Глава 5 конец тайм-менеджмента иллюзии и итальянцы

 

Совершенство – это когда не убавить и не прибавить.

 

АНТУАН ДЕ СЕНТ-ЭКЗЮПЕРИ (1900-1944), французский писатель, пионер международной авиапочты

Нелепо тратить много сил на то, что можно выполнить меньшей кровью.

 

УИЛЬЯМ OKKAM (ок. 1285-1349), английский философ-схоласт, создатель «бритвы Оккама»

Пара слов о тайм-менеджменте: забудьте о нем. Ни в коем случае не следует с каждым днем делать все больше, пытаться заполнить суетливой возней каждую секунду. Мне понадобилось немало времени, чтобы осознать это. Я привык оценивать работу по результатам на единицу затраченного времени.

Деловитость зачастую служит маскировкой и помогает избежать насущно необходимых дел из категории неприятных. Симулировать занятость очень просто: можно обзвонить несколько сотен маловероятных покупателей, подчистить список контактов в почтовой программе, обшарить весь офис и затребовать не нужные вам документы, провозиться несколько часов с настройками КПК, когда требуется расставить приоритеты.

Честно говоря, чтобы подняться по служебной лестнице в большинстве компаний Америки при условии, что до ваших занятий никому нет дела (будем откровенны), достаточно просто метаться по офису с телефонной гарнитурой в ушах и пачкой бумаги в руках. И вот вам образец сотрудника, который весь в делах! Молодец, возьми с потки пирожок. К несчастью, для НБ таким способом из офиса не вырвешься и на самолет, летящий в Бразилию, не попадешь. Садлсь, двойка.

В конце концов, есть гораздо более выгодный способ не только улучшить, но и преумножить результаты. Поверьте, делать больше с меньшими затратами не только можно, но и необходимо.

Добро пожаловать в мир устранения лишнего.

 

Как пользоваться производительностью

Теперь, когда вам ясно, как распорядиться временем, следует высвободить это самое время. Загвоздка в том, что при этом ваши доходы должны остаться на прежнем уровне или увеличиться.

Выполняя указания, изложенные в этой главе, вы сможете повысить личную производительность труда на 100-500%. Принципы одинаковы и для наемных работников, и для предпринимателей, но цели этого роста производительности совершенно разные.

Сначала о наемных работниках. Они повышают производительность, чтобы одновременно достичь двух целей: повышения зарплаты и возможности работать удаленно.

Напомню: в первой главе этой книги весь процесс вступления в ряды НБ обозначен аббревиатурой ПЛАН с учетом последовательности составляющих слово букв, но наемным работникам, которые пока хотят оставаться таковыми, требуется внедрять процесс ПЛНА. Разница подходов обусловлена разным окружением. Работникам необходимо вырваться из офисной среды, чтобы работать, например, лишь 10 часов в неделю, поскольку в офисе обычно ждут, что мы будем изображать вечный двигатель с девяти до пяти. И даже при двукратном увеличении производительности вы рискуете получить выговор, если будете тратить в три раза меньше времени, чем ваши коллеги. Если за 10 часов работы в неделю вы демонстрируете производительность вдвое большую, чем коллеги, работающие по 40 часов, от вас наверняка потребуют вкалывать по 40 часов в неделю и показывать увеличение производительности в восемь раз. Это бесконечная игра, в которую лучше не ввязываться. Следовательно, первый этап действий – освобождение.

Если вы наемный работник, прочтение этой главы поможет вам повысить собственную ценность. В итоге компания много потеряет, если уволит вас, и поэтому должна согласиться увеличить вам зарплату и разрешить работать удаленно. В этом и заключается наша цель. Добившись ее, вы сможете спокойно регулировать продолжительность рабочего дня, отказаться от бюрократического вмешательства, а в свободное время осуществлять заветные мечты.

Цели предпринимателя не настолько сложны, поскольку ему обычно достается вся дополнительная прибыль. Следовательно, цель – сократить объем выполняемой работы и поднять прибыль. Таким образом мы подготовим почву для автоматизации, а она, в свою очередь, принесет освобождение.

В обоих случаях нам понадобится несколько определений.

 

Эффективность или рациональность?

Эффективность – умение выполнять работу таким образом, чтобы максимально приблизить поставленную цель. Рациональность – выполнение поставленной задачи, какой бы маловажной она ни была, самым экономным способом. На умении действовать рационально независимо от эффективности воспитан весь мир.

