнение (далее – сомнительные банкноты), не подлежит удовлетворению, если наличные деньги не были пересчитаны клиентом в присутствии уполномоченного для этого представителя учреждения банка, подразделения учреждения банка.

1.7. Для совершения операций с ценностями кассовые работники обеспечиваются ключами от индивидуальных сейфов, металлическими и каучуковыми (полимерными) печатями, одноразовыми пломбирующими материалами, пломбирами, нумераторами и клише с личным кодом кассового работника (далее – клише), кроме того лица, ответственные за сохранность ценностей, дополнительно обеспечиваются ключами от кладовых (хранилищ), металлическими печатями (одноразовыми пломбирующими материалами).

Выдача (возврат) печатей, одноразовых пломбирующих материалов, штампов, пломбиров, ключей от кладовых (хранилищ), нумераторов, клише производится с проставлением в журнале учета печатей, штампов подписи лицом, их получающим.

Выдача одноразовых пломбирующих материалов кассовым работникам производится работником административно-хозяйственной службы в следующем порядке:

в учреждении банка одноразовые пломбирующие материалы выдаются заведующему кассой. Полученные им одноразовые пломбирующие материалы хранятся в его индивидуальном сейфе, закрытом на ключ. При смене, временной смене заведующего кассой прием-передача находящихся у него одноразовых пломбирующих материалов осуществляется с отметкой в акте ревизии ценностей (приложение 5 к настоящей Инструкции), в котором указываются их количество и номера;

в отделении, операционном отделе одноразовые пломбирующие материалы выдаются руководителю отделения, операционного отдела (лицу, его замещающему), в отделениях со штатной численностью один работник – данному кассовому работнику. Полученные ими одноразовые пломбирующие материалы хранятся в их индивидуальных сейфах, закрытых на ключ. В начале каждого рабочего дня (при двухсменном режиме работы – в начале второй смены) одноразовые пломбирующие материалы выдаются заведующему кладовой под роспись в журнале регистрации передачи одноразовых пломбирующих материалов ф. 023. При смене, временной смене руководителя отделения, операционного отдела полученные им одноразовые пломбирующие материалы передаются лицу, его замещающему, по журналу регистрации передачи одноразовых пломбирующих материалов ф. 023. При смене, временной смене кассового работника в отделении со штатной численностью один работник полученные им одноразовые пломбирующие материалы передаются по акту ревизии ценностей, в котором указываются их количество и номера;

для последующей выдачи кассовому работнику обменного пункта, передвижной кассы и передвижного обменного пункта одноразовые пломбирующие материалы выдаются работнику службы кассовой работы, назначенному ответственным за их получение и дальнейшую выдачу кассовым работникам, по журналу регистрации передачи одноразовых пломбирующих материалов ф. 023. В случае смены кассового работника обменного пункта одноразовые пломбирующие материалы передаются по журналу регистрации передачи одноразовых пломбирующих материалов ф. 023, который ведется в обменном пункте.

Реквизиты металлических печатей, используемых для опечатывания кладовых, хранилищ, одноразовых пломбирующих материалов, штампов, пломбиров, нумераторов, клише приведены в разделе 2 Инструкции № 147.4 [9].

Лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники обязаны обеспечивать надлежащее хранение печатей, одноразовых пломбирующих материалов, пломбиров, штампов, нумераторов и клише, ключей от кладовых (хранилищ), индивидуальных сейфов, кассовых кабин, индивидуальных ячеек, исключающее любую возможность использования их иными лицами.

Общие пломбиры, печати, штампы, используемые в обменных пунктах, закрепляются за руководителем (лицом, его замещающим) службы кассовой работы, хранятся в обменных пунктах и передаются в случае смены кассового работника обменного пункта под роспись в книге учета имущества обменного пункта произвольной формы.

При использовании отдельных сейфов, используемых в качестве хранилищ, порядок передачи ключей от них между кассовыми работниками устанавливается приказом по учреждению банка.

