Основные вопросы:
1. Регистрация как составная часть технологии делопроизводства и информационно-поисковой системы по документам предприятия. Общие принципы и правила регистрации.
2. Назначение и основные цели регистрации.
3. Характеристика современных регистрационных форм. Состав реквизитов регистрационных форм и правила их заполнения.
4. Правила индексирования документов.
5. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы.
Вопросы и задания:
1. Регистрация документов – это:
а) Внесение сведений о документе в регистрационные формы;
б) Проставление на документе отметки о его поступлении в организацию;
в) Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
г) Проставление не документе даты отправки;
д) Проставление на документе срока исполнения документа.
Из предложенных определений выберете то, что закреплено в действующих нормативных документах. В чем состоит назначение регистрации входящих документов; исходящих документов; внутренних документов?
2. В перечень сведений о документах, которые вносятся в регистрационные формы, входит следующее:
а) Автор;
б) Корреспондент;
в) Название вида документа;
г) Дата документа;
д) Индекс документа;
е) Дата поступления;
ж) Входящий индекс документа;
з) Заголовок документа или его краткое содержание;
и) Резолюция;
к) Срок исполнения;
л) Исполнитель;
м) Отметка об исполнении;
н) Номер дела по номенклатуре;
о) Количество листов.
Какие из перечисленных данных используются при регистрации входящих документов; исходящих документов; внутренних документов?
3. Регистрация – это основа учета документов. Какие статистические сводки о документах и документообороте можно составить на основе сведений, включенных в регистрационные формы?
4. В журнал регистрации входящих документов служба ДОУ организации внесла следующие графы: дата получения, входящий регистрационный номер, корреспондент, номер и дата документа, краткое содержание, резолюция руководителя организации, руководитель структурного подразделения, резолюция руководителя структурного подразделения, исполнитель.
Определите, соответствуют ли данные рекомендуемому составу реквизитов. Имеет ли служба ДОУ право включать в регистрационные формы дополнительные реквизиты по своему усмотрению?
5. Чтобы избежать утраты документов, все поступающие в организацию документы регистрируются в журнале в секретариате руководителя и затем передаются под расписку в структурные подразделения. В структурных подразделениях на документы заводят карточки, куда переносят данные о номере документа, его дата, содержании и исполнителе. Для ведения справочной работы карточки помещают в ручную справочную картотеку.
Какие нарушения допущены при регистрации документов и организации информационно-справочной работы в данной организации?
6. Система регистрации документов в ООО «Кедр» имеет смешанную форму делопроизводства. Часть документов (поступившие на имя руководителя, приказы руководителя и т.п.) регистрируется в службе делопроизводства, часть – в структурных подразделениях.
При регистрации документов в службе делопроизводства всем без исключения документам присваивается индекс, который состоит из порядкового номера документа в определенной группе документации (например, входящих служебных писем) и литеры «Р», означающей «руководство», например: 35Р.
Индекс, который присваивается документам при их регистрации в структурных подразделениях, состоит из порядкового номера документа и индекса структурного подразделения, например: 2-123, 2-124 или 3-25,3-28 и т.д.
В чем такой порядок индексирования не соответствует установленным требованиям? Какие информационно-поисковые задачи сложно решать при использовании таких регистрационных индексов?
7. Все поступающие в организацию по почте документы регистрируются централизованно инспектором службу ДОУ. Документы, переданные по электронной почте, поступают сразу в структурные подразделения, каждое из которых имеет свой электронный адрес. Эти документы не регистрируются, а сразу передаются исполнителям. В юридической службе организации находится факсимильный аппарат, по которому также пересылается часть документов. В юридической службе регистрируют только коммерческие договоры, остальные документы сразу передают в соответствующие подразделения. При составлении инструкции по делопроизводству в ней была закреплена сложившаяся ситуация.
Какие положения следует внести в инструкцию по делопроизводству, чтобы она регламентировала технологию регистрации электронных документов и факсограмм в соответствии с современными требованиями?
8. В ООО «Лотос» при традиционной (ручной) технологии делопроизводства используется карточная форма регистрации документов.
Инспектор по регистрации заносит сведения о входящих и исходящих документах в разные карточки, объясняя это современными правилами регистрации и удобством ведения справочной работы.
После регистрации входящего документа регистрационная карточка помещается в справочную картотеку входящей документации. Для регистрации исходящих документов, как инициативных, так и ответных, используется новая карточка, которая после регистрации исходящего документа помещается в отдельную справочную картотеку исходящей документации.
Какое правило регистрации инициативных и ответных документов нарушается инспектором по регистрации?
9. Для ведения справочной работы в секретариате руководителя организации сформирована одна ручная справочная картотека, состоящая из трех отделений (рубрик): для входящих, исходящих и внутренних документов. В отделении для входящих и исходящих документов карточки располагаются по корреспондентам и адресам соответственно. В отделении для внутренних документов рубрики соответствуют видам документов. При значительном объеме документооборота поиск нужной карточки затруднен и занимает много времени.
Назовите принципы формирования ручных справочных картотек, которые можно дополнительно применить систематизации карточек в данной справочной системе.
От чего зависит выбор схемы построения справочной системы?
Дополнительная литература:
1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001.№4.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденные постановлением Госстандарта России от27.12.1998 №28.
3. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1975.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утвержденные приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.
5. Артамонова И.Л. Организация делопроизводства в вузе (на примере Российского государственного гуманитарного университета) // Делопроизводство. 2000. №1. с.47-50.
6. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.
7. Бурова Е.М. О системе «признаков», характеризующих этапы работы с документами // Делопроизводство. 1998. №2. с.13-17.
8. Быкова Т.А. Порядок организации и общие правила регистрации документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2003. №6. с.6-8.
9. Вялова Л.М. Регистрация документов // Секретарь-референт. 2003. №6. с.27-32.
10. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС,2000.
11. Делопроизводство: Учебник/ под общей редакцией профессора Т.В Кузнецовой. – 2-е издание, перераб. и док. – М.: МЦ, ФЭР, 2006. – 560с.
12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2003.
13. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 1999. №4. с.3-6.
14. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра – М, 2002.
15. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. М.: Форум: Инфра – М, 2002.
16. Румянцева С.А. Регистрация документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №4. с.39-47; №5. с.27-35.
17. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. М.: МЦ ФЭР, 2002.
18. Стенюков М.В. Прием и обработка поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002 №2. с.24-32.
19. Сокова А.Н. Пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики // Делопроизводство. 2002. №2. с.9-12.
20. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦ ФЭР, 2004.
