Документирование управленческой деятельности

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1. Настоящая Инструкция основана на положениях Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 136, 2/1875) с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее - организации).

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.

Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

(в ред. постановления Минюста от 24.10.2011 N 235)

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.

Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.

5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением "Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации".

(в ред. постановлений Минюста от 27.01.2012 N 18, от 30.12.2015 N 225)

Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

6. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.

Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников).

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

(в ред. постановления Минюста от 30.12.2015 N 225)

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

8. Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями.

(в ред. постановления Минюста от 27.01.2012 N 18)

 

ГЛАВА 2

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

9. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).

Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).

Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дата документа, регистрационный индекс, резолюция, отметка о поступлении и др.

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

Особенная часть может содержать дополнительные данные, в том числе необходимые для проверки ЭЦП.

Особенная часть располагается в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

акты законодательства Республики Беларусь;

решения судов;

предписания государственных органов и должностных лиц;

поручения вышестоящих организаций;

осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

(п. 9 в ред. постановления Минюста от 30.12.2015 N 225)

10. Организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

11. Совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.), издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

12. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседания) фиксируется в протоколах.

Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

13. Организации ведут переписку с вышестоящими, подчиненными (входящими в состав, систему), сторонними организациями, гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

(в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 18.08.2017 N 167)

Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

14. Организации на основании нормативных правовых актов, определяющих их задачи и функции, издают (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

15. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.

16. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

17. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее - УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов организации" - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель).

Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

дата документа;

(в ред. постановления Минюста от 18.08.2017 N 167)

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.

(часть третья п. 18 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

19. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Документы в электронном виде (электронные документы) оформляются в порядке, установленном пунктом 220 настоящей Инструкции.

(часть вторая п. 19 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

20. Каждый лист документа должен иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель.

(часть вторая п. 20 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

 

ГЛАВА 3