Оформление таблиц в документах и отчетах

Таблица состоит из столбцов (граф), строк (горизонтальных рядов) и ячеек.

Каждая графа таблицы должна иметь заголовок. Строка с заголовками и подзаголовками граф называется «головка», а столбец с заголовками строк – «боковик». Заголовки граф пишутся с заглавной буквы, подзаголовки – со строчной. Графа «№ п/п» («Номер по порядку») в качестве заголовков строк не применяется. В таблице 1 обозначены графы и строки.

Таблица 1 – Пример оформления таблицы

Заголовки	Графа 1*	Графа 2	Графа 3
Строка 1	1.1	2.1	3.1
Строка 2	1.2	2.2	3.2

*Графа – это то же самое, что и столбец

Таблицу следует размещать по центру листа, режим обтекания таблицы текстом использовать только в исключительных случаях. По ширине таблица не должна выходить за края полей листа.

Текст в строках таблицы выравнивается по левому краю без отступа, числа – по центру, заголовки граф выделяют курсивом и выравнивают по центру.

Каждая таблица должна иметь заголовок, включающий номер и/или название. Номер таблицы следует размещать после слова «Таблица». Если в тексте одна таблица, ее не нумеруют. Заголовок располагается непосредственно над таблицей.

Заголовок таблицы отделяется от предыдущего текста пустой строкой. После таблицы также оставляется пустая строка.

Название таблицы с автоматической нумерацией вставляется так же, как и для рисунков. Необходимо щелкнуть по таблице правой кнопкой и выбрать «Вставить название...», в появившемся окне выбрать подходящие настройки.

После таблицы может размещаться примечание, поясняющее содержание таблицы. Тогда пустая строка оставляется после примечания. Если в примечании указывается источник данных, то слово «Источник:» пишется курсивом.

Так же, как и на рисунки, на каждую таблицу должно иметься упоминание в тексте, с пояснением, что содержится в таблице. Для этого следует использовать перекрестные ссылки. Таблица должна размещаться непосредственно после абзаца, в котором она упоминается первый раз, либо на следующей странице.

Пример оформления таблицы, содержащей сведения о благоустройстве жилищного фонда г.о. Самара, представлен в таблице Таблица 2.

Таблица 2 – Уровень благоустройства жилищного фонда г. о. Самара

Наименование инженерного оборудования	Общая площадь всего жилищного фонда, %
Водопровод	93	93	93	93	94
Горячее водоснабжение	87	88	88	88	88
Напольные электроплиты	7	8	8	8	9

Источник: Управление проектами развития городского хозяйства. – М.: Консалтинговое агентство «Бизнес-Сервис», 2005. – 265 с.

Текст в таблице и примечании можно набирать шрифтом меньшего размера (11–13 пт), но гарнитура шрифта должна сохраняться (Times New Roman).

Оформление больших таблиц

Если таблица не умещается на одном листе, то ее разбивают на несколько листов. При этом на каждом следующем листе повторяют заголовки граф и перед таблицей вставляют текст «Продолжение таблицы X», где X – номер данной таблицы.

Чтобы заголовки граф повторялись на каждой странице, необходимо выделить строку с заголовками и в окне «Свойства таблицы», на вкладке «Строка» установить галочку «повторять как заголовок на каждой странице». Либо на вкладке «Макет» в группе «Данные» нажать « Повторить строки заголовков».

Эту настройку можно установить для строки заголовков при создании стиля таблицы.

При необходимости широкие таблицы можно размещать с поворотом на 90° против часовой стрелки (вдоль длинной стороны листа). Для этого таблицу необходимо вынести в отдельный раздел, в котором изменить ориентацию листа на альбомную. При этом колонтитулы и номера страниц следует размещать так, как если бы это была книжная ориентация.

Небольшие таблицы нельзя разрывать на несколько листов: название таблицы, сама таблица и примечание должны размещаться на одном листе.

Большие таблицы рекомендуется выносить в приложения.

Контрольные вопросы

1. Какими способами можно добавить или удалить строки/столбцы в таблицу?

2. Как автоматически подобрать ширину таблицы по содержимому ячеек?

3. Как подобрать ширину таблицы по ширине окна?

4. Зачем нужны стили таблиц и что в них можно настроить?

5. Как можно выполнять вычисления в таблицах?

6. Что такое головка и боковик таблицы?

7. Как следует размещать таблицу в тексте, и текст в таблице?

8. Как нужно оформлять заголовок таблицы?

9. Что можно сделать, если таблица не умещается на странице по ширине?

10. Можно ли разрывать таблицу на несколько листов?