Труд продавца, который ходит по домам и предлагает свой товар, я назвал бы рациональным, т. е. успешным с точки зрения продаж и затрат времени, но совершенно неэффективным. Он продал бы больше, если бы пользовался электронной почтой или каталогами рассылки.

То же относится к человеку, который проверяет электронную почту 30 раз на дню, заводит многоступенчатую классификацию и изобретает заумные процедуры, лишь бы не запоздать с получением малейшего привета из виртуального пространства. Раньше я профессионально заставлял вертеться эти шестеренки. В каком-то смысле подобные действия рациональны, но абсолютно неэффективны.

Вот две азбучные истины, которые стоит запомнить.

1. Даже добросовестно выполненное, но пустяковое дело не перестанет быть пустяковым.

2. Если на задачу тратится уйма времени, важности ей это не придает.

Отныне и впредь помните: то, что вы делаете, бесконечно важнее того, как вы это делаете. Эффективность тоже имеет значение, но она бесполезна, если направлена на никчемные дела.

За делами, которыми действительно стоит заняться, мы отправимся в сад.

 

Парето и его сад: 80/20 и долой тщету!

Управлению поддается все, что можно измерить.

 

ПИТЬР ДРУКЕР (1909-2005), знаменитый американский экономист, публицист, педагог, создатель теории управления

Четыре года назад один экономист до неузнаваемости преобразил мою жизнь. Увы, мне не представилось даже шанса угостить его в баре: мой спаситель Вильфредо Парето умер почти 100 лет назад.

Хитроумный и противоречивый экономист и социолог Вильфредо Парето (1848-1923) – инженер по образованию, начал свою карьеру в качестве управляющего угольными шахтами, а позднее сменил Леона Вальраса на посту заведующего кафедрой политэкономики в Лозанском университете в Швейцарии. В основополагающем труде «Курс политической экономики» Парето изложил открытый им закон о распределении доходов, который позднее стали называть «законом Парето», «соотношением Парето», а в последнее десятилетие – «принципом 80/20».

Математическая формула, которой пользовался Парето, демонстрировала чудовищно неравномерное, но предсказуемое распределение богатства в обществе: производителями и обладателями 80% благ и доходов являлись 20% населения. Этот закон справедлив не только в сфере экономики: его действие прослеживается почти в любой сфере. Так, 20% гороха, посаженного Парето в саду, дало 80% урожая.

Закон Парето можно обобщить следующим образом: 20% вложений дают 80% продукции. В зависимости от контекста ту же мысль можно выразить следующими способами:

из 20% причин проистекают 80% последствий; 20% затрат усилий и времени дают 80% результата;

20% товаров и потребителей приносят компании 80% прибыли;

20% всех инвесторов и 20% отдельно взятого портфеля дают 80% прибыли на рынке ценных бумаг. Список может быть бесконечно длинным и разнообразным, а соотношение – зачастую еще более жестким. 90/10, 95/5, 99/1 – распространенные явления, но минимальное соотношение, к которому следует стремиться, – 80/20.

К тому времени, когда однажды поздно вечером мне попались под руку выводы Парето, я вкалывал по 15 часов в день семь дней в неделю, был совершенно ошеломлен свалившейся на меня ношей и не знал, как быть. Я просыпался до рассвета, чтобы сделать звонки в Великобританию, с девяти до пяти «окучивал» клиентов в США, а потом засиживался на работе допоздна, чтобы успеть дозвониться до Японии и Новой Зеландии. Я будто попал в товарный поезд без тормозов и за неимением лучшего как заведенный швырял в топку уголь. Когда передо мной встал выбор – либо сгореть на работе, либо попробовать применить идеи Парето, – я предпочел второе. На следующее утро я принялся изучать свой бизнес и личную жизнь сквозь призму двух вопросов:

какие 20% источников создают 80% моих проблем и неудач; какие 20% ресурсов приносят 80% желаемых результатов и радостей?

Целый день я откладывал неотложные дела и анализировал ситуацию, обнажал истину, постоянно задавался все теми же вопросами применительно к моим друзьям, клиентам, рекламе, занятиям в свободное время. Не надейтесь, что этот анализ вас обрадует: истина чаще всего бывает горькой. Ваша задача – выяснить, где именно вы действуете непродуктивно, отказаться от этих действий и прибавить там, где отдача выше. За 24 часа я принял несколько на первый взгляд простых, но эмоционально тяжелых решений, которые буквально преобразили мою жизнь и дали возможность радоваться ее новому образу.

