Часть 3. Разработка приложений для работы с базами данных 4 страница

Для создания в отчете новых объектов – элементов управления – в этом режиме на экран выводится Панель элементов.

Следует отметить, что режим конструктора доступен для любого созданного отчета.

Мастер диаграмм. Мастер диаграмм, как и любой мастер, руководит процессом создания диаграммы. Созданная мастером диаграмма может не удовлетворить пользователя. Для внесения изменений в полученную диаграмму нужно перейти в режим конструктора, раскрыть контекстное меню, связанное с диаграммой, и выбрать из него команду Объект Chart/Изменить. В результате будет запущена программа Graph, с помощью которой можно внести необходимые изменения в диаграмму.

Мастер отчетов. Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета.

- Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.

- Запустить Мастер отчетов.

- В первом диалоговом окне мастера скопировать в список необходимые поля из выбранной таблицы.

- Перейти во второе окно мастера отчетов.

- В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке. Необходимо выбрать тип представления данных. Нажать кнопку Далее, чтобы подтвердить предложенный вариант и перейти к следующему окну.

- В этом окне Добавить уровни группировки? можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. В окне, которое открывается посредством кнопки Группировк а, определяются уровни группировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут группироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставляется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. и нажать кнопку Далее.

- В открывшемся окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. В отчете следует создать поля для итоговой информации. Параметры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги, открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вычисление в отчете суммы нескольких значений (Sum) и среднего арифметического (Avg), а также определение минимального (Min) и максимального (Мах) значений.

- В следующем окне выбирается стиль оформления отчета и ориентация его страниц при печати. Для оформления создаваемых мастером отчетов предназначены шесть стандартных стилей, перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.

- Можно поэкспериментировать, задавая различные варианты форматирования отчета, и выбрать наиболее понравившийся.

- В следующем окне выбрать стиль отчета.

- В последнем окне мастера ввести заголовок отчетаи нажать кнопку Готово.

В режиме Просмотр отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе.

Мастер отчетов позволяет создавать стандартные итоговые отчеты. Составив такой отчет, можно отредактировать его и изменить оформление по своему усмотрению, используя режим Конструктор. Создание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с незаполненного шаблона.

Вычисления в отчете. Вычисления в отчетах можно производить с использованием вычисляемых элементов управления, отображающие значение, вычисленное на основе данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других элементов управления.

Вычисляемым можно сделать любой элемент управления. Для этого его нужно маркировать на панели элементов в режиме Конструктор, вставить элемент в отчет и ввести подлежащее вычислению выражение. В формуле для вычисления вначале ставится знак "=", а наименования полей, участвующих в вычислениях, заключаются в квадратные скобки.

При написании формул необходимо следить за тем, чтобы названия вводимых полей полностью соответствовали названиям в таблице.

Печать отчета. Печать таблиц, запросов, форм и отчетов в Access практически не отличается от печати документов в других приложениях Microsoft Office. Формат и ориентация страницы, размеры полей и колонок, а также параметры принтера устанавливаются в диалоговых окнах Параметры страницы и Печать.

Предварительный просмотр. Перед печатью рекомендуется переходить в режим предварительного просмотра для выполнения окончательной проверки документа. В этом режиме можно увидеть, как созданный документ будет выглядеть на бумаге.

В режиме Предварительный просмотр возможен одновременный просмотр нескольких страниц. Для этого нужно активизировать кнопку Две страницы или Несколько страниц панели инструментов Предварительный просмотр, либо выбрать в меню Вид команду Число страниц и задать в появившемся подменю отображение1,2,4,8 или 12 страниц.

Макросы в Access

Access предоставляет пользователям два средства автоматизации работы с базами данных: язык макросов и язык Visual Basic for Applications (VBA).

Язык VBA имеет преимущества перед языком макросов. Несмотря на это последний можно использовать для создания сложных программ и для автоматизации большинства операций по управлению базой данных.

В отличие от Excel и Word, в Access автоматическая запись макросов не выполняется.

