Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: "Основные правила работы ведомственных архивов", "Государственная система документационного обеспечения управления", "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительно власти".
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел.
Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.
Формирование дела начинается сразу с начала года.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Дело — подборка документов, объединенных по какому-то признаку и хранящихся вместе.
На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:
- наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре (например, дело № 06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре);
- заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);
- срок хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел;
- запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;
- документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела- дела, документы которых отражают решение вопроса, длящегося более одного года (учредительные документы фирмы, уголовное дело и т. д.).
- группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения (например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если документов будет больше, заводят следующий том дела с тем же заголовком. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением " т. 1, т. 2 " и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела.
Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Можно выделить следующие основные группы документов:
1) организационные (организационно-правовые) (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
5) коммерческие документы (контракты, договоры);
Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело.
Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.
