Организация документооборота

Вопросы к экзамену

  по дисциплине “Бухгалтерский учет”

1. Принципы и задачи бухгалтерского учета.

2. Понятие бухгалтерского учета и пользователи бухгалтерской информации.

3. Законодательное и нормативное регулирование бухгалтерского учета.

4. Задачи бухгалтерского учета и виды измерителей в бухгалтерском учете.

5. Классификация хозяйственных средств по видам имущества.

6. Классификация хозяйственных средств по источникам формирования имущества.

7. Счета, их содержание и строение.

8. Двойная запись, ее сущность и значение.

9. Счета синтетического и аналитического учета.

10.Обобщение текущих данных бухгалтерского учета

11.Сущность и строение бухгалтерского баланса.

12.Документ - источник первичной информации.

13.Классификация документов.

14.Организация документооборота.

15.Инвентаризация и ее место в учете.

16.Оценка - способ выражения хозяйственных операций.

17.Калькуляция, ее виды и содержание.

18.Учет процесса заготовления.

19.Учет процесса производства.

20.Учет процесса продажи.

21.Учетные регистры, их формы и содержание.

22.Исправление ошибок в учетных регистрах.

23.Порядок и сроки предоставления бухгалтерской отчетности.

24.Понятие, состав бухгалтерской отчетности и требования к ней.

 

Составила                                                                                               ХЛЕБНИКОВА Н.В.

13. Документ: источник первичной информации

 

Бухгалтерский учет представляет собой систему сбора и обобщения информации об имуществе организации и ее обязательствах. Основа бухгалтерского учета - первичные учетные документы, которыми должны быть оформлены все хозяйственные операции, проводимые организацией.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

В частности, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут изыматься только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 N 16/176 утверждена Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если организация покупает или продает имущество, заключив предварительно с контрагентом договор, данные, отраженные в первичных документах (стоимость товаров, суммы налогов, наименования и т.д.), должны соответствовать данным договора. Если какие-то условия договора изменяются (например, снижается или повышается цена товаров (услуг)), должно быть заключено соответствующее дополнительное соглашение к договору.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатываются Госкомстатом России (в настоящее время - Росстат). Формы первичных документов для большинства хозяйственных операций уже утверждены, например, при продаже товара оформляются товарная накладная и счет-фактура, при покупке материалов - приходный ордер и т.д.

В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации документы, форма которых предусмотрена в унифицированных альбомах первичной документации, должны содержать следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами (ОКУД, ОКПО, ОКОФ). Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием "Вид операции"), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

 

Организация документооборота

 

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) должно регламентироваться графиком (п.5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г. N 105).

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. следующий пример).

Работники организации - начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Если первичный документ по каким-либо причинам утрачен, руководитель организации должен предпринять действия по их восстановлению. Порядок действий в подобной ситуации определен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

В случае установления факта отсутствия документа руководитель должен прежде всего назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документа. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение пропавших документов.

После выявления причин утраты документов следует этап их восстановления - в случае, воспроизведенном в нашем примере, - обращение к контрагенту с просьбой помочь в восстановлении утерянных документов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации, если таковая имеется.

Акт составляется в свободной форме, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение, о результатах расследования, должны прилагаться объяснительные записки опрошенных ответственных лиц. Он подписывается председателем и всеми членами комиссии.

Очевидно, что установленная процедура достаточно трудоемка и зачастую не соблюдается на практике. Если пропажа документов обнаружена в течение отчетного периода, к которому они относятся, принято выписывать утраченный документ заново, избегая формальностей.

Тем не менее, если создавшееся положение не позволяет избежать процедуры восстановления, лучше провести ее по всем правилам во избежание признания документов в дальнейшем недействительными.

Учетные регистры

 

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета. Именно набор учетных регистров, система их взаимодействия и документооборот на этой стадии учета отличают разные его формы.

Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, имеющие применение в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной политике и осуществляется в зависимости от различных условий, прежде всего - от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.

Так, малые предприятия могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, предложенную Приказом Министерства финансов РФ от 21 декабря 1998 г. N 64н, которая может вестись по:

- простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) - по форме "журнал-главная";

- форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.