Державна реєстрація суб’єктів господарювання здійснюється на підставі Закону України „Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців” від 15 травня 2003 року.
Відповідно до ст. 5 цього закону державна реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців проводиться державним реєстратором виключно у виконавчому комітеті міської ради міста обласного значення або у районній, районній у містах Києві та Севастополі державній адміністрації за місцезнаходженням юридичної особи або за місцем проживання фізичної особи- підприємця.
Це законодавче положення означає:
1) якщо засновник (засновники) здійснюють державну реєстрацію суб’єкта господарювання у місті обласного значення, то органом державної реєстрації виступатиме виконавчий комітет міської ради міста обласного значення;
2) якщо засновник (засновники) здійснюють державну реєстрацію суб’єкта господарювання у містах Києві та Севастополі, то органом державної реєстрації виступатиме района у містах Києві та Севастополі державна адміністрація;
3) якщо засновник (засновники) здійснюють державну реєстрацію суб’єкта господарювання в іншому населенному пункті України, то органом державної реєстрації виступатиме района державна адміністрація.
Для проведення державної реєстрації юридичної особи-суб’єкта господарювання засновник (засновники) або уповноважена ними особа повинні особисто подати державному реєстратору (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) такі документи:
1) заповнену реєстраційну картку на проведення державної реєстрації юридичної особи, яка виконує роль заяви;
2) примірник оригіналу або нотаріально посвідчену копію рішення засновників або уповноваженого ними органу про створення юридичної особи у випадках, передбачених законом;
3) два примірники установчих документів;
4) документ, що засвідчує внесення реєстраційного збору за проведення державної реєстрації юридичної особи (розмір реєстраційного збору за реєстрацію юридичних осіб становить 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).
У разі державної реєстрації юридичної особи, для якої законом встановлено вимоги щодо формування статутного фонду, крім документів, перелічених вище, додатково подається документ, що підтверджує внесення засновником (засновниками) вкладу (вкладів) до статутного фонду юридичної особи в розмірі, який встановлено законом. Якщо законом не встановлено мінімальний розмір статутного фонду юридичної особи- суб’єкта господарювання, такі документи не подаються.
У державній реєстрації юридичної особи-суб’єкта господарювання може бути відмовлено з таких підстав:
1) невідповідність відомостей, які вказані в реєстраційній картці, відомостям, що містяться у документах, поданих для державної реєстрації;
2) невідповідність установчих документів вимогам, встановленим законом;
3) порушення порядку створення юридичної особи, встановленого законом, зокрема:
- наявність обмежень на зайняття відповідних посад, встановлених законом щодо осіб, які зазначені як посадові особи органу управління юридичної особи;
- невідповідність відомостей про засновників (учасників) юридичної особи відомостям щодо них, які містяться в Єдиному державному реєстрі;
- засновником (учасником) юридичної особи є юридична особа щодо якої прийнято рішення про її припинення;
- наявність в Єдиному державному реєстрі найменування, що є тотожне найменуванню юридичної особи, яка має намір зареєструватися;
- використання у найменуванні юридичної особи приватного права повного чи скороченого найменування органу державної влади, або органу місцевого самоврядування, або похідних від цих найменувань, або історичного державного найменування, перелік яких встановлюється Кабінетом Міністрів України.
