Обработка аналитических данных требует выполнения большого объема разнообразных вычислений, построения группировок, графического и табличного представления показателей. Применение ЭВМ повышает эффективность аналитической работы. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями, постановки и решения новых многомерных задач экономического анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами, эффективного и безопасного хранения и доступа к информации.
К автоматизированным системам обработки экономической информации предъявляют следующие основные системные требования:
1. Стандартизация и унификация:
· единообразие форм представления информации, а также учета, контроля и хранения документов;
· единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач;
· единый порядок документирования, сопровождения и модификации;
· система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.
2. Адаптивность системы (без программирования) в соответствии с платформой (вычислительная или операционная система), совместимость с другими информационными системами и между функциональными блоками самой автоматизированной системой обработки экономической информации.
3. Настраиваемость системы:
· функциональных возможностей;
· интерфейсов пользователей в распределенной структуре.
4. Модульность и открытость как информационной системы в целом, так и отдельных ее компонентов. Кроме того, должен присутствовать пользовательский инструментарий для развития системы.
5. Переносимость на другие платформы, мобильность.
6. Надежность, защищенность, безопасность:
· авторизация и контроль доступа в систему для проведения отдельных операций и документооборота;
· множественность уровней защиты.
Система также должна удовлетворять и таким дополнительным требованиям, как:
1. Возможность работы в сетях с большими объемами данных.
2. Функционирование в режиме реального времени.
3. Поддержка пакетного режима и диалогового режима.
4. Возможность обработки информации на нескольких персональных компьютерах.
5. Дружественный пользовательский интерфейс для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы).
6. Возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.
Наиболее эффективная организационная форма использования ПЭВМ — создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ). В рамках АРМ аналитика весь информационный фонд предприятия функционирует в форме базы данных, включающей фактические, плановые, нормативные показатели фирмы; методы и методики расчетов показателей. При этом будет сформирована единая информационная сеть, позволяющая эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации.
База данных должна удовлетворять следующим требованиям:
· содержать минимально необходимые, но достаточные данные для решения аналитических и других управленческих задач;
· допускать расширение данных и подключение новых файлов без изменения программы обработки данных;
· предусматривать минимальное дублирование показателей и исключать противоречия в информации.
Рассчитывают данные с помощью сервисных программ, позволяющих строить графики, диаграммы, таблицы и вести в них расчет показателей. Компьютер и операционная система являются вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы. Прикладное программное обеспечение можно разделить на две группы: базовое (общесистемное) и профессионального назначения.
Для проведения углубленного анализа отдельных вопросов применяют функциональное программное обеспечение, т.е. использование конкретных программ. Например, программа «Статистика 6.0», «1С Бухгалтерия, версия 8.0», «ВС-бухгалтерия», «Бизнес-план», «Оценка финансового положения фирмы» и др.
Одним из основных методов экономического анализа на ЭВМ является экономико-математическое моделирование. Технологический процесс обработки данных — это совокупность методов и средств, организованных в логическую последовательность этапов обработки и выдачи информации пользователю для решения экономических задач. Технологический процесс обработки данных проходит несколько этапов.
Регистрация данных — фиксирование сведений на материальный носитель. Сбор данных — получение сведений от источников информации. Передача данных — перенесение сведений от источников к получателю. Ввод данных в ЭВМ — перевод сведений в память ЭВМ. Обработка данных — совокупность логических и арифметических операций по преобразованию данных в информацию, обеспечивающую решение задачи пользователя. Поиск данных — совокупность логических операций по отбору необходимых сведений из базы данных по запросу пользователя. Хранение данных — размещение сведений на материальном носителе и поддержание их в работоспособном состоянии. Актуализация данных — обновление сведений добавлением в единицу информации вновь полученных данных. Корректировка данных — исправление ошибочных сведений в определенной единице информации. Вывод данных из ЭВМ — перемещение данных из памяти ЭВМ на устройство представления данных, находящихся вне ЭВМ. Отображение данных — представление сведений в удобной для восприятия человеком форме. Копирование данных — операция по идентичному воспроизведению данных. Тиражирование данных — воспроизведение данных в определенном количестве идентичных экземплярах.
Достоверность и полнота информации в автоматизированной информационной системе обеспечивает целый комплекс методов защиты: аппаратных, программных, организационных, комбинированных и др.
По уровню применения технических средств методы контроля достоверности информации можно разделить на следующие основные категории:
· ручной, или визуальный, способ — проверка правильности данных без применения каких-либо технических средств;
· механизированный способ — применение вспомогательных технических устройств, например калькуляторов, для подсчета контрольных сумм;
· автоматизированный метод контроля — диагностика правильности данных по средствам соответствующих программных модулей;
· автоматический метод — программное выявление ошибочного данного, определение его реального значения и последующей замены в памяти ЭВМ.
Для обеспечения оперативности, объективности и достоверности результатов анализа, устранения повторного счета должна быть создана на предприятии единая сеть аналитического исследования финансово-хозяйственной деятельности фирмы. Создание АРМ аналитика, бухгалтера, экономиста, финансиста, маркетолога позволяет рассчитывать экономическую задачу с любой стадии (этапа), вносить необходимые коррективы и при этом затрачивать минимум времени на обработку и пересчет показателей, а также обеспечивать прозрачность расчетов, формирование финансовых результатов и использования прибыли.
Для углубленного анализа рекомендуем выделять следующие разделы (блоки) на ЭВМ:
· анализ организационно-технического уровня производства;
· анализ объема и качества продукции (производства и продажи);
· анализ использования основных фондов и работы оборудования;
· анализ использования материальных ресурсов;
· анализ использования труда и заработной платы;
· анализ себестоимости продукции;
· анализ прибыли и рентабельности;
· анализ финансового состояния;
· комплексная оценка хозяйственной деятельности.
Пользователь может переходить при анализе от одного раздела к другому в различной последовательности исходя из производственной потребности.
В условиях АРМ аналитические задачи решает сам пользователь, который лично контролирует все стадии процесса обработки экономической информации, может оценить полученные результаты, грамотно использовать их для принятия управленческого решения.
