Организация экономического анализа хозяйственной деятельности на предприятии должна иметь научный характер, обоснованное распределение обязанностей между отдельными исполнителями, унифицирована и эффективна.
Унификация работы предполагает создание таких методик, которые бы включали заполнение специально разработанных таблиц в зависимости от специфических особенностей внутрихозяйственных подразделений и отраслей, но в совокупности могли дать комплексную оценку финансово-экономических результатов деятельности фирмы.
Аналитическую работу на предприятии подразделяют на следующие организационные этапы:
1. Выделение субъектов и объектов, цели и задач анализа и распределение обязанностей между отдельными исполнителями.
2. Планирование аналитической работы.
3. Информационное и методическое обеспечение экономического анализа.
4. Аналитическая обработка данных.
5. Оформление результатов анализа.
6. Контроль за внедрением в производство предложений и рекомендаций.
Планируют аналитическую работу на основе разработки комплексного и тематических планов.
Комплексный план по содержанию — календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем кроме целей и задач анализа перечисляют вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяют время изучения каждого вопроса, субъекты анализа, отражают схему аналитического документооборота, срок, адрес поступления каждого документа и его содержание.
Тематические планы предназначены для проведения анализа по отдельным вопросам темы, которые требуют углубленного изучения.
Аналитическую работу на крупных предприятиях возглавляет, как правило, главный экономист, на средних и малых предприятиях — главный бухгалтер. В отдельное структурное звено может быть выделена группа экономического анализа.
Приведем пример организации аналитической работы в малом предприятии ООО ВК «КраснодарЭкспо. Выставки. Ярмарки» г. Краснодара.
Организация, планирование и основное исполнение аналитической работы возложены на департамент экономики и финансов. Структура департамента экономики и финансов является линейной, т.е. все работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру, который, в свою очередь, подчиняется директору департамента. Таким образом, планированием аналитической работы и анализом производственной деятельности занимаются главный бухгалтер и директор департамента.
В компании разработана система бюджетирования, которая является основополагающей моделью для обобщения и анализа финансовых и экономических показателей, основанной на бухгалтерской и управленческой информации.
При проведении аналитической работы в данной организации можно выделить три основных этапа: планирование, мониторинг и анализ.
На первом этапе руководители департаментов составляют бюджет по каждому выставочному мероприятию в доходной и расходной части. Бюджеты сдают на рассмотрение и утверждение директору департамента экономики и финансов. В течение всего выставочного периода необходимо подтвердить экономическую обоснованность доходов и расходов на проведение выставочного мероприятия «концепцией», в которой также раскрывается сущность выставки, ее актуальность, проблемы, креативные решения по ее реализации.
На втором этапе проводят тщательный контроль плановых показателей. В случае если бюджет выставки утвержден, то он ложится в основу всех операций по организации и проведению выставочного мероприятия, т.е. расходная часть не может превышать сумму расходов, заложенную в бюджет, а доходная часть не может быть ниже плановой. Суммы, заложенные в бюджет, рассчитывают с учетом рыночной стоимости услуг, материалов, влияние внешних факторов на проведение выставочного мероприятия (инфляция и др.). В течение всего выставочного периода ведется мониторинг как расходной, так и доходной частей бюджетов, что приводит к систематизации и своевременному поступлению и расходу денежных потоков.
Для третьего этапа характерен постоянный анализ плановых показателей в течение всего периода, с момента утверждения бюджета и до конечного результата по итогам проведения выставочного мероприятия.
По средствам программного продукта «1С — бухгалтерия» руководители подразделений могут в любое время или по необходимости иметь необходимые сведения, касающиеся того или иного проекта на текущую дату, но не более чем это позволяет интерфейс.
Основную часть аналитической работы проводит бухгалтерия, дорабатывая и дополняя информацию, поступающую с подразделений. Департамент экономики и финансов готовит информацию как для внутренних пользователей с акцентом на финансовые показатели, так и для внешних пользователей с учетом действующего законодательства.
Обобщенные результаты анализа в электронном виде регулярно предоставляют руководителю департамента экономики и финансов и по запросу генеральному директору. По необходимости руководителям предоставляют результаты детального анализа интересующих вопросов. Директор департамента экономики и финансов дорабатывает результаты анализа в целом по компании с учетом всех показателей и предоставляет их непосредственно генеральному директору, который принимает окончательные управленческие решения по дальнейшему развитию фирмы.
Рассматривая распределение задач аналитической работы по специалистам и отделам организации, можно выделить следующее.
Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность работы, повышение качества продукции, внедрение новой технологии, организационный уровень производства.
Отдел сбыта и маркетинга изучает выполнение договорных обязательств и планов поставок продукции потребителям по объему, срокам, качеству, спрос и платежеспособность покупателей, состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.
Отдел бухгалтерского учета и отчетности анализирует издержки производства и продаж, себестоимость продукции, величину прибыли, финансовое состояние предприятия, ликвидность и устойчивость фирмы.
Аудиторская служба наряду с оказанием консультационной помощи в части правильной организации бухгалтерского учета и его соответствия международным стандартам проверяет обоснованность составленного бизнес-плана, соответствие совершенных финансово-хозяйственных операций нормативным актам, правильность налогообложения. Особое внимание уделяют анализу финансового состояния организации, оценивают реальность статей бухгалтерского баланса, показателей формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках».
Планово-экономический отдел составляет план-прогноз (бизнес-плана) и контролирует его выполнение, составляет методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.
Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога и др.).
Вневедомственный анализ выполняют статистические, финансовые органы, налоговые инспекции, аудиторские фирмы, банки, инвесторы, научно-исследовательские институты.
Например, статистические органы обобщают и анализируют статистическую отчетность и представляют результаты в соответствующие министерства и ведомства для практического использования. Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в госбюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия (платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.).
