Информационное обеспечение управления.

Информационное обеспечение системы управления организации состоит в организации целенаправленных массивов информации и информационных потоков, а также включает сбор, хранение, обновление, переработку и передачу информации для анализа полученных результатов, подготов­ки, обоснования и принятия управленческих решений органами управле­ния организации.

Цель информационного обеспечения управления организацией - своевремен­ное представление подразделениям управления необходимой и достаточ­ной информации для принятия решений.

Задачи информационного обеспечения:

- выявление, регистрация, обработка и выдача данных, характери­зующих фактическое состояние процессов производства и управления;

- определение отклонений фактических показателей производствен­ной деятельности от установленных в планах;

- обработка полученных данных о состоянии процессов производст­ва и управления;

- распределение информации между руководителями, отдельными по­дразделениями и исполнителями;

- обеспечение органов управления и специалистов научно-те­хнической информацией о новейших отечественных и зарубежных дости­жениях науки и техники, организации производства и управления.

В организации для решения первых четырех задач головным подразделением является отдел АСУ, ИВЦ или другое подразделение, занимающееся информационными технологиями и компьютерной техникой.

Головным подразделением для решения пятой задачи является слу­жба HTИ (отдел НТИ, бюро НТИ, бюро рационализации и изобретательства, патентно-лицензионная служба и т.п.) с научно-технической биб­лиотекой. Головные подразделения подсистемы "Информационное обеспечение управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью; организации в области информационного обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

При организации информационного обеспечения управления организации необ­ходимо руководствоваться следующими требованиями:

- упорядоченность, точность, достоверность и своевременность представления информации для решения задач управления, а также одно­значность и удобство ее восприятия;

- адресность и необходимая детализация информации в соответствии с уровнем управления;

- интеграция организации процессов передачи и преобразования ин­формации;

- ориентированность на использование преимуществ автоматизации управления.

Информационное обеспечение включает организацию:

- массивов информации;

- потоков информации;

- процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

При организации массивов информации необходимо использовать уни­фицированные системы документации (УСД) и государственные классификаторы, а также классификаторы отраслевого уровня и уровня основного звена (предприятия, объединения).

Организация потоков информации предполагает:

 определение источников и потребителей информации в соответст­вии с задачами управления;

 определение состава информации, периодичность ее циркуляции и форм представления;

- разработку документооборота;

- использование комплекса технических средств управления для организации потоков информации;

- установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

- разработку технологии обработки и прохождения информации с использованием необходимых технических средств управления;

- подбор и обучение кадров по обработке информации;

- распределение между подразделениями задач по подготовке и пе­редаче информации от места ее возникновения до потребителя.