Первое принятое мной решение – наглядный пример яркой и мгновенной отдачи в результате «обрезания лишнего жира»: я перестал поддерживать контакт с 95% моих покупателей и разругался еще с 2%. Таким образом, у меня осталось 3% тех, кто должен был увеличить мою производительность вдвое.

Из более чем 120 оптовых покупателей всего пять приносили 95% доходов. 98% моего времени я всячески уговаривал оставшихся, поскольку вышеупомянутые пятеро делали заказы регулярно, без дополнительных звонков, уговоров или других стимулов. Иными словами, я работал только потому, что считал себя обязанным хоть чем-нибудь заниматься с девяти до пяти. Я не понимал, что работать все это время – не цель, а просто общепринятая условность, в которой нет никакой необходимости. У меня развился острый синдром РРР (работа ради работы) – самая пугающая аббревиатура в лексиконе НБ.

Все 100% моих проблем проистекали от непроизводительного большинства, за исключением двух крупных покупателей – экспертов мирового класса, придерживающихся в бизнесе подхода «я тут заварил кашу, а ты уж как-нибудь расхлебай». Всех непродуктивных покупателей я перевел в пассив: хотят сделать заказ – отлично, пусть присылают факс. Не хотят – и не надо: я не предпринимал ровным счетом никаких усилий, не звонил им, не писал и т. д. Остались только два крупных покупателя, моя головная боль, приносившая, однако, около 10% прибыли на тот момент.

Такие клиенты попадаются всем, работа с ними – источник всевозможных проблем, не в последнюю очередь ненависти к себе и депрессии. Я долго терпел их угрозы, оскорбления, нарекания, отнимающие время, пространные рассуждения о жертвах, которых требует бизнес. Анализируя свою работу по принципу 80/20, я понял, что эти двое – причина всех моих бед и гнева, который норовит вырваться за рамки рабочего дня. Он посягает на мое личное время, не дает спать по ночам, заставляя ворочаться с боку на бок и думать о том, что «надо было сказать тому хрену с горы то, се и еще вот это». Наконец, я пришел к выводу: финансовая прибыль от такой деятельности не стоит того, чтобы жертвовать самооценкой и душевным покоем. У меня нет конкретной причины зарабатывать деньги, но я почему-то решил, что они мне необходимы. А клиенты всегда правы, верно? Это же закон бизнеса, так? Черта с два! К НБ это не относится. И я оторвался на этих двух злыдняж, получив райское наслаждение. Первый разговор прошел примерно так:

Клиент: «Какого хрена? Я заказал две коробки, а их доставили с опозданием на два дня! (Примечание: отправляя заказ, он неверно указал адрес и имя получателя, несмотря на неоднократные напоминания.) Я работаю в этой отрасли 20 лет и впервые вижу такое жалкое сборище кретинов!»

Любой НБ, в данном случае – я: «Все, достал. Копай себе могилу, тебе каюк».

Если бы! Про себя я отрепетировал эту реплику миллион раз, и все равно проблеял нечто невразумительное:

«Очень жаль слышать. Знаете, я уже давно терплю ваши оскорбления и, к сожалению, продолжать деловое общение больше не намерен. Советую вам задуматься о причине этого отказа. В любом случае желаю вам всего хорошего. Если хотите заказать товар, пожалуйста, мы с удовольствием выполним заказ, но лишь в том случае, если вы воздержитесь от необоснованных упреков и оскорблений. Номер нашего факса вам известен. Всего доброго» (щелк).

Один раз я проделал это по телефону, второй – по электронной почте. И что же? Одного клиента я потерял, а второй исправился и начал присылать заказы по факсу один за другим. Проблема разрешилась с минимальными потерями. А я стал в 10 раз счастливее.

Затем я выявил общие характеристики трех лучших клиентов, постарался закрепить отношения со всеми тремя, а на следующей неделе стал искать покупателей с такими же характеристиками. Запомните: если клиентов много, это не значит, что и доходы выше. Число клиентов – не самоцель, его увеличение зачастую означает рост занятости на 90%, а доходов – всего на 1-3%. Не обманывайтесь, помните, что главная цель – максимум при минимуме усилий (в том числе и на минимальное количество клиентов). Я стал уделять лучшим клиентам вдвое больше времени и добиваться роста заказов и их частоты.

