Оформление реквизитов документов

 

35. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

36. Реквизит "Государственный герб Республики Беларусь".

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

37. Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)".

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита "Наименование организации" ("Наименование вышестоящей организации"), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита "Наименование организации" ("Наименование вышестоящей организации").

38. Реквизит "Код организации".

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 "Органы государственной власти и управления", утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 декабря 2014 г. N 60 (далее - ОКОГУ). Иные организации проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели", утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2003 г. N 22 (далее - ОКЮЛП).

(часть третья п. 38 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП на бланках определяется организацией.

(часть четвертая п. 38 введена постановлением Минюста от 18.08.2017 N 167)

39. Реквизит "Код документа".

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы", утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29 сентября 1995 г. N 10 (далее - ОКУД).

(часть третья п. 39 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита "Код документа".

(часть четвертая п. 39 введена постановлением Минюста от 18.08.2017 N 167)

Необходимость проставления кода документа определяется организацией.

(часть пятая п. 39 введена постановлением Минюста от 18.08.2017 N 167)

40. Реквизит "Наименование вышестоящей организации".

При наличии вышестоящей организации на документах указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней.

(часть вторая п. 40 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

(часть третья п. 40 введена постановлением Минюста от 18.08.2017 N 167)

41. Реквизит "Наименование организации".

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

 

  Например:

Министерство финансов                     Министерство по налогам

Республики Беларусь                       и сборам Республики Беларусь

 

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ, в том числе на одном языке.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

42. Реквизит "Наименование структурного подразделения".

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

43. Реквизит "Почтовый адрес отправителя".

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Например:

ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск

 

44. Реквизит "Коммуникационные и коммерческие данные".

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Другие сведения указываются по усмотрению организации.

(в ред. постановления Минюста от 10.12.2014 N 240)

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

45. Реквизит "Название вида документа".

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

46. Реквизит "Дата документа". Оформление дат в документах.

(часть первая п. 46 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.

(в ред. постановления Минюста от 30.12.2015 N 225)

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Виза", "Гриф приложения", "Отметка о наличии приложения", "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии" оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

08.07.2008

 

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца - прописью, год - четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква "г" с точкой.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Даты в нормативных правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

При оформлении электронного документа значения реквизита "Дата документа" вносятся в особенную часть после подписания документа ЭЦП.

(часть девятая п. 46 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225; в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

47. Реквизит "Регистрационный индекс".

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Для электронных документов значение реквизита "Регистрационный индекс" вносится в особенную часть после подписания документа ЭЦП.

(часть четвертая п. 47 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

48. Реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа".

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Для электронных документов значения реквизита "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа" вносятся в проект документа до его подписания и в РКК.

(часть третья п. 48 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

49. Реквизит "Место составления или издания".

Место составления или издания документа указывается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный индекс" на всех документах, за исключением писем и заявлений.

(часть вторая п. 49 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

50. Реквизит "Гриф ограничения доступа".

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

51. Реквизит "Адресат".

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели.

(в ред. постановления Минюста от 24.10.2011 N 235)

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

 

Например:

                               Министерство юстиции

                               Республики Беларусь

 

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

 

Например:

                                Министерство юстиции

                                Республики Беларусь

 

                                Управление адвокатуры и лицензирования

                                юридической деятельности

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

 

Например:

                                Министерство по налогам и сборам

                                Республики Беларусь

 

                                Начальнику управления контроля,

                                делопроизводства и материально-

                                технического обеспечения

                                Кондакову Н.В.

 

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

 

Например:

                                Директору Государственного

                                архива Минской области

                                Кушновой Е.В.

 

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

 

Например:

                                Республиканские органы

                                государственного управления

 

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

 

Например:

                                Руководителям республиканских органов

                                государственного управления

 

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита "Адресат" при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите "Адресат" оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Например:

                                Учреждение "Белорусский научно-

                                исследовательский институт

                                документоведения и архивного дела"

                                ул. Кропоткина, 55

                                220002, г. Минск

 

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес допускается не проставлять. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

При адресовании документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем - почтовый адрес.

(часть девятнадцатая п. 51 в ред. постановления Минюста от 24.10.2011 N 235)

 

Например:

                                Столяровой Н.М.

