Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Неправильно:
"Выводы комиссии обоснованные и справедливые''.
"Решение об увольнении т. Иванова незаконное '
Правильно:
''Выводы комиссии обоснованны и справедливы ".
"Решение об увольнении т. Иванова незаконно".
"Изменение графика отпусков работников отдела нежелательно "Данное решение обязателыю для исполнения ".
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на "-ен" и "-енен" следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на "-енен".
Правильно:
"Окончательный результат тождественен предварительным расчетам ".
Ошибки при употреблении количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в конкурентах письма — телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью семью рублями и т. д.
Не склонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:
"На завод было доставлено до 777 т (семисот семидесяти семи тонн) металлолома ".
"Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода '
Лексические ошибки
Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.
Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы: "Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу".
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое решение? Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.
Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: "редуктор" в химической промышленности означает "приспособление для снижения давления газа", а в машиностроении — "приспособление, снижающее скорость вращения валов".
Стремление придать словам большую значимость выливается в "терминологическую игру", приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо "премировать" пишут "производить премирование", вместо "монтировать" — "производить монтаж", вместо "внедрить" — "осуществить внедрение".
В одном из документов находим: "Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов".
Зачем понадобилось отглагольное существительное "приглашение"? В деловых письмах очень много отглагольных существительных с окончанием на "-ание", "-ение", придающих речи ярко выраженный канцелярский характер.
Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как "недополучение", "недовыполнение" или (что вообще трудно вообразимо) "недоперевыполнение"?
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: "срок выполнения может быть пролонгирован" вместо "продлен"; "презентовать" вместо "представить".
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: "Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы".
Слово "лимит" означает "предельная норма". Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы. Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция — условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях.... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:
"Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев".
"Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет".
Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos — излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание:памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа, совместное решение проблем).
Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове "индустрия" уже заключено понятие "промьпыленная"); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать — и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.
Тем не менее, можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно:
"прейскурант цен" (прейскурант — перечень цен), однако допустимы выражения типа "прейскурант розничных цен", "прейскурант местных цен", в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно: "своя автобиография" (автобиография — описание собственной жизни).
Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов-паронимов.
Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный; поместить — разместить; проводить — производить; оплатить — заплатить и т. д.
Часто составители деловых писем путают значение слов "командированный" и "командировочный". Слово "командированный" образовано от глагола "командировать" и имеет значение "лицо, посланное в командировку". Например, "командированный специалист". Однако часто вместо слова "командированный" употребляется слово "командировочный".
Слово "командировочный" образовано от имени существительного "командировка" и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: "командировочное удостоверение", "получить командировочные". Слово "командировочный" не может относится к человеку, это — ошибка.
Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы "представить" и "предоставить". Глагол "представить" имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).
Глагол "предоставить" имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода).
Например:
"Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции".
Правильно: «Ваш институт должен предоставить список сотрудников, желающих принять участие в конференции».