1.8. Общие печати, ключи от индивидуальных сейфов и кассовых кабин формируются в комплекты от рабочих мест. Допускается в отдельные комплекты от рабочих мест формировать штампы, не имеющие реквизитов учреждения банка (подразделения учреждения банка), электронные ключи, используемые при совершении операций, ключи тревожной кнопки, возвращающей ее в исходное положение после нажатия, и т.д.

Опись комплектов от рабочих мест касс ОПЕРУ и касс, входящих в операционную кассу учреждения банка, составляется и заверяется руководителем (лицом, его замещающим) службы кассовой работы, в отделении и операционном отделе – руководителем отделения, операционного отдела (лицом, его замещающим), в отделении со штатной численностью один работник – кассовым работником отделения. В описи, которая составляется в электронном виде, указываются полное наименование печатей, штампов, номера ключей.

В начале рабочего дня комплекты от рабочих мест заведующий кассой выдает для работы кассовым работникам под роспись в журнале регистрации передачи печатей, ключей ф. 001. При приеме-передаче комплектов от рабочих мест кассовые работники осуществляют сверку фактического их наличия с данными описи.

В нерабочее время комплекты от рабочих мест хранятся у заведующего кассой на рабочем месте в индивидуальном сейфе, закрытом на ключ.

Допускается по окончании рабочего дня не сдавать полученные комплекты от рабочих мест заведующему кассой в случае, если кассовый работник, получивший их, продолжает работать на этом же рабочем месте на следующий день. При этом кассовый работник должен обеспечить надлежащее хранение в нерабочее время полученного комплекта, исключающее какую-либо возможность использования его другими лицами.

1.9. Передача ценностей, комплекта от хранилища, одноразовых пломбирующих материалов при смене лиц, ответственных за сохранность ценностей, в отделении со штатной численностью один работник и в отделении со штатной численностью два работника, в котором оба работника являются лицами, ответственными за сохранность ценностей, осуществляется по акту ревизии ценностей. Передача комплекта от рабочего места осуществляется по журналу регистрации передачи печатей и ключей ф. 001.

1.10. При повреждении или непригодности к применению ключей от кладовой (хранилища), индивидуальных сейфов и кассовых кабин ключи передаются под роспись в журнале учета печатей, штампов ответственному работнику административно-хозяйственной службы учреждения банка и хранятся у него до проведения их уничтожения.

Ключи уничтожаются комиссией, назначенной руководителем учреждения банка (лицом, его замещающим), о чем составляется акт с указанием номеров и количества ключей.

Дубликаты ключей от сейфов, металлических шкафов, стеллажей, тележек, контейнеров, находящихся внутри кладовой (хранилища), хранятся под ответственностью работника службы кассовой работы в индивидуальном сейфе, закрывающемся на ключ.

1.11. Нахождение в ОПЕРУ, подразделении учреждения банка дубликатов ключей от индивидуальных сейфов и кассовых кабин не допускается. Приказом по учреждению банка определяются лица, ответственные за хранение и выдачу вышеперечисленных дубликатов ключей.

1.12. Все кладовые (хранилища) должны быть пронумерованы путем проставления на них порядковых номеров и иметь дубликаты ключей.

1.12.1. Дубликаты ключей от всех кладовых, хранилищ операционных отделов ЦБУ, в которых отсутствует операционная касса, от сейфов, используемых в качестве хранилищ, с подробной описью помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и опечатываются печатями лиц, ответственных за сохранность ценностей. При отсутствии сургучных печатей упаковка с дубликатами ключей, сдаваемых на хранение, пломбируется пломбирами лиц, ответственных за сохранность ценностей.

В описи проставляются: наименование учреждения банка, дата, количество и номера дубликатов ключей, вложенных в упаковку, фамилия, инициалы и подписи лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Упаковка снабжается ярлыком, на котором проставляются наименование учреждения банка, количество ключей, дата опечатывания упаковки, фамилия и инициалы, подписи лиц, опечатавших упаковку.