                                ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26

                                223120, п/о Логоза

                                Логойского р-на

                                Минской обл.

 

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

При направлении документа по электронной почте в реквизите "Адресат" вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.

(часть двадцать пятая п. 51 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

52. Реквизит "Гриф утверждения".

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

(часть четвертая п. 52 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

                                УТВЕРЖДАЮ

                                Директор института

                                Подпись А.И.Новиков

                                23.06.2008

 

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

 

Например:

                            УТВЕРЖДАЮ

                            Директор учреждения "Белорусский

                            научно-исследовательский институт

                            документоведения и архивного дела"

                            Подпись А.Е.Рыбаков

                            25.06.2008

 

Для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть.

(часть восьмая п. 52 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями четвертой - седьмой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

(часть девятая п. 52 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225; в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Дата (день месяца) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

(часть двенадцатая п. 52 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

                                УТВЕРЖДЕНО

                                Приказ Министра информации

                                Республики Беларусь

                                25.06.2008 N 32

 

или

 

                                УТВЕРЖДЕНО

                                Протокол общего

                                собрания акционеров

                                28.06.2008 N 15

 

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3.

53. Реквизит "Резолюция".

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит "Резолюция" включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова "Лист резолюции прилагается".

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

Резолюции по исполнению поручений Президента Республики Беларусь, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его заместителей, председателей палат Национального собрания Республики Беларусь и их заместителей, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, руководителей государственных органов, иных организаций оформляются на отдельных листах резолюций.

(часть девятая п. 53 введена постановлением Минюста от 10.12.2014 N 240)

Для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) либо текст резолюции переносится в РКК АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований пункта 229 настоящей Инструкции.

(часть десятая п. 53 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.

(часть одиннадцатая п. 53 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

54. Реквизит "Заголовок к тексту".

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

 

Например:

приказ (о чем?) "О совершенствовании структуры аппарата управления";

положение (о чем?) "О канцелярии";

протокол (чего?) "собрания акционеров";

правила (чего?) "внутреннего трудового распорядка";

должностная инструкция (кому?) "секретарю-референту";

акт (о чем?) "О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению";

(в ред. постановления Минюста от 24.10.2011 N 235)

акт (чего?) "проверки";

(в ред. постановления Минюста от 24.10.2011 N 235)

письмо (о чем?) "Об изменении сроков выполнения договора".

 

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

 

Например:

О внедрении СТБ 6.38-2016

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

55. Реквизит "Отметка о контроле".

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой "К" или словом "Контроль". Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Для электронных документов отметка о контроле осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и, при необходимости, помещается в особенную часть.

(часть третья п. 55 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

56. Реквизит "Отметка о наличии приложения".

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом "Подпись". Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

 

Например:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

 

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

          2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

 

Например:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008

          N 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

 

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

 

Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит "Отметка о наличии приложения" не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "... представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.

57. Реквизит "Подпись".

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит "Подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

 

Например:

Директор института              Подпись               А.Е.Рыбаков

 

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

 

Например:

Директор учреждения "Белорусский

научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела" Подпись            А.Е.Рыбаков

 

В составе реквизита "Подпись" могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

 

Например:

Директор института

доктор исторических наук,

профессор                       Подпись               А.И.Новиков

 

При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

(часть десятая п. 57 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

Директор завода                 Подпись               Г.Н.Петров

Главный бухгалтер               Подпись               Д.И.Иванова

 

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются на одном уровне.

(часть двенадцатая п. 57 в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

Министр образования                               Министр финансов

Республики Беларусь                               Республики Беларусь

Подпись А.М.Радьков                               Подпись А.М.Харковец

 

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

 

Например:

Председатель комиссии           Подпись            В.В.Грушевский

Члены комиссии:                 Подпись            Г.Б.Орлов

                                Подпись            П.П.Силаев

                                Подпись            А.В.Янукович

 

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

 

Например:

Председатель                    Подпись             В.И.Кириллов

Секретарь                       Подпись             А.А.Купрейчик

 

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности"). Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Для электронных документов значение реквизита "Подпись" формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

(часть двадцать первая п. 57 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

58. Реквизит "Гриф приложения".