Окно макросов открывается в результате нажатия кнопки Создать на вкладке Макросы окна базы данных. Оно включает четыре столбца: Имя макроса, Условия, Макрокоманда и Примечание. При создании нового макроса по умолчанию отображаются только столбцы Макрокоманда и Примечание. Показ остальных столбцов можно установить, используя команды Имя макроса и Условия из меню Вид или же одноименные кнопки на панели инструментов Создание макроса.

В столбце Имя макроса указывается имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условия осуществляется ввод условия (логическое выражение) для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия (макрокоманды) в нужной последовательности. Столбец Примечание, содержащий комментарии к программе, при выполнении макроса программой игнорируется, однако заполнять его рекомендуется, поскольку в этом случае текст макроса понятнее.

Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие нескольких форм или отчетов, вывод на экран или на печать нескольких документов, отмена/восстановление отображения панелей инструментов и т.д.

Создание макросов. После нажатия кнопки Создать на вкладке Макросы пользователь получает доступ к бланку макроса. В каждой строке этой таблицы размещается одна макрокоманда. Для определения ее параметров пользователь должен заполнить предложенные программой формы в нижней части бланка. Чаще всего оператору СУБД удается определить все параметры макрокоманды «по ходу дела», не штудируя справочник.

Запуск макроса может осуществляться следующими способами:

1.Щелчок по кнопке Запуск на панели инструментов (на ней изображен восклицательный знак).

2.Вызов команды Запуск макроса из меню Сервис.

3.Маркировка имени макроса и нажатие кнопки Запуск на вкладке Макросы окна базы данных.

4.Двойной щелчок на имени, запускаемого макроса.

После того как макрос написан, разработчик приложения или пользователь должен определить способ запуска макроса. Кроме тривиального пути – при помощи меню Сервис — макросы можно вызывать программным путем - автоматически или посредством элементов управления в формах и отчетах. Если макрос должен запускаться независимо от желания пользователя, то он должен быть поставлен в соответствие некоторому событию, которое, в свою очередь, связано с определенным объектом. Достаточно при определении свойств объекта в строке, соответствующей событию, указать имя макроса.

Кнопка, запускающая макрос. Макрос может быть вызван после щелчка мышью элемента управления в форме или отчете. Существуют задачи, в которых пользователю необходимо переходить от формы к форме в определенной последовательности. Естественно, ему будет удобно, если правильная очередность форм будет заложена в программу, чтобы не приходилось думать о том, какую форму открывать следующей. В самом Access подобные кнопки используются для перехода по рекламно – учебным окнам и при выполнении мастеров.

Кнопка с контекстным меню. С элементом управления (в частности, с кнопкой) может быть связано контекстное меню с командами, определенными пользователем. Каждая из них будет запускать на выполнение макрос или подпрограмму Visual Basic. Определим последовательность действий, которые нужно выполнить, чтобы создать такое меню, связанное с кнопкой. Предположим, что в меню должны входить три команды, которые запускают макросы Макро-1, Макро-2 и Макро-3.

Для решения этой задачи необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть форму в режиме конструктора и создать новую кнопку.

2. Раскрыть окно свойств кнопки и определить ее подпись, например «Новое меню».

3. На вкладке свойств Другие выбрать свойство Контекстное меню и нажать кнопку в правой части строки, вызвав построитель меню.

4. Указать шаблон «Пустая строка меню».

5. Ввести в строку Название имя меню, например Мое меню, и нажать кнопку Далее. Введенный текст переместится в нижнюю часть окна.

6. Напечатать в строке Название имя первой команды меню. В нашем примере это Команда меню 1. Нажать кнопку с изображением стрелки вправо. Название команды появится в нижней части окна с отступом. Это является признаком команды меню, в отличие от имени меню, которое выводится без отступа.

7. В строке Макрокоманда выбрать из списка ЗапускМакроса.

8. В строке Аргументы ввести имя макроса Макро-1 и нажать кнопку Далее.

9. Повторить пункты 5—8 для второго и третьего элементов меню, задав соответствующие названия команд и имена макросов.

10. Нажать кнопку ОК и ввести в открывшемся окне Сохранение название меню, например «Новое меню».

