Перечислите показатели анализа и контроля затрат по проекту

 

Тема 4. Управление закупками и контракты (4 уч. часа)

План

1.Место закупок и поставок в проектом цикле.

2. Планирование и контроль поставок.

3.Подрядные торги, организация, оформление документации, права участников торгов.

Список рекомендованной литературы:

1.Управление инвестициями. В 2-х томах, т. 2./ Шеремет В. В. и др.- М.: Высшая школа, 1998. - с.198-246.

2. И.И. Мазур, В.Д Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. Управление проектами: Учебник для вузов/под общей редакцией И.И. Мазура. - М.: Экономика, 2001. - с.436-470.

3. Тарасюк Управління проектами. К.: 2004. - с.

Мини-лексикон (ключевые слова):закупки, виды закупок, местозакупок и поставок в проектном цикле, структура этапов материально-технического обеспечения проектов, поставки, планирование поставок, подрядные торги, объект и субъект подрядных торгов,участник торгов, заказчик, подрядчик, тендерный комитет, оферент, тендерная документация, процедуры закупки, виды торгов, функции основных участников торгов

 

Реализация инвестиционного проекта сводится к серии взаимосвязанных и скоординированных закупок ресурсов проекта, в том числе машин, оборудования, материалов, лицензий и ноу-хау, строительных, монтажных, пусконаладочных работ, консультационных услуг по разработке проектной документации, проведению торгов, надзору за работами, подготовке персонала и пр.

Закупки рассматриваются как способ обеспечения ресурсами, как этап жизненного цикла проекта. На рис. 4.1 показано место закупок и поставок в проектном цикле.

Различают: закупки работ (Procurement of works); закупки материалов (Procurement of goods); закупки оборудования (Procurement of equipment); закупки услуг (Procurement of services); закупки (использование услуг) консультантов проекта (Procurement of consultants).

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта – обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

- закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; - поставки на место производства работ.

 

 

Предварительный

анализ возможностей

потенциальных

поставщиков Поставки

 

Рабочий Подготовка Заявки от Проведение торгов Размещение заказов Выполнение проект спецификаций участников и принятие подписание работ

торгов решения контрактов

о присуждении с победителями

контракта торгов Контроль

Подготовка контрактной документации поставки

Закупки Поставки

 

Рис. 4.1. Место закупок и поставок в проектном цикле

Структура этапов материально-технического обеспечения проектов сводится к следующим шагам: 1. подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин, механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг. 2. планирование и организация процесса закупок. 3. изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками. 4. предварительный отбор участников торгов. 5. подготовка документов для торгов. 6. проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги. 7. размещение заказа, включая переговоры о поставках. 8. контроль за поставками (своевременность, комплексность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений. 9. разрешение конфликтов. 10..взаиморасчеты. 11. наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов. 12. организация бухгалтерского учета. 13. доставка, приемка и хранение товаров. 14. учет и контроль доставки.

Последние четыре позиции выделяют в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные работы относят к закупкам. Такое деление связано с тем, что закупки осуществляет заказчик, а поставки – подрядчик.

Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы: каендарный план производства строительно-монтажных работ на объектах (сетевые графики, циклограмма); календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задание по окончании этапов строительно-монтажных работ; годовой план закупок ресурсов; годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций; договоры и сертификации; нормативно-технологическая документация по материально-техническому снабжению и комплектации; информация о ходе выполнения плана строительно-монтажных работ за период, предшествующий планируемому; информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому; информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому; информация о движении остатков строительных материалов; производственно-технические нормы расхода строительных материалов; нормы производственных запасов.

На основании календарной заявки графика и нормативно-технической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная объектная потребность является основой для разработки квартальных заказов для проекта.

Подрядные торги – это способ закупки товаров, размещения заказов и выдачи подрядов, при котором выбор подрядчика (поставщика) производится на конкурсной основе.

Объект торгов – производственный или непроизводственный объект, к которому относится предмет торгов.