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака N), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

                                         Приложение 2

                                         к приказу директора института

                                         18.11.2008 N 9

 

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа ("Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Подпись" и др.).

59. Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

60. Реквизит "Гриф согласования".

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

 

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного

учреждения "Национальный

архив Республики Беларусь"

Подпись В.Д.Селеменев

13.10.2008

 

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2008 N 13

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственного комитета

по стандартизации

Республики Беларусь

03.10.2008 N 11-10/1186

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

 

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

 

Например:

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции                           Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь                       Республики Беларусь

Подпись В.Г.Голованов                     Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008                                14.06.2008

 

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

 

Например:

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции                           Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь                       Республики Беларусь

Подпись В.Г.Голованов                     Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008                                14.06.2008

 

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Республики Беларусь

Подпись Н.П.Зайченко

14.06.2008

 

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

 

Лист согласования

прилагается

 

Для электронных документов ЭЦП лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносятся в особенную часть.

(часть тринадцатая п. 60 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй - пятой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

(часть четырнадцатая п. 60 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

61. Реквизит "Виза".

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

 

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

 

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".

 

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются

 

Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

 

Например:

 

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2008

 

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцов

20.06.2008

 

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2008

 

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2008

 

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Для электронных документов значения ЭЦП лиц, визирующих документ, даты визирования помещаются в особенную часть.

(часть двенадцатая п. 61 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

62. Реквизит "Печать".

Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

 

Например:

 

Директор института             Подпись                С.А.Сидоров

 

63. Реквизит "Отметка об исполнителе".

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 

Например:

Корнеев 200 59 79

 

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ.

(часть пятая п. 63 в ред. постановления Минюста от 10.12.2014 N 240)

 

Например:

3 Маковецкий 220 95 01

(часть шестая п. 63 в ред. постановления Минюста от 10.12.2014 N 240)

 

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

(часть седьмая п. 63 введена постановлением Минюста от 10.12.2014 N 240)

 

Например:

3 Маковецкий 220 95 01

26.05.2008 С:/ Письмо.doc

(часть восьмая п. 63 введена постановлением Минюста от 10.12.2014 N 240)

 

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

64. Реквизит "Отметка о заверении копии".

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово "ВЫПИСКА" включается в название вида документа.

 

Например:

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

 

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008

 

Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй - шестой настоящего пункта.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

 

Например:

Верно

Подпись А.Г.Леонов

 

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии тех документов, которые созданы в самой организации, документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. N 1256 "О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц" (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.01.2013, 5/36738) и иными актами законодательства.

Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частью второй настоящего пункта.

(часть четырнадцатая п. 64 введена постановлением от 10.12.2014 N 240)

Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям статьи 20 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 15, 2/1665), имеют одинаковую юридическую силу.

(часть пятнадцатая п. 64 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

(п. 64 в ред. постановления Минюста от 15.01.2013 N 9)

65. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 N 11-10/130

Подпись

16.05.2008

 

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

 

Например:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008

 

Для документов в электронном виде отметка об исполнении документа и направлении его в дело осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы), в том числе путем установления связи ответного документа с инициативным.

(часть седьмая п. 65 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

66. Реквизит "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)".

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.

(часть третья п. 66 введена постановлением Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

Например:
		ЗАО "Маяк"		16 мм
		26.05.2008
		N 342
		42 мм

 

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

Для документов в электронном виде отметка о поступлении документа осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа.

(часть шестая п. 66 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

Для электронных документов отметка о поступлении проставляется в особенной части.

(часть седьмая п. 66 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

66-1. Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель".

Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" располагается в центре нижнего поля первого листа документа.

Отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода (штрихкода).

При оформлении отметки от руки или с помощью штампа она включает в себя сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель, собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Дополнительно могут указываться поисковые данные документа (в АС ДОУ, в локальном хранилище электронных документов организации и др.).

При необходимости штрихкод может размещаться на левом поле первого листа документа внизу. При невозможности размещения штрихкода в отведенном для него месте допускается размещение штрихкода на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.

(п. 66-1 введен постановлением Минюста от 18.08.2017 N 167)

 

ГЛАВА 5