Теперь, если раскрыть форму в режиме просмотра и щелкнуть созданную нами кнопку правой кнопкой мыши, то появляется контекстное меню. Выбор команды в нем приведет к выполнению соответствующего макроса.

Возможности построителя меню шире, чем показано в этом примере. При создании меню можно определять «горячие клавиши», связанные с его элементами, вводить разделители групп команд, добавлять подкоманды и т.д.

Контекстное меню вызывается после щелчка элемента управления правой кнопкой мыши. С каким событием надо связать новый макрос, если нужно, чтобы он запускался после обычного щелчка того же элемента управления? С событием Нажатие кнопки. Оно возникает, если вы щелкаете объект мышью.

А можно связать с объектом еще один макрос, который запускался бы при двойном щелчке? Нет, нельзя. При двойном щелчке возникает событие Нажатие кнопки и будет выполняться тот же макрос, что и при простом щелчке. А можно запускать макрос при помощи двойного нажатия кнопки мыши, если обработка события Нажатие кнопки не определена? Да, можно. В этом случае макрос должен вызываться событием Двойное нажатие кнопки.

Access имеет обширный набор макрокоманд, обсуждение которых выходит за рамки данного пособия.

Редактирование макросов. Структура таблицы в окне макросов напоминает структуру обычной таблицы базы данных. Все известные команды редактирования текста, используемые для удаления, переноса, копирования содержимого ячеек, могут применяться и в рамках таблицы макроса,

Редактирование макроса осуществляется в режиме конструктора, для установки которого надлежит нажать кнопку Конструктор в окне базы данных. Рекомендуется вносить комментарии в столбец Примечание. Они могут оказаться полезными при изменения макроса автором или другим пользователем, а также позволят получить в любой момент подробную информацию о макрокомандах без их предварительной маркировки. Аргументы и краткое описание макрокоманды отображаются в окне макроса только при ее маркировке.

Отладка макроса. Макрос не всегда функционирует так, как было задумано. Можно выделить две категории ошибок в макросах: - синтаксические; - логические.

Чаще всего появление ошибок в макросах обусловлено несоблюдением синтаксических правил. В случае выбора макрокоманд или значений аргументов в списках вероятность возникновения ошибки крайне мала. Совсем по-другому обстоит дело с аргументами, значения которых задаются "вручную". Если в имени объекта допущена ошибка, действие не может быть выполнено. Подобная ситуация возникает и при удалении или переименовании объекта. Если макрос, в котором есть ссылки на такие объекты, не изменен соответствующим образом, при его выполнении появится сообщение об ошибке.

Необходимо помнить, что действие макрокоманды, в которой не указан целевой объект, распространяется на активный объект.

Типичной является логическая ошибка при задании условия, которая может привести к появлению бесконечного цикла. Завершить цикл может только закрытие Access. Во избежание подобных ситуаций пользователь должен проверить все условия, прежде чем запускать макрокоманду.

В случае появления логических ошибок в макросах возможна потеря данных. Логические ошибки не могут быть обнаружены программой, их поиск требует участия пользователя.

Синтаксические ошибки легко распознаются программой Access, которая выдает сообщение о них.

При этом отображаются имя макроса (поле Имя макроса) и макрокоманды (поле Имя макрокоманды) с синтаксической ошибкой. В области Аргументы приводится список аргументов макрокоманды, разделенных точками с запятой. Их следует проверить, так как чаще всего они являются причиной ошибки.

Применение пошагового режима. В Access предусмотрена возможность выполнения макроса в пошаговом режиме. Для активизации этого режима предназначена команда По шагам меню Вид. В этом режиме перед выполнением каждой макрокоманды происходит останов, который сопровождается появлением диалогового окна Пошаговое выполнение макроса. В этом окне приводится информация о макросе, о макрокоманде, которая будет выполняться, и о ее аргументах Выполняя макрос по шагам, легче локализовать и идентифицировать ошибку.

Если в качестве аргумента используется выражение, начинающееся знаком равенства, Access вычисляет результат и отображает его в поле Аргументы.