Предмет торгов – конкретные виды работ и услуг, по которым проводятся торги. В качестве предмета торгов могут выступать подряды на:

- строительство, реконструкцию и капитальный ремонт предприятий, зданий, сооружений производственного и непроизводственного назначения, в т.ч. на условиях «под ключ»;

- выполнение комплексов строительных и монтажных работ и их отдельных видов;

- выполнение комплексов пусконаладочных работ, инженерно-изыскательские работы;

- разработку ТЭО;

- проектирование;

- управление проектом;

- поставку комплектного технологического оборудования, в т.ч. на условиях «под ключ»;

- прочие поставки и услуги, в т.ч. услуги консультантов.

Участник торгов – лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, проведении и утверждении результатов торгов.

Основными участниками торгов являются:

- заказчик – лицо, для которого строится, реконструируется или оснащается объект торгов;

- организатор торгов – лицо, которому заказчик поручил проведение торгов;

- тендерный комитет – постоянный или временный орган, созданный заказчиком или организатором для организации и проведения торгов;

- претендент – организация, фирма, консорциум (отечественный или международный), под чьим именем подана заявка;

- оферент – претендент, приславший тендерное предложение (оферту), подкрепленное банковской гарантией и содержащее его согласие участвовать в торгах на условиях, изложенных в тендерной документации.

В отдельных процедурах торгов могут принимать участие инженерно-консалтинговые фирмы, кредитно-финансовые учреждения, межведомственные комиссии по подрядным торгам, Министерство архитектуры, строительства и жилищной политики Украины и др. организации.

Тендерная документация – комплект документации, содержащий исходную информацию о технологических, коммерческих, организационных и др. характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов.

Опросник – документ, содержащий сведения об основных критериях предварительной квалификации, предъявленных к претенденту.

Оферта – предложение заключить договор в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.

Альтернативное предложение – предложение, предоставляемое одновременно с основным и содержащее отличающиеся от основного предложения условия.

Работы – различного рода и содержания строительно-монтажные и ремонтные работы (строительство производственного помещения, ремонт кровли, возведение плотины, строительство автодороги, железнодорожного моста и др.).

Процедуры закупки – различного рода процедуры (последовательность действий, оформленная документально), применяемые при размещении заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг. К процедурам относят: предварительный отбор; открытый конкурс; закрытый конкурс; двухэтапный конкурс; запрос котировок; закупку из единственного источника.

С целью подготовки и проведения торгов заказчик (или организатор торгов) формирует тендерный комитет, привлекая собственных специалистов, представителей научно-исследовательских и др. организаций, отдельных консультантов и экспертов на основании заключенных с ними договоров в соответствии с действующим законодательством.

Тендерный комитет самостоятельно разрабатывает регламент своей работы, руководствуясь следующими нормативно-правовыми документами:

- законами Украины;- Указами Президента Украины; - постановлениями правительства Украины; - нормативными документами министерств и ведомств Украины; - территориальными нормативными документами субъектов Украины.

Функции основных участников торгов: заказчика, организатора, тендерного комитета.

Заказчик:

принимает решение о проведении подрядных торгов; определяет лицо, которое будет выполнять функции организатора торгов; контролирует работу организатора торгов и участвует в работе тендерного комитета через своего представителя; устанавливает окончательные условия договора и заключает его с победителем торгов.

Организатор торгов:

подготавливает документы для объявления торгов, осуществляет публикацию объявления и рассылку документов; формирует тендерный комитет; направляет и контролирует деятельность тендерного комитета и привлекаемых инженерно-консалтинговых фирм по подготовке тендерной или другой необходимой документации; утверждает результаты торгов; рассматривает апелляции на решения тендерного комитета; ликвидирует тендерный комитет; несет все расходы по подготовке и проведению торгов.

Тендерный комитет:

проводит сбор заявок на участие в торгах, на предварительную квалификацию; проводит предварительную квалификацию претендентов; организует разработку и распространение тендерной документации и решает вопросы изменения этой документации и процедур;

- проводит ознакомление претендентов с тендерной документацией и дает необходимые разъяснения; обеспечивает сбор, хранение и оценку представленных оферт; осуществляет процедуры торгов и ее оформления; определяет победителя или принимает иное решение по результатам торгов и представляет их на утверждение; публикует в средствах массовой информации отчет о результатах торгов.

