Система управления предприятием

Структура руководства предприятия имеет обычную для многих производственных предприятий модель.

 Во главе руководства стоит директор.

Директор несет ответственность за выполнение обществом:

- договорных обязательств;

- обязательств перед государственным бюджетом, перед коллективом и отдельными работниками общества;

- действующего законодательства;

- требований по представлению государственной отчетности;

- правил безопасности производства, санитарно-гигиенических норм, требований по защите здоровья работников предприятия, охране окружающей среды;

Организационная структура ТОО "КостанайСельхозСнаб"представлена на рисунке 1.

 

 

 

Рисунок 1 - Организационная структура ТОО "КостанайСельхозСнаб"

За организацию учёта, соблюдение законодательства при выполнении финансовых операций на предприятии ТОО «КостанайСельхозСнаб» ответственность несет руководитель организации – генеральный директор Смоляр А.Н., за его ведение главный бухгалтер Ульянова Любовь Константиновна.

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с З РК «О бухгалтерском учёте» №129-З РК, положениями по бухгалтерскому учёту, Планом счетов бухгалтерского учёта финансовой деятельности и Инструкцией по его применению, а также другими нормативными документами.

Бухгалтерским учетом на предприятии занимается бухгалтерия. Ввиду этого на предприятии обязательно должно составляться Положение о бухгалтерии.

Количество работников бухгалтерии – 2:

- Главный бухгалтер (штатный бухгалтер)– Ульянова Л.К.

- Офис – менеджер – Мартинович О.Ю, осуществляющая частично первичный учет.

Сотрудники имеют высшее образование по профилю работы.

Финансовые операции оформляются первичными документами, к заполнению которых привлекаются работники организации. На предприятии не разработан график документооборота.

На предприятии разработан рабочий план счетов на базе Плана счетов бухгалтерского учета финансовой деятельности организации, утвержденного Приказом Минфина РК от 31.10.2000 №94н.

В организации составлен Приказ об учетной политике, согласно которого организацию бухгалтерской службы и налоговый учёт ведет штатный бухгалтер. Сформированная учётная политика на предприятии соответствует требованиям ПБУ 01/98 «Учетная политика организации». В учетной политике также частично установлен порядок ведения налогового учета в соответствии с требованием НК РК п.3 ст.248.

Графика распределения обязанностей между работниками бухгалтерии не составлено. В принципе в нем на данном предприятии нет необходимости.

Ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности возложено на главного бухгалтера. Офис- менеджер занимается оформлением банковских документов, и оформлением бизнес - проектов с момента поступления заказа и до консультационного обслуживания.

Должностные инструкции не составлены. Ниже приведен пример разработанной во время прохождения практики должностной инструкции для главного бухгалтера Ульяновой Любовь Константиновны.

На предприятии журнально-ордерная форма учета с применением автоматизированного способа обработки данных.

В соответствии с п.1 ст.17 Закона РК от 21.11.1996 №129-З РК «О бухгалтерском учете» организации должны хранить документы и регистры не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п.3 ст.17). Сохранность документов и регистров и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Все документы в организации хранятся в кабинете главного бухгалтера в специальном шкафу, а часть документов находится в сейфе. Они пронумерованы, прошнурованы, разложены в специальные тематические папки по годам. В "КостанайСельхозСнаб" сроки хранения документов и регистров соблюдаются.

График проведения инвентаризации на предприятии не составлен. Для предупреждения возникновения споров его необходимо разработать и утвердить, потому что нужно проводить плановую и внеплановую проверку кассы, а также счетов по учету расчетов, в том числе по оплате труда. Отсутствие плана инвентаризации повлечет за собой нарушение принципа достоверности отражения данных в учете, так как реальность может отличаться от информации на бумаге. Кроме того, инвентаризация расчетов, возможно, выявит ошибки в начислениях или удержаниях, то есть сократит штрафные санкции.

В целом организация бухгалтерского учёта на предприятии соответствует предъявляемым требованиям.

Делопроизводство

    Документооборот в бухгалтерском учете предприятия можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку ТОО является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. Как видно из рис.2, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

    При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение, в т. ч. и бухгалтерия, формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

   Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на фабрике организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще глубже - "минимизация налогообложения". Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

На предприятии график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель.

График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Для каждого документа, в том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия (начальники, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по фабрике осуществляет главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Наряды на работу, сменные рапорты и другие документы хранятся не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива фабрики работникам других структурных подразделений не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.