Общая характеристика стиля официальной документации

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Понятие — это представление об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова.

Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним. Научные понятия обозначаются специальными словами — терминами.

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому предписано определенное научное или специальное понятие.

Содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию — краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т. е. его содержание и границы.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию.

На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного).

В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и т. д.

Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению специалистов, — наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автономность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенности:

нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.

Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя.

Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими лицами. В целом, в официальной переписке выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные.

Автором официальных документов является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллективное. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в общем, нейтрален. Когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, профком, комиссия, совет трудового коллектива и т. д.

Композиция документа — это способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального документа — это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Характерной особенностью синтаксиса официального документа является логизированый строй предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения.

Несмотря на то, что в русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, т. е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные правила расположения слов.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей

смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа "линейной" подачи информации.

Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например:

"Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка", — данный порядок слов в предложении затрудняет восприятие главной мысли.

Следует написать:

"Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым в работе по благоустройству парка".

В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например:

служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.

Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например:

"Документ, подготовленный группой специалистов...".

Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный звания.

в обычном тексте существительное следует за числительным;

при табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц — 15.

Дополнение ставится после сказуемого, например:

"Разослать проект '\ Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: "Разослать проект завода металлоизделий".

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ — издается, контроль — возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выговор — объявляется, порицание — выносится и т. д.

Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:

— практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;

— правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);

— степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный.

При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой "паи" (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием "наиболее" (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые.

Например:

"оказать помощь" вместо "помочь"; "провести проверку" вместо "проверить"; "произвести ремонт" вместо "отремонтировать" и т. д.

Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается вообще — и для языка служебной документации, и для официального письма, в частности.

Не следует использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературного употребления, например слова типа "неимение", "разбитие", не являющиеся литературной нормой русского языка.

Недопустимо искажение термина или замена его синонимическими формами. Например, замена термина "акцепт" выражением "встречное предложение". Употребляемые термины должны допускать только одно толкование или только одно определение.

В том случае, когда термин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя обойтись в данном официальном письме, требуется дать его объяснение в тексте.

Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной терминологии. Необходимость использовать только стандартизованную терминологию обусловлена также тем обстоятельством, что в условиях АСУ многие письма могут обрабатываться на ЭВМ. Во многих отраслях скомплектованы банки стандартизованных терминов, которые и должны служить терминологическими источниками при составлении официальной корреспонденции.

Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники аппарата управлении тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в затратах времени на создание документов.

Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться во входящей корреспонденции. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые

фразы.

Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

К сожалению, составители деловой документации зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Поскольку в качестве основного инструмента информационного обмена между организациями выступает переписка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при составлении документов на примерах деловых (служебных) писем.

Структурные ошибки Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, уже стандартизованный. Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.

Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей.

Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера: "Завод "Прогресс" выполнил план к 20 декабря". "К 20 декабря завод "Прогресс" выполнил план". "К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".

В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно "Прогресс") выполнил план. Так, например, из предложения "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию" непонятно, "расценки уточняются в конце года" или "расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года".

По-видимому, это предложение должно быть составлено в следующем виде: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: "Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает... " Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: "Учитывая... '\ "Считая...'\ "Принимая во внимание...", "Руководствуясь..." и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно:

"Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты".

Правильно:

"При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты".

Или:

«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д.

Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами "что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как".

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например: "Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом..." (вместо: "которые одобрены").

Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка — неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом "о" и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: "вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с..." и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога "о", что создает языковые помехи. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы".

Правильно:

"Директор отметил важность поставленной проблемы''.

"Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам".

Правильно:

'Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам ".

"Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем '

Правильно:

"Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем ",

«Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная»

Правильно:

«Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная»

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: "В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты"(правильно: "На наше предприятие").

Неправильное согласование в падеже. Составители деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Неправильно:

"Согласно Вашей просьбы,..''

"Согласно приказа..."

"Согласно решения... '

Правильно:

"Согласно Вашей просьбе..."

"Согласно приказу..."

"Согласно решению...".

Слово "руководство" требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать: "Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия ".

Правильно:

"Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия ",

Рассмотрим следующий пример:

«Институт ходатайствует о постоянной прописке в г. Москве сотруднику Петрову Н.А.».

В этом случае следует употребить слово "сотрудник" в родительном падеже или использовать выражение:

"Институт ходатайствует о предоставлении постоянной прописки... сотруднику...»

Морфологические ошибки

Согласование определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа "директор завода т. Иванова", определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: "наш начальник цеха Петрова"; "старший инженер т. Яковлева"; "новый лаборант Серова".

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: "выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова"...; "принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева"....