И чем же все кончилось? От утомительной погони за 120 клиентами я перешел к простому получению заказов от 8 клиентов без длительных телефонных уговоров и бесконечной переписки.

Мой месячный доход вырос с 30 тыс. до 60 тыс. долларов за четыре недели, продогжительность рабочей недели упала с 80 до 15 часов. И самое важное – я был доволен собой, настроен оптимистично и впервые за дза года почувствовал себя свободным.

В последующие недели я применил «принцип 80/20» к различным сферам.

1. К рекламе.

Я выяснил, какая реклама приносит 80% дохода и более, выявил ее общие характеристики и начал делать упор именно на такую рекламу, одновременно сокращая всю прочую. Мои затраты на рекламу снизились на 70%, доход от прямых продаж практически удвоился – за 8 недель вырос с 15 тыс. до 25 тыс. долларов. Он удвоился бы сразу же, если бы вместо журналов с долгоиграющей рекламой я обратился на радио, в газеты или на телевидение.

2. К интернет-магазинам и к партнерам.

Я отказался от сотрудничества с более чем 250 низкоприбыльными интернет-магазинами, ограничившись двумя, которые приносили 90% доходов. Продолжительность работы сократилась с 5- 10 часов в неделю до одного часа в месяц. Доход от онлайн-продаж за тот же месяц вырос более чем на 50%.

А теперь притормозим и запомним: большинство деталей несущественно. Показная занятость – разновидность лени: мы прибегаем к ней, когда нам все равно чем заниматься, лишь бы не думать.

Стонать под бременем дел так же непродуктивно, как бездельничать, только гораздо неприятнее. На пути к продуктивности ведите себя избирательно, не хватайтесь за все сразу. Сосредоточьте внимание на нескольких важных делах и игнорируйте остальные.

Разумеется, для того чтобы научиться отделять зерна от плевел и устранять лишние поползновения в новой обстановке (будь то в чужой или в собственной компании), придется взвешивать дела и оценивать их важность. Швырните их все в стену и посмотрите, какие прилипнут. Это часть процесса, которая не должна занимать больше одного-двух месяцев.

В водовороте мелких дел легко захлебнуться. Существует простой способ избежать цейтнота: помнить, что нехватка времени – на самом деле неумение расставлять приоритеты. Находите время, чтобы радоваться жизни, наслаждаться ароматом роз или в нашем случае сосчитать горох.

 

Иллюзия «с девяти до пяти» и закон Паркинсона

 

Я видел банк, а на нем вывеску «Банковские услуги 24 часа». Но мне некогда столько ждать! СТИВЕН РАЙТ, комический актер

Если вы наемный работник, не только вы виноваты в том, что погрязли в мелочах. У людей, как правило, нет стимула рационально использовать время, разве что у тех, кто работает за комиссионные. Взрослые дяди установили правило: с 9 утра до 5 вечера положено перебирать бумажки, и если уж вы попали в офисное рабство, будьте любезны все рабочее время изображать бурную деятельность. Время тратится зря потому, что его слишком много. Это понятно. Но теперь, когда перед вами стоит задача добиться возможности работать удаленно, причем именно работать, а не получать зарплату, придется заново оценить ситуацию и научиться работать эффективно. В распоряжении ценных работников есть все рычаги давления на руководство.

Для предпринимателя нерациональное использование времени – вопрос вредных привычек и подражания другим. И я не исключение. Большинство предпринимателей сами когда-то были наемными работниками и вышли из среды «с девяти до пяти», поэтому они придерживаются того же графика независимо от того, начинают ли собственно работу с девяти и получают ли намеченный доход за 8 часов. Этот режим работы – принятая в обществе условность, пережиток подхода «чем дольше работаешь, тем выше результат». Неужели всем людям в мире требуется ровно 8 часов на выполнение дневной порции работы? Ни в коем случае. Временной интервал с девяти до пяти выбран произвольно.

 

Вам незачем тратить по 8 часов в день, чтобы законным путем стать миллионером, а тем более заработать себе на жизнь. Даже 8 часов в неделю зачастую бывает слишком много, но я не требую, чтобы все вы позерили мне на слово. Как и мне раньше, сейчас вам кажется, что в сутках слишком мало часов.

Но давайте рассмотрим несколько доводов, с которыми вам придется согласиться.