Вопросы для самопроверки:

1.Дайте определение - закупки.

2. Какие виды закупок Вы знаете?

3. На каком этапе жизненного цикла проекта проводят закупки и поставки?

4. Охарактеризуйте структуру этапов материально-технического обеспечения проектов.

5. Дайте определение поставки.

6. Охарактеризуйте содержание – планирование поставок, какая документация при этом разрабатывается?

7. Что такое подрядные торги, с какой целью их проводят?

8. Охарактеризуйте объект и субъект подрядных торгов.

9. Назовите основных участников торгов.

10. Назовите функции тендерного комитета.

Тема 5. Координация проекта (4 уч. часа)

План

1. Организация управления проектами.

2. Формы организации управления проектами: функциональная, матричная, проектная, их особенности.

3. Контроль и регулирование проекта.

4. Управление изменениями.

Список рекомендованной литературы:

1.Управление инвестициями. В 2-х томах, т. 2./ Шеремет В. В. и др.-М.: Высшая школа, 1998. - с. 279 - 308.

2. И.И. Мазур, В.Д Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. Управление проектами: Учебник для вузов/под общей редакцией И.И. Мазура. - М.: Экономика, 2001. - с.98-148.

3. Тарасюк Управління проектами. - К.: 2004. с.

Мини-лексикон (ключевые слова):цели организации управления проектом,принципы организации проекта, формы организации управления проектами, организационный континуум, цель и содержание контроля проекта, принципы построения системы контроля

 

Цели организации управления проектом включают:

· обеспечение взаимодействия;

· разделение ролей и ответственности;

· определение ответственности за принятие решений;

· обеспечение эффективного распределения информации;

· обеспечение гибкости использования ресурсов.

Для обеспечения эффективного взаимодействия необходимо:

· обеспечить взаимодействие между менеджером проекта и функциональным руководством, см. рис. 5.3.

· установить правила формального взаимодействия между участниками проекта (матрица).

В рамках проекта взаимодействуют различные организации и отдельные исполнители:

- внутренние и внешние пользователи результатов проекта; - внутренние и внешние поставщики ресурсов;- внутренние функциональные отделы, например, финансовый, бухгалтерия, экономический, плановый, технический и др.

Для обеспечения их эффективного взаимодействия должно быть четко определено:

· кто должен принимать то или иное решение;

· кто выполняет ту или иную работу;

· кто несет ответственность за те или иные управленческие функции;

· кто получает ту или иную информацию.

Организация проекта должна позволять привлекать различные ресурсы на разных стадиях проекта в соответствии со следующими тремя принципами:

· обеспечить наиболее квалифицированных для данного вида работ специалистов;

· привлекать исполнителей в команду проекта только на период, когда их квалификация необходима;

· обеспечить точное описание задания для привлекаемых специалистов.

Существуют следующие основные формы организации управления проектами: матричная, проектная, функциональная. Организационный континуум приведен на рис. 5.1. Особенности матричной структуры приведены на рис. 5.2. Взаимосвязь матричной и функциональной структур в управлении проектами приведен на рис. 5.3.

Рис. 5.1. Организационный континуум

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают:

- наличие четких планов. - наличие ясной системы отчетности. - наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. - наличие эффективной системы регулирования.

В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решают задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам, времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта представлена на рис. 5.4.

 

,

Рис. 5.2.Матричная организация и матричный бюджет

В процессе контроля можно выделить три основных шага:

1. Отслеживание фактического состояния работ – сбор и документирование фактических данных;

2. Анализ результатов и измерение прогресса – оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными;

3.. Корректирующие действия - планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию соответствий.

Пять основных возможных вариантов действий чаще всего используют в случае отклонения проекта от плана: 1 найти альтернативное решение. 2. пересмотр стоимости. 3. пересмотр планов. 4.пересмотр содержания работ. 5. прекращение проекта.

ИЗМЕНЕНИЯ, РИСКИ, ПРОБЛЕМЫ

 

Рис.5.4. Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта