Номер входящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем
Нормативные документы – документы, изданные уполномоченными на то государственными органами и устанавливающие нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
Нормативы – документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
Нормы – документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (норма выработки, норма выдачи чего-либо).
О
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись – юридически оформленный перечень документов.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа –1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки – отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Оферта – см. Предложение.
Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилам документирования.
П
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Письмо-извещение – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.
Письмо-напоминание – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Письмо-подтверждение – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т. д.
Письмо-приглашение – такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
Письмо-просьба – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим)…
Письмо информационное – письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
Повестка – официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя.
Подлинник документа – 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись; 3) первый или единственный экземпляр документа.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Подпись на документе – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
Поисковые данные документа – сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.
Положение – 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
Постоянная часть реквизита документа – неизменная часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