Нам приходится заполнять работой 8 часов, вот мы и заполняем их. Если бы потребовалось найти занятия для 15-часового рабочего дня, мы нашли бы их. Когда у нас аврал, горят сроки, а до конца рабочего дня осталось всего два часа, мы каким-то чудом ухитряемся справиться с делами за эти два часа.

Это явление неразрывно связано с законом, с которым весной 2000 года меня познакомил Эд Шау.

Я прибыл на занятия взвинченный, в растрепанных чувствах. Отчет по последнему заданию, от которого на четверть зависела оценка за семестр, предстояло сдать через сутки. Я выбрал вариант задания, для которого мне требовалось побеседовать с высшим руководством молодой компании и представить подробный анализ ее бизнес-модели. Но в последнюю минуту начальство отказало мне в беседе с двумя ключевыми фигурами по соображениям конфиденциальности и чего-то там еще. Все, игра окончена.

После занятий я понес дурные вести Эду.

– Эд, в срок мне с заданием не справиться, – объяснил я, но Эд только улыбнулся и преспокойно ответил:

– Еще как справишься. Иначе какой из тебя получится предприниматель?

Спустя 24 часа, за одну минуту до окончания приема работ, когда его ассистент уже запирал кабинет, я вручил ему работу на 30 страницах. Чтобы написать ее, я нашел другую компанию, побеседовал с руководством, всю ночь просидел над анализом, взбодренный изрядной дозой кофеина, которой хватило бы для дисквалификации целой олимпийской сборной. Результатом стала одна из лучших работ, написанных мной за четыре года учебы: она удостоилась высшей оценки.

Перед тем как накануне я вышел из класса, Эд посвятил меня в закон Паркинсона.

 

Согласно закону Паркинсона задача прибавляет в значимости и сложности соразмерно времени, которое на нее отпущено. В этом заключается магия дэдлайна – крайнего срока выполнения. Если я дам вам на выполнение задания 24 часа, цейтнот заставит вас сосредоточиться на работе, и у вас уже не будет другой альтернативы, кроме как делать самое важное. Но если на ту же самую задачу я дам вам неделю, за шесть дней вы успеете сделать из мухи слона. Если, боже упаси, вместо одного дня вы получите два месяца, то задача разрастется у вас в воображении до размеров монстра. Конечный продукт при близком дэдлайне почти всегда будет более качественным или, по крайней мере, равнозначным тому, что рождается долго и мучительно.

Таким образом, мы имеем дело с прелюбопытным феноменом. Существует два взаимосвязанных и усиливающих друг друга подхода к повышению производительности:

1) отсечь маловажные задачи с целью сокращения рабочего времени (80/20);

2) ограничить рабочее время с целью отсечь маловажные задачи (закон Паркинсона).

Лучшее решение – применять оба подхода: выявить несколько наиболее важных задач, от которых максимально зависит доход, и запланировать их выполнение за очень краткое время, обозначив дэдлайн.

Если вы не выявили самые важные задачи и не установили жесткие сроки начала и конца работы над этими задачами, значение приобретут мелочи. Даже если вам известно, какие задачи наиболее значимы, без жестких сроков, помогающих максимально сосредоточиться, вы будете отвлекаться на мелочи (а если вы предприниматель, придумывать их) и к концу дня ничего не успеете. А как же иначе? Ведь вам надо было завезти посылку в офис UPS, назначить несколько встреч, проверить электронную почту – вот и пролетел рабочий день. Но не спешите винить себя. Несколько месяцев я хватался то за одно, то за другое дело, и мне казалось, что не я управляю компанией, а она мной.

«Принцип 80/20» и закон Паркинсона – два краеугольных камня, к которым мы будем возвращаться. Большинство вложений бесполезны, время тратится впустую, если сравнить его затраты с результатами. «Обезжиренная», или сведенная к необходимому минимуму, работа и вoзvoжнocть свободно распоряжаться временем начинаются с ограничения нагрузки. В следующей главе вас ждет настоящий завтрак чемпионов – низкоинформационная диета.