Диалоговое окно пошагового режима похоже на диалоговое окно, появляющееся при возникновении ошибки выполнения, но в окне пошагового режима доступны кнопки Шаг и Продолжить. Первая позволяет выполнить следующую макрокоманду, а вторая - все последующие шаги без остановок. т.е. выключить пошаговый режим.

Объединение макросов в макрогруппу. Для работы с одним объектом базы данных могут понадобиться десятки макросов, каждый из которых автоматизирует некоторый процесс. Такие макросы можно разработать отдельно и запускать по очереди. Однако все макросы, предназначенные для обработки одного объекта, целесообразно объединить в группу, присвоив им уникальные, в пределах группы, имена. Объединенные в группы макросы доступны в одном окне макроса (столбец Имя макроса должен отображаться).

Начало каждого макроса обозначается его именем в столбце Имя макроса. Два соседних макроса группы следует разделять пустой строкой, чтобы облегчить просмотр и редактирование. Для создания группы макросов необходимо выполнить следующие действия:

- Открыть окно конструктора макроса, в которое должны быть помещены группируемые макросы.

- Щелкнуть на кнопке Имя макроса (на ней изображены литеры xyz) или активизировать команду Имя макроса из меню Вид, чтобы отобразить на экране столбец Имя макроса.

- В первую ячейку столбца Имя макроса ввести имя первого макроса.

- В ячейки столбца Макрокоманда ввести макрокоманды, составляющие тело проектируемого макроса.

- Активизировать следующую свободную строку и в поле Имя макроса ввести имя второго макроса. Между макросами можно оставить пустые строки, что повысит их удобочитаемость.

- Написать остальные макросы и сохранить макрогруппу с помощью команды Сохранить как из меню Файл, задав, имя.

Способ вызова макроса, входящего в макрогруппу, отличается от способа вызова отдельно сохраненного макроса. В результате щелчка на кнопке Запуск выполняется только первый макрос макрогруппы. То же происходит при попытке запустить макрогруппу путем двойного щелчка на ее имени в окне базы данных.

Вызов макроса из макрогруппы осуществляется путем указания точных имен макрогруппы и макроса в группе. Эти имена разделяются точкой. Если макрогруппа в окне базы данных имеет имя Все макросы, а необходимый макрос - имя Тест1, то для вызова последнего необходимо:

- вызвать команду Запуск макроса из меню Сервис;

- в открывшемся диалоговом окне ввести текст Все макросы. Тест1;

- запустить макрос, щелкнув на кнопке ОК.

В созданную макрогруппу в любой момент можно добавить новые макросы.

Связывание макросов с командами меню. Активизация многих команд Access сопровождается указанием дополнительных данных, определяющих способ их выполнения. Для получения необходимых сведений Access открывает диалоговое окно, в котором пользователь выполняет установки.

Автоматизировать эти действия можно путем создания соответствующих макрокоманд. Некоторые из них эквивалентны командам меню. Задать команду меню, которую необходимо выполнить, позволяет макрокоманда ВыполнитьКоманду. Например, в случае необходимости найти запись в таблице, запросе или форме можно воспользоваться макрокомандой ВыполнитьКоманду с аргументом Find. При выполнении этой макрокоманды открывается диалоговое окно для указания критериев поиска.

Поскольку команда поиска используется довольно часто, в состав доступных макрокоманд введена макрокоманда НайтиЗапись. В списке аргументов этой макрокоманды - все элементы диалогового окна поиска, которое открывается с помощью команды Find. Установив значения для этих аргументов на стадии разработки макроса, можно избавить себя от необходимости заполнять поля диалогового окна поиска при выполнении макрокоманды. Конечно, таким образом можно задавать только неизменные условия поиска. Для поиска записи по содержимому, которое изменяется, необходимо использовать макрокоманду ВыполнитьКоманду с аргументом Find и с последующим заполнением полей диалогового окна поиска, в котором и указывается оригинальное искомое значение.

События в Access. В базе данных хранится информация о состоянии ее объектов. Любое изменение состояния формы или отчета называется событием. Каждый из этих объектов имеет свой набор событий.

Поскольку макросы частотребуется «привязывать» ксобытиям, разработчик базыданных должен иметь представление о том,какие события вообще существуют. Это позволит составить планразработкиприложения и выбрать верный путь решения пользовательских задач — запрограммировать реакцию СУБД на действия пользователя и обеспечить доступ оператора к инструментам и подпрограммам. Можно выделить события, связанные склавиатурой и мышью; события данных; события управления объектами; события печати.

Связывание макросов с событиями. С событиями удобно связывать макросы. Если необходимо выполнить макрос при загрузке базы данных, то этому макросу необходимо присвоить имя Autoexec (макрос с таким именем автоматически выполняется при загрузке базы данных). При этом можно произвольным образом пользоваться строчными и прописными буквами. При каждом открытии базы данных Access проверяет, присутствует ли в ней макрос с именем Autoexec, и, если находит, выполняет его. В противном случае открытие базы не сопровождается дополнительными действиями. Внутри одной базы данных можно использовать только один макрос Autoexec.

Если имя Autoexec присвоено макрогруппе, то при открытии базы данных будет выполнен только первый макрос этой группы. Чтобы при загрузке базы последовательно приводились в исполнение несколько макросов, необходимо ввести в макрос Autoexec макрокоманду ЗапускМакроса, что позволит выполнить макрос с произвольным именем (имя задается аргументом) и вернуться к следующей за ЗапускМакроса макрокоманде в макросе Autoexec.

Макрос Autoexec не выполняется, если перед открытием базы данных нажать и удерживать клавишу [Shift].

Выполнение макроса с условием. Порядок выполнения макрокоманд, содержащихся в макросе, определяется условиями, задаваемыми в столбце Условие - это логическое выражение, принимающее значение True или False. Посредством условий осуществляется управление запуском и выполнением макроса.

Имя анализируемого условием поля, содержащее пробел или знак препинания, следует заключать в квадратные скобки.

Если при выполнении определенного условия должны приводиться в исполнение несколько макрокоманд, следующих друг за другом, достаточно записать условие в первой строке столбца Условие, а не повторять его в каждой строке. В остальных подлежащих условному выполнению строках надлежит ввести многоточие (...) в столбцы Условие.

Управление представлением объектов из макроса. Немалую роль в создании комфортных условий работы в среде Access играет представление на экране окон. При работе с каталогом телефонов клиентов наиболее удобно полноэкранное представление окна формы. При этом пользователь сразу увидит значительную часть информации. Установить такой режим представления формы можно с помощью простого макроса с использованием макрокоманды Развернуть. Есть и другие способы выбора представления окна посредством макроса. Задать представление окна формы можно с помощью аргумента Режим окна макрокоманды ОткрытьФорму. Доступны следующие значения аргумента Режим окна:

Значение аргумента	Представление окна формы
Normal (Обычный)	Соответствует установкам в окне свойств формы
Hidden (Скрытый)	Соответствует команде Скрыть из меню Окно
Ikon (Пиктограмма)	Представление в свернутом виде
Dialog (Диалоговый)	Определение окна формы как модельного или всплывающего

Если установлено значение Окно диалога, окно формы открывается поверх остальных окон Access. Чтобы получить доступ к этим окнам, окно формы необходимо закрыть. Такой режим применяют при блокировке обращения пользователей к другим окнам.

Значение Normal устанавливается по умолчанию. В этом случае можно задать местоположение и размер окна с помощью специальной команды MoveSize (Сдвиг/Размер). Местоположение открываемого окна определяется путем указания расстояния по вертикали вниз (аргумент Down) и по горизонтали вправо (аргумент Right) от левого верхнего угла окна Access. Размер окна по вертикали равен значению аргумента Height,а по горизонтали - значениюаргумента Width. В качестве единицы измерения используются сантиметрыилидюймы (в зависимости от установок в Control Panel Windows). Обозначения единиц измерения вводить не обязательно, они вставляются автоматически при переходе к полю следующего аргумента.

