Отчет является средством для представления информации из БД в виде печатного документа. Для работы с отчетами нужно перейти на страничку Отчеты нажатием кнопки Отчеты.
Создание отчета с помощью Мастера. Для создания отчета нужно:
1. Нажать кнопку Создать и задатьспособ создания Мастер отчетов, нажать ОК ( или Создание отчета с помощью мастера).
2. В открывшемся окне в поле Таблицы/Запросы выбрать нужную таблицу или запрос, на основе которого будет построен отчет. В поле Выбранные поля перенести те поля, которые нужно отобразить в отчете (используя кнопку со стрелкой или с двумя стрелками).
3. Если в отчет необходимо включить поля из нескольких таблиц повторить п.2. Нажать кнопку Далее>.
4. Если включены поля из нескольких таблиц – выбрать тип представления данных в отчете. Нажать кнопку Далее>.
5. Добавить (если нужно) дополнительные поля для группировки записей. Нажать кнопку Далее>.
6. Задать условия сортировки строк в области данных отчета. Если необходимо, то, нажав кнопку Итоги, можно применить групповые операции для числовых данных установив флажки для выбранных функций. Нажать ОК, а затем Далее>.
7. Выбрать макет и ориентацию страницы отчета. Нажать Далее>.
8. Выбрать стиль отчета. Нажать кнопку Далее>.
9. Задать имя отчета (которое также будет и заголовком отчета), установить переключатель Просмотреть отчет и нажать Готово.
Создание отчета с помощью Конструктора. Если отчет включает поля из нескольких таблиц, то предварительно нужно построить запрос, включающий эти поля.
Для создания отчета нужно:
1. Нажать кнопку Создать и задатьспособ создания Конструктор, установить источник данных для отчета, нажать ОК.
2. Откроется окно конструктора с пустой областью верхнего и нижнего колонтитула, областью данных, будет выведена Панель элементов (или можно ее открыть по команде Вид/Панель элементов) и список полей источника данных (список полей можно открыть по команде Вид/Список полей или щелкнув по кнопке Список полей на панели инструментов).
3. Выполнить команду Вид/Заголовок/примечание отчета для отображения области заголовка и примечания. Ввести заголовок отчета с помощью элемента управления Надпись.
4. В области данных разместить поля перетягиванием из Списка полей, располагая их в строку. При этом поле нужно оставить в области данных, а подпись поля переместить в область Верхнего колонтитула (шапка отчета), для чего надо выделить подпись, вырезать и вставить в область верхнего колонтитула, выровнять над полями или создать названия полей с помощью элемента управления Надпись.
5. В области нижнего колонтитула можно разместить номер страницы, дату (команда Вставка/Номера страниц или Дата и время).
6. В области Примечания отчета можно разместить итоги для всего отчета (разместить элемент управления Поле, вызвать его Свойства, на вкладке Данные в поле Данные вызвать Построитель выражений …, построить выражение, закрыть окно Свойств, задать для выражения Надпись).
7. Перейти в режим предварительного просмотра (Вид/ Предварительный просмотр).
8. Закрыть отчет, на запрос о сохранении ответить Да.
Отчеты с промежуточными полями. Иногда в отчете нужно вычислять промежуточные итоги. Тогда последовательность действий лишь немного отличается от описанной выше.
1. Нажать кнопку Создать и задать способ создания Конструктор. Установить источник данных для отчета, нажать ОК.
2. Откроется окно конструктора с пустой областью верхнего и нижнего колонтитула, областью данных, будет выведена Панель элементов и список полей источника данных.
3. Выполнить команду Вид/Заголовок/примечание отчета для отображения области заголовка и примечания. Ввести заголовок отчета с помощью элемента управления Надпись.
4. Выполнить команду Вид/Сортировка и группировка. В открывшемся окне в столбце Поле/Выражение указать поле, по которому будет произведена группировка записей (в нашем примере Фамилия). В свойствах группы в полях Заголовок группы и Примечание группы установить значения Да. Закрыть окно
5. В области данных разместить поля перетягиванием из Списка полей, располагая их в строку. При этом поле нужно оставить в области данных, а подпись поля переместить в область Верхнего колонтитула. В области заголовка группы разместить поле, которое группирует данные в группы.
6. В области нижнего колонтитула можно разместить номер страницы, дату (команда Вставка/Номера страниц или Дата и время).
7. В области Примечания отчета можно разместить итоги для всего отчета (разместить элемент управления Поле, вызвать его Свойства, на вкладке Данные в поле Данные вызвать Построитель выражений …, построить выражение, закрыть окно Свойств, задать для выражения Надпись). В области Примечания группы можно создать поле, содержащее выражение.
8. Перейти в режим предварительного просмотра (Вид/ Предварительный просмотр).
9. Закрыть отчет, на запрос о сохранении ответить Да.
Для распечатки отчета нужно выполнить команду Файл/Печать.