 

Дюжина кексов и один вопрос

 

В суетливости нет усердия, Сенека

 

МАУНТИН-ВЬЮ, КАЛИФОРНИЯ

Суббота – мой выходной, могу позволить себе есть что захочу – объявил я малознакомым мне людям, друзьям моего друга, которые

смотрели на меня во все глаза. Я сказал правду. Вы можете семь дней в * неделю питаться хлопьями с отрубями и курятиной? Я – нет. Вот только не надо категоричных заявлений. 'l

Между десятым и двенадцатым кексом я плюхнулся на диван, чтобы ^ как следует насладиться лакомством, пока часы не пробили полночь и не возвестили о возврате к будничной диете. Рядом со мной сидел один 1 из гостей, потягивая вино из бокала, явно не первого, но и не двенадцатого. Мы разговорились. Как всегда, пришлось отвечать на вопрос, чем я занимаюсь, и, как обычно, мой ответ заставил всех гадать, кто же я на самом деле – преступник или патологический врун. j*

 

Разве можно обеспечить себе нормальный доход, работая так мало? Вопрос что надо. В яблочко! I

У Чарни было все хорошо практически во всех отношениях. Он был очень счастлив в браке, растил двухлетнего сынишку и ждал» что через три месяца родится второй. Успешно продавая технические новинки, он неплохо зарабатывал, хотя о доходе в 500 тыс. долларов в год мог только мечтать.

А еще он умел задавать вопросы по существу. Я как раз вернулся из очередной поездки за границу и планировал новые авантюры в Японии, Два часа кряду Чарни изводил меня расспросами: разве можно рабо-- тать так мало, а зарабатывать так много?

– Если тебе так интересно, можем провести эксперимент, и я покажу «тебе, как это делается, – предложил я.

Чарни был бы рад, но времени не хватало.

После одного письма по электронной почте и пяти недель практики Чарни сообщил хорошие новости: за последнюю неделю он заработал больше, чем за предыдущие четыре. При этом он устроил себе выходные в понедельник и пятницу и проводил с родными на2часавдень больше, чем раньше. Если до сих пор он работал по 40  часов в неделю, то 1еперь  лишь 18, зато вчетверо улучшил результаты.

В чем же дело – в учениях тибетских монахов и занятиях кунг-фу? Нет. В тайнах японского менеджмента или лучшем программном обеспечении? Отнюдь. Просто я попросил Чарни выполнять одно и то же действие последовательно, без сбоев.

Не меньше трех раз в день в определенное время он должен был задаваться вопросом:

 

«Как я работаю, продуктивно или просто активно?» *

Чарни уловил суть метода и перешел на более конкретный вопрос: «Придумываю ли я себе занятия, чтобы отмахнуться от важного?»

Он отказался от всех занятий, которые служили ему костылями, и сосредоточил все внимание на достижении результатов, а не на преданности делу. Эта преданность – еще одна бессмысленная, но хорошо скрытая уловка. Забудьте о жалости, одним ударом отсеките все лишнее., Кстати, не забудьте побаловать себя кексом.

 

1. Предположим, вы перенесли инфаркт и теперь можете работать не больше двух часов в день. Чем вы займетесь?

Не пять часов, не четыре, не три, а всего два. Конечная цель у нас другая, но для начала и эта сойдет. Так и слышу ваше возмущенное: «Бред какой-то! Так не бывает!» Плавали, знаем. А если я скажу, что можно месяцами нормально функционировать и при этом спать всего четыре часа в сутки, вы мне поверите? Вряд ли. А большинство молодых матерей спят немногим больше. Проверять это утверждение на себе необязательно. Итак, после шунтирования врач предупредил вас: если в первые три месяца после операции вы будете работать больше двух часов в день, то умрете. Как вы поступите?

2. Допустим, вы перенесли второй инфаркт и теперь можете работать только по два часа в неделю. Чем вы займетесь?

3. Если бы под дулом пистолета вам приказали отказаться от 4/5 всех дел, отнимающих у вас время, что бы вы выбрали?

Простота требует твердости. Если бы вам пришлось отказаться от 4/5 всех ваших занятий, – переписки по электронной почте, телефонных разговоров, обычных бесед, писанины, встреч, рекламы, общения с клиентами, поставщиками, производителями товаров и т. п., что бы вы устранили с таким расчетом, чтобы свести к минимуму негативные финансовые последствия? Таким вопросом полезно задаваться хотя бы раз в месяц: он не даст вам свернуть с пути и поможет сохранить рассудок.

4. Назовите три основных занятия, которыми вы привыкли заполнять время и при этом чувствовать себя занятым человеком.

Как правило, к таким занятиям мы прибегаем, чтобы отложить более важные (они вызывают у нас чувство дискомфорта, так как чреваты неудачей или отказом). Будьте честны с собой, поскольку время от времени подобные занятия ищем все мы. Какие дела являются для вас костылями?

