Согласно Приказу Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм бюджетного учета» аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам ведется на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Особенности данного счета:
- он является только активным, поэтому кредитового сальдо по этому счету не должно быть;
- диапазон ведения аналитики по этому счету обширен, так как наличие 24 аналитических счетов позволяет это сделать на первичном уровне учета.
Информация для распределения расходов по аналитическим счетам берется из заявления о выдаче сумм в подотчет работника, на котором бухгалтерией проставляются коды классификации операций сектора государственного управления.
Операции по счету 020800000 оформляются следующими бухгалтерскими записями.
Выдача денежных сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560-020824560) и кредиту счетов 020104610 «Выбытия из кассы», 020105610 «Выбытия денежных документов», 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами».
Списание с подотчетных лиц израсходованных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660—020824660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340-010506340), счета 010600000 ««Вложения в нефинансовые активы» (010601310,010602320, 010604340), счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам (030201830-030205830, 030208830, 030209830, 030215830-030222830), 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале», 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале» соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения», счета 030403830 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
На возвращенные остатки подотчетных сумм кредитуют соответствующие счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660-020824660) и дебетуют счет 020104510 «Поступления в кассу», 020105510 «Поступления денежных документов».
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов. Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы «Наименование показателя» записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса, номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту, количество приложений.
В конце месяца в журнале операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению.
Из журнала операций в Главную книгу переносятся обороты по счетам, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые учтены в Журнале операций по счету «Касса».
При отражении сумм в иностранной валюте в соответствующей строке графы «Наименование показателя» приводится запись: «В рублевом эквиваленте».
Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.
Расчеты по недостачам.
Расчеты по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие удержанию, списанию в установленном порядке, учитываются на счете 020900000 «Расчеты по недостачам».
При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.
На суммы недостач и хищений, в том числе отнесенные на виновных лиц, оформленные в установленном порядке материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в установленном порядке. При получении решения суда суммы недостач и хищений уточняются в соответствии с исполнительным листом.
Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи, хищения.
Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:
суммы выявленных недостач, хищений, потерь по рыночной стоимости отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901560, 020902560, 020903560, 020904560, 020905560) и кредиту счета 040101172 «Доходы от реализации активов»;
суммы восстановленной задолженности неплатежеспособных дебиторов по выявленным недостачам, хищениям, потерям, ранее списанных на забалансовый учет отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901560, 020902560, 020903560, 020904560, 020905560) и кредиту счета 040101173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами»;
суммы выявленных недостач, хищений, потерь, денежных средств отражаются по дебету счета 020905560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов» и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы»;
суммы, списанные с балансового учета в связи с приостановлением согласно законодательству Российской Федерации предварительного следствия, уголовного дела, или принудительного взыскания, а также в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660) и дебету счета 040101173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами»;
суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660) и дебету счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на счета», 020104510 «Поступления в кассу», соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами» (021002410, 021002420, 021002430, 021002440, 021002130, 021002620);
суммы, списанные с баланса в связи с неустановлением виновных лиц, с их уточнениями решениями судов, а также в связи с возмещением ущерба виновными лицами в натуральной форме, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660) и дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов».
Учет расчетов по недостачам, хищениям ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих счетах:
Счет 020900000 «Расчеты по недостачам» включает следующие счета:
020901000 «Расчеты по недостачам основных средств»;
020902000 «Расчеты по недостачам нематериальных активов»;
020903000 «Расчеты по недостачам непроизведенных активов»;
020904000 «Расчеты по недостачам материальных запасов»;
020905000 «Расчеты по недостачам финансовых активов».
За ущерб, который работник причинил учреждению, если своим действием или бездействием нарушил установленные правила работы, он может быть привлечен к материальной ответственности.
По сумме взыскания материальную ответственность подразделяют на ограниченную и полную.
Ограниченная материальная ответственность предполагает, что размер удержаний с работника не может превышать его среднемесячного заработка. Такая ответственность, например, наступает, если работник испортил имущество учреждения по небрежности или неосторожности.
Полная материальная ответственность состоит в том, что работник должен возместить учреждению причиненный ущерб в полном размере. Данный вид ответственности может быть установлен трудовым договором. Как правило, полная материальная ответственность возлагается на руководителя организации, его заместителя, а также на главного бухгалтера.
Кроме того, есть еще ряд случаев, когда причиненный ущерб взыскивается с работника в полном объеме. В частности, такое возможно, когда работник испортил имущество предприятия умышленно, из-за того, что находился в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, в результате административного проступка и т.д. Случаи наступления полной материальной ответственности установлены ст. ст. 242 и 243 Трудового кодекса РФ.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утверждены Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднемесячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба.
