Предметный каталог – каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
Предметный указатель – указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Прейскурант – перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
Претензионное письмо – письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Приказ – 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
Приказание – документ, издаваемый в воинских и некоторых других учреждениях от имени командира (начальника).
Программа – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная программа) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Производственный график – календарный план выпуска продукции.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Р
Расписание – объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
Распорядительные документы – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный номер документа – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрационный штамп – штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
Регистрация документов – запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (Р. описей).
Резолюция – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т. п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция на документе – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизит – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду документа.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Реквизиты – обязательные элементы служебного документа.
Рекламационное письмо – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
Реферат – краткое письменное изложение первоисточника.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Рубрикация – членение текста на составные части (графическое отделение одной части от другой, использование нумераций, заголовков, буквенных обозначений и т.д.).
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
С
Свободное предложение – предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, то сделка считается заключенной.
Сдаточная опись (разг.) – опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
Система документирования – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Служебная записка –записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Служебное поле унифицированной формы документа – зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Состав удостоверения – подпись и печать.
Спецификация – документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т. п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справочно-информационный фонд – совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.
Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Счет – документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Т
Табель – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель отчетности, табель успеваемости).
Таблица – документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
Талон обратной связи – документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
Твердое предложение – предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
Тезаурус – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Текстовой документ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
Телекс – телеграмма, посланная по телетайпу.
Телетайп – телеграфный аппарат с клавиатурой, подобной пишущей машинке.
Техническая документация – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
Технологическая документация – обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Типовые документы (тексты-аналоги) – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
У
Указание – 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Указатель – систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Ф
Факсимиле –1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печать (печатка), позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Фирма – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. п.).
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Ц
Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Ч
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Ш
Шаблон бланка – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.
Штамп 1. Инструмент, форма для изготовления давлением или чеканкой различных предметов. 2. Печать с названием учреждения. 3. Избитое выражение со стертой семантикой и потускневшей эмоциональной окраской.
Э
Экспедиция – специальный аппарат учреждения по приемке документов.
Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Ю
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическое лицо – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Я
Языковая норма – общепринятое, закрепившееся в языке употребление языковых единиц, рекомендованное словарем, грамматикой, справочниками.
Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: Оплата гарантируется. Наш расч. счет №...в отделении... банка; сопроводительного – Направляю..., Высылаю...
А
Автобиография
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресант
Адресат
Акт
Анкета
Аннотация
Архив
Архивная выписка
Архивная копия
Архивная
Архивная
Архивный
Архивный
Аспект
Б
Беловой документ
Бланк
Бланк документа
В
Ведомость
Вид письменного документа
Виза