5. Научитесь задаваться вопросом: «Если бы сегодня я довел до конца только одно дело – то, за которое я уже взялся, принес бы этот день мне чувство удовлетворения или нет?»

 

Без четкого списка приоритетов на рабочее место лучше не являться и к компьютеру не подходить. Стоит прочитать хотя бы одно письмо, не относящееся к делу, и оно засядет в голове на целый день. Список дел на завтра составляйте не позднее, чем накануне вечером. Пользоваться электронными органайзерами я не рекомендую, поскольку пункты в них можно добавлять до бесконечности. Я предпочитаю обычный лист бумаги, сложенный втрое до размера 5x8 см. Он идеально помещается в карман, количество пунктов, которые можно на нем записать, невелико.

Никогда не намечайте на один день больше двух дел первостепенной важности. Ни в коем случае. Если они и вправду настолько значительны, это просто ни к чему. Но если вам все-таки пришлось выбирать самое значимое из нескольких важных дел, а такое случается со всеми, рассмотрите их по очереди и задайте себе вопрос: «Если бы сегодня я довел до конца только одно дело, принесло бы оно мне чувство удовлетворения или нет?»

Если дело срочное, вопрос можно поставить иначе: «Что будет, если я не выполню это дело? Стоит ли ради него откладывать все прочие важные дела?» Если за день вы не выполнили ни одного важного дела, не тратьте последний час рабочего дня, чтобы вернуть DVD в прокат и не платить лишних 5 долларов. Лучше переплатите, но справьтесь с важной задачей.

6. Приклейте к монитору записку или создайте в компьютерном ежедневнике напоминалку, чтобы, по крайней мере, три раза в день задавать себе вопрос: «Придумываете ли вы себе мелкие занятия лишь бы избежать важных дел?»

7. Откажитесь от одновременного выполнения нескольких дел.

То, что вы сейчас услышите от меня, вам уже известно. Пытаться одновременно чистить зубы, говорить по телефону и отвечать на электронное письмо бесполезно. А обедать, искать что-то в Интернете и общаться там же? Тем более.

Если правильно расставить приоритеты, вам не понадобится гнаться за двумя зайцами. Когда мы постоянно чем-нибудь занимаемся, чтобы считать, что не зря тратим время, и в то же время добиваемся немногого, значит, у нас симптом «обрастания делами». Повторяю: ежедневно вы должны выполнять максимум две важные задачи. Справляйтесь с ними по отдельности от начала до конца, ни на что не отвлекаясь. Чем чаще мы отвлекаемся, уделяем внимание другим делам, тем быстрее теряем сосредоточенность, добиваемся посредственных результатов и не получаем удовлетворения.

8. Применяйте закон Паркинсона на макро- и микроуровне.

Закон Паркинсона поможет вам добиваться больших результатов с меньшими затратами времени. Устанавливайте жесткие сроки, чтобы заставить себя сосредоточиться на деле и не затягивать его выполнение.

На макроуровне ежедневно и еженедельно старайтесь уходить с работы в 16:00 и устраивать себе выходной в понедельник или пятницу. Это побудит вас разумнее расставлять приоритеты и разнообразить свой досуг. Но если за вами ястребиным оком следит босс, в последующих главах мы поговорим о том, как сбежать от этого жандарма.

На микроуровне ограничьте количество пунктов в списке «что сделать» и намечайте предельно сжатые сроки, чтобы приступать к делу незамедлительно и не зацикливаться на мелочах.

– ПРОБЛЕМА КОМФОРТА Научитесь выдвигать предложения (2 дня)

Перестаньте надеяться на других, начните сами предлагать решения, хотя бы в малом. Если к вам обратились с вопросами: «Где перекусим?», «Какой фильм посмотрим?», «Чем займемся вечером?» и т. п., НЕ отвечайте, как прежде: «А ты что выбираешь?» Выдвиньте предложение. Перестаньте теряться в сомнениях, примите решение. Это упражнение следует выполнить в рабочей и нерабочей обстановке. Вот несколько реплик, которые вам помогут (мои любимые – первая и последняя):

«Предложения принимаются?»

«Я предлагаю…»

«Я хотел бы предложить…»

«По-моему, следует… А вы как думаете?»

«Давайте попробуем сделать вот так… а если не получится, тогда вот так».