Письмо-подтверждение

Виды деловых писем

По характеру информации письма могут быть:

- сопроводительными, - благодарственными,

- гарантийными, - инициативными,

- информационными, - поздравительными.

Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).

.

Этапы подготовки и составления писем:

1. изучение существа вопроса;

2. подготовка и написание проекта текста письма;

3. согласование проекта письма;

4. подписание руководителем;

5. регистрация;

6. отправка.

 

Структура делового письма

· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

 

Примеры писем, состоящих из двух и трех частей

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письма-просьбы:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

 

Образцы текстов деловых писем

Письмо-подтверждение

◙ Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.

 

Письма-подтверждения начинаются со слов:

С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…; Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…; Подтверждаем получение Вашего заказа…)

 

Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.

 

Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

· Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…

· Сообщаем, что переданные… нами получены

· … мы только что получили.

· Организация не возражает против совместного строительства … и др.