Внесение исправлений в учетные документы и отчетность

 

К сожалению, при составлении первичных документов, учетных регистров или бухгалтерской отчетности неизбежны ошибки. Если ошибка допущена, возникает необходимость исправления неверных данных.

Группа первичных документов, содержащих описание хозяйственных операций, сопряженных с движением наличных или безналичных денежных средств, - кассовые и банковские документы - исправлению не подлежит, что закреплено положениями ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. Федерального закона от 23 июля 1998 г. N 123-ФЗ) и в ряде подзаконных актов. Такие документы подлежат полному переоформлению.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься при выполнении следующих условий (п.5 ст.9 Федерального закона N 129-ФЗ):

- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- исправление необходимо согласовать с участниками хозяйственных операций;

- исправление должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы;

- должна быть указана дата внесения исправлений.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Министерства финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105), ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Отражение внесенных исправлений на счетах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

- неправильно сделанная в предыдущем периоде запись сторнируется и производится правильная запись;

- производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах;

- делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета в то состояние, какое было бы при изначально правильном отражении операции (по ошибкам прошлых лет).

Исправление первичных учетных документов и записей на счетах должно сопровождаться бухгалтерской справкой.

Если ошибка обнаружена в учетном регистре, составленном вручную, причем до проставления итогов, ее исправление осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.

После записи в главной книге итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным) <1>.

В бухгалтерских отчетах и балансах не должно быть никаких подчисток и помарок. В случае исправления ошибок делаются соответствующие оговорки, которые заверяют лица, подписавшие отчет и баланс.

При выявлении в отчетности текущего года при проверках и инвентаризациях искажений отчетных данных, включая приписки, исправления производятся в отчетах за тот отчетный период (квартал и т.д.), в котором были допущены приписки и другие искажения. Исправления также вносятся в нарастающие итоговые данные (с начала квартала, года) отчета, составленного за отчетный период, в котором были допущены приписки и другие искажения, и во все последующие отчеты.

В тех случаях, когда исправление отчетных данных вызывает необходимость изменения системных показателей бухгалтерского учета (себестоимость, финансовые показатели и т.д.), исправление отчетных данных как текущего, так и прошлого года производится в первом же отчете после обнаружения приписок или других искажений в отчетности. При этом исправления вносятся в данные за отчетный период (квартал, с начала года).

Если не установлен период совершения приписки или искажения, исправление отчетных данных также производится в первом отчете после обнаружения приписки или искажения в отчетности.

Назначение инвентаризации

 

Инвентаризация - один из основных элементов метода бухгалтерского учета, сущность которого состоит в сличении наличия имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского учета.

Задачами инвентаризации являются:

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

- проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по полученным векселям и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, при выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

В иных случаях инвентаризация может инициироваться руководителем, который и будет определять ее круг и сроки проведения.