Упаковка с дубликатами ключей при сопроводительном письме, подписанном руководителем учреждения банка (заместителем руководителя, направляющим деятельность службы кассовой работы) и лицами, ответственными за сохранность ценностей, сдается на хранение в ближайший банк, учреждение банка, о чем учреждению банка, сдавшему ее на хранение, выдается квитанция ф. 003.

В сопроводительном письме к сдаваемым на хранение дубликатам ключей должно быть указано, что обратная их выдача допускается при наличии письменного требования, подписанного руководителем учреждения банка (заместителем руководителя, направляющим деятельность службы кассовой работы) и лицами, ответственными за сохранность ценностей, заверенного печатью учреждения банка, а также квитанции ф. 003.

Квитанция ф. 003 о сдаче дубликатов ключей на хранение вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранится в сейфе руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы) и учитывается в условной оценке 1 рубль.

При временной смене руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы) квитанция ф. 003 вместе с копиями описи и сопроводительного письма передается лицу, его замещающему, по акту произвольной формы.

Упаковка с дубликатами ключей помещается в кладовую банка, учреждения банка, принявшего дубликаты ключей на хранение, и учитывается в условной оценке 1 рубль.

Выдача дубликатов ключей из мест хранения осуществляется на основании письменного требования учреждения банка, сдавшего дубликаты ключей на хранение, к которому прилагается квитанция ф. 003. На копии письменного требования о выдаче дубликатов ключей из мест их хранения накладывается резолюция руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы), согласно которой квитанция ф. 003 подлежит списанию с внебалансового счета.

1.12.2. Дубликаты ключей от хранилищ отделений и операционных отделов сдаются на хранение в кладовую операционной кассы учреждения банка, в случае отсутствия в ЦБУ операционной кассы – дубликаты ключей от хранилищ отделений, подчиненных данному ЦБУ, сдаются на хранение в хранилище операционного отдела ЦБУ.

Формирование пакета с дубликатами ключей, описи и порядок их сдачи осуществляются согласно требованиям подпункта 1.12.1 настоящей Инструкции.

В отделениях со штатной численностью один работник вложение дубликатов ключей от хранилища в упаковку осуществляется непосредственно в учреждении банка в присутствии заведующего кассой. Заведующий кассой и работник данного отделения подписывают опись и опечатывают (опломбируют) упаковку.

Отделениям, операционным отделам, сдавшим на хранение дубликаты ключей от хранилищ, выдается квитанция ф. 003, которая вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранится у руководителя отделения, операционного отдела (лица, его замещающего), в отделении со штатной численностью один работник – у данного работника в индивидуальном сейфе и учитывается в условной оценке 1 рубль.

При временной смене руководителя отделения, операционного отдела, в отделении со штатной численностью один работник – данного работника квитанция ф. 003 передается лицу, его замещающему, по акту произвольной формы.

Выдача дубликатов ключей из мест хранения осуществляется на основании письменного требования отделения, операционного отдела, сдавшего дубликаты ключей на хранение, к которому прилагается квитанция ф. 003. Требование, заверенное печатью отделения, операционного отдела, подписывается руководителем отделения, операционного отдела (лицом, его замещающим) и лицами, ответственными за сохранность ценностей, в отделении со штатной численностью один работник – этим работником.

Одновременно с выдачей ключей из мест хранения квитанция ф. 003 списывается с внебалансового счета.

1.12.3. Дубликаты ключей от хранилищ обменных пунктов, в которых в нерабочее время хранится минимальный остаток ценностей, сдаются на хранение в кладовую учреждения банка, в случае отсутствия в ЦБУ операционной кассы – в хранилище операционного отдела ЦБУ.

Приказом по учреждению банка на одного из работников службы кассовой работы возлагается ответственность за формирование упаковки с дубликатами ключей от хранилища обменного пункта. Формирование упаковки осуществляется в соответствии с требованиями подпункта 1.12.1 настоящей Инструкции непосредственно в учреждении банка в присутствии заведующего кассой. Упаковка с дубликатами ключей опечатывается (опломбируется) лицами, осуществляющими формирование упаковки. На ярлыке к упаковке проставляются подписи вышеуказанных лиц.

Квитанция ф. 003 вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранится у работника службы кассовой работы, ответственного за формирование упаковки с дубликатами ключей, в индивидуальном сейфе, закрывающемся на ключ.

1.13. Дубликаты ключей от кладовых, хранилищ операционных отделов ЦБУ, в которых отсутствует операционная касса, сейфов, используемых в качестве хранилищ, могут храниться у руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы), если он не является лицом, ответственным за сохранность ценностей. Формирование упаковки и описи к ней осуществляется согласно требованиям подпункта 1.12.1 настоящей Инструкции. В сопроводительном письме, подписанном руководителем службы кассовой работы (начальником операционного отдела ЦБУ), должно быть указано, что обратная их выдача допускается при наличии письменного требования, подписанного руководителем службы кассовой работы, начальником операционного отдела ЦБУ (лицами, их замещающими) и лицами, ответственными за сохранность ценностей, с приложением расписки.

Руководитель учреждения банка (заместитель руководителя, направляющий деятельность службы кассовой работы), принявший упаковку с дубликатами ключей на хранение, выдает руководителю службы кассовой работы (руководителю операционного отдела ЦБУ) расписку в получении дубликатов ключей, которая вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранится у вышеуказанных лиц в индивидуальном сейфе, закрывающемся на ключ. При временном отсутствии лица, принявшего расписку на хранение, расписка вместе с копиями описи и сопроводительного письма передается лицу, его замещающему, по акту произвольной формы.

Изъятие дубликатов ключей производится на основании письменного требования, подписанного вышеуказанными лицами и лицами, ответственными за сохранность ценностей, с приложением расписки. При временном отсутствии лица, принявшего дубликаты ключей на хранение, упаковка с дубликатами ключей передается лицу, его замещающему, по акту произвольной формы.

1.14. Изъятие дубликатов ключей от кладовых (хранилищ) из мест хранения производится:

в случаях поломки или утраты первого экземпляра ключа, замены сейфа, при ревизиях, связанных со сменой лиц, ответственных за сохранность ценностей, или руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы), принявшего дубликаты ключей на хранение;

в случае смены руководителя отделения, операционного отдела, а также при необходимости при ревизиях, проверках, производимых вышестоящим учреждением банка.

Учет ценностей и документов на внебалансовых счетах осуществляется в соответствии с требованиями Особенностей № 59.3 [17].

1.15. Правила обработки денежной наличности с использованием счетно-денежной техники различных типов систем обработки банкнот утверждаются директором (лицом, его замещающим) департамента по работе с ценностями и размещаются на сайте департамента по работе с ценностями.

1.16. Приказом по учреждению банка назначаются ответственные лица службы кассовой работы и подразделений учреждения банка, осуществляющие контроль за выполнением утвержденных Правлением банка показателей Прогнозного баланса по остаткам касс. Ежеквартально ответственный исполнитель службы кассовой работы распределяет по подразделениям учреждения банка показатели Прогнозного баланса по остаткам касс. Показатели утверждаются руководителем учреждения банка (заместителем руководителя, направляющим деятельность службы кассовой работы), и дово­дятся до подразделений учреждения банка. Учет фактических превышений доведенных показателей Прогнозного баланса по остаткам касс ведется в учреждении банка ежедневно в журнале учета выполнения показателей Прогнозного баланса по остаткам касс (приложение 6 к настоящей Инструкции), который ведется в электронном виде.

Учреждения банка должны обеспечивать выполнение доведенных показателей Прогнозного баланса по остаткам касс как на отчетную дату, так и ежедневно в течение отчетного периода.

В случае превышения утвержденных показателей Прогнозного баланса ответственное лицо в подразделении учреждения банка на следующий рабочий день представляет в учреждение банка объяснительную записку на имя руководителя учреждения банка (заместителя руководителя, направляющего деятельность службы кассовой работы) с указанием причин сложившихся превышений, которая подлежит рассмотрению в трехдневный срок.

1.17. Бухгалтерский учет кассовых операций осуществляется в соответствии с приложением 7 к настоящей инструкции.