Команда MoveSize не воздействует на окно формы, если перед ее выполнением для аргумента Режим окна макрокоманды ОткрытьФорму было установлено значение Окно диалога.

Указание имен объектов. Чтобы сослаться на элемент или свойство объекта базы данных, необходимо знать его точное имя. Имена элементов должны быть уникальными в одной форме (отчете) и могут совпадать в разных формах (отчетах). При создании ссылки на элемент управления необходимо учитывать, какой объект базы данных является активным.

Чтобы сослаться на элемент неактивного объекта, нужно указать полное имя этого элемента. Например, если запустить макрокоманду Управление вводом из окна базы данных, не открывая форму, содержащую поле Оклад, то выполнение макроса будет прервано. Этот макрос можно использовать в другой форме или в другом отчете, если в них находится поле с таким именем. Такая универсальность макроса вряд ли может быть отнесена к его достоинствам, поскольку в большинстве случаев макросы разрабатываются для применения с конкретным объектами. Для доступа к элементу объекта необходимо включить в макрокоманду его полную спецификацию, которая в общем случае имеет вид:

[Тип_ Объекта]![Имя_ Объекта]![Имя_ Элемента]

Полная спецификация позволяет однозначно идентифицировать элемент формы. Восклицательный знак отделяет имя объекта от имени элемента. Если обрабатывается (анализируется) элемент отчета, то в качестве типа объекта следует задать тип Reports. В результате спецификация будет иметь такой вид:

[Reports]! [Имя_ Объекта]![Имя_ Элемента]

Вызов приложений и управление ими. С помощью макроса можно запустить из Access приложения Microsoft Office, а также программы, работающие под управлением Windows или DOS, например, чтобы выполнить некоторыевычисления (спомощью Excel) или сделать небольшие заметки посредством редакторов Notepad и Word. Вызов выполняется одинаково во всех случаях и заключается главным образом в указании имени запускаемой программы. Макрос для вызова прикладной программы можно связать с кнопкой формы, таким образом, ускорив доступ к нужному приложению.

Запуск прикладных программ с параметрами. Запуская прикладные программы с помощью макрокоманды Запуск_ Приложений, можно указывать ключи, которые обычно вводятся в командной строке после имени программы при запуске с уровня DOS. Эти ключи служат для задания режима работы прикладной программы. Если, к примеру, из макроса запускается редактор Word, то параметр /t имя_документа применяется для загрузки документа с указанным именем, который используется в качестве шаблона. Ключ /n указывается при запуске Word без открытия нового документа. Способ указания ключей в аргументе Command Line такой же, как в командной строке DOS, например:

C:\Program Files\Microsoft Office\0ffice\winword.exe /n Использование ключей допускается при запуске большинства прикладных программ.

Управление прикладными программами из Access. В макросах предусмотрена возможность управления прикладными программами из Access с помощью комбинаций клавиш. Access моделирует в макросе передачу прикладной программе последовательности нажатий клавиш с помощью макрокоманды КомандыКлавиатуры.

С помощью макрокоманды КомандыКлавиатуры пользователь может передать в Access или в другую прикладную программу любую последовательность нажатий клавиш, которая, однако, не должна превышать 255 символов. Обозначения отдельных клавиш заключаются в фигурные скобки. Для обозначения клавиш [Alt], [Ctrl] и [Shift] используются следующие символы: Alt - %; Ctrl - ^; Shift - +.

Остальные клавиши обозначаются следующим образом:

Backspace - {BACKSPACE}; Del - {DEL}; End - {END}; Esc - {ESC}; «Влево» - {LEFT}; Home - {HOME}; Page Down - {PGDN}; Print Screen - {PRTSC}; Scroll Lock - {SCROLLOCK}; «Вверх» - {UP}; A - Z - {A} – {Z}; Break - {BREAK}; «Вниз» - {DOWN}; Enter - {ENTER}; Help - {HELP}; Num Lock - {NUMLOCK}; Ins - {INSERT}; Page Up - {PGUP}; «Вправо» - {RIGHT}; Tab - {TAB}; F1 – F15 - {F1} – {F15}; 0 – 9 - {0} –{9}.