Темы для семинарских занятий

Технология организации выполнения решений и планов

Организация выполнения принятых решений и планов представляет собой процесс обеспечения достижения поставленных целей. Она состоит в том, чтобы обеспечить управление с организационной стороны, то есть создать такие управленческие отношения, которые бы обеспечили наиболее эффективные связи (в рамках решаемой задачи) между всеми элементами управляемой системы.

Учитывая взаимосвязь и взаимозависимость основных функций управления, следует указать, что организация выполнения решения проявляется и при планировании, и при руководстве его выполнением, и при контроле. При планировании осуществляются поиск и принятие организационных решений, обеспечивающих безусловное и наиболее эффективное (полное) выполнение решений, плановых заданий и направленных на создание для выполнения решения (плана) соответствующей организации подразделений-исполнителей и системы управления ими с учетом требований разделения деятельности и задач, кооперации деятельности, распределения власти; кроме того, утверждаются соответствующие инструкции, положения, задания и др. В ходе контроля выполнения решений (планов) в организационных условиях, закрепленных в решении (установленная организация, система управления, среда и т. п.), осуществляется организация сбора, анализа и обобщения информации о ходе выполнения решений (планов), оценки результатов (промежуточных и конечных) деятельности объекта управления и его структурных подразделений.

Исходя из того, что основной целью организации выполнения решений (планов) является координация и регулирование деятельности объекта управления и его структурных подразделений, цель организации заключается в создании задуманной структуры путем определения видов и порядка деятельности, необходимых для достижения целей объекта и каждого его подразделения, группировки этих видов деятельности и закрепления групп за определенными руководителями и органами управления, делегирования полномочий для выполнения соответствующих видов и направлений деятельности, их согласования и обеспечения информационных связей в организационной структуре, созданной либо адаптированной для решения задачи. При этом созданная структура должна заполняться соответствующими людьми (группами людей). Таким образом, в процессе реализации функции организации руководитель переводит абстрактное содержание образа деятельности по решению задачи в конкретную материальную форму деятельности, то есть осуществляет согласование того, что и в каком порядке делать, с тем, где и кому делать, чем руководствоваться, что и сколько расходовать.

Рассмотренные выше структурные элементы функции организации представляют собой технологическое содержание организаторской деятельности по выполнению решений на уровне процессов. Дальнейшая их детализация до этапов, работ, форм и способов организации позволяет определить следующую технологическую последовательность.

Организация выполнения решений (планов) должна обеспечить своевременную постановку задач, согласование деятельности, рациональное использование персонала, своевременное реагирование на обстановку, выполнение задач в установленные сроки, качественное планирование и т. д. Опыт деятельности руководителей и органов управления позволяет в качестве основных выделить следующие этапы организации выполнения решений (планов):

1. Доведение решения (задачи) до исполнителей.

2. Создание (приспособление, адаптация) организационной структуры для выполнения решения. Развертывание и доразвертывание систем и подсистем.

3. Определение технологии выполнения задачи, включающей определение содержания процесса выполнения задач (функций), установление целесообразных схем, порядка и методов выполнения задачи и регламентацию деятельности по выполнению задачи.

4. Подбор исполнителей (персонала, подразделений, отделов и служб) для конкретной деятельности.

5. Делегирование полномочий.

6. Определение ответственности.

7. Подготовка сил и средств к решению задачи и организация всестороннего обеспечения выполнения решений (планов).

8. Определение порядка коммуникаций при решении задачи.

9. Контроль готовности созданной системы к выполнению решения (плана).

10. Координация и регулирование деятельности исполнителей при выполнении решения (плана).

Кроме указанных этапов организации, в зависимости от цели деятельности могут добавляться как самостоятельные либо входить содержательно в перечисленные этапы наращивание и восстановление элементов системы в процессе выполнения задачи, а также поддержание готовности системы и ее составляющих к выполнению задачи.

Рассмотрим этапы деятельности по организации выполнения решения.

• Доведение решения (задач) исполнителям осуществляется в форме и методом, которые зависят от характера самих задач и условий их выполнения. При доведении задач до исполнителей руководитель должен помнить, что обеспечение выполнения решения (задачи) начинается с его влияния на подчиненного в момент постановки задачи. Независимо от выбранной формы доведения задачи идеальной поэтому можно считать личную постановку задачи руководителем. Однако это не всегда представляется возможным, поэтому для постановки задач могут (должны) использоваться различные средства, способы и формы их доведения.

В любом случае приказы, распоряжения должны содержать постановку обязательной для выполнения задачи, перечень ограничений, то есть того, чего не следует делать, а в отдельных случаях – инструкции о порядке выполнения задачи. При постановке задач следует соблюдать следующие требования: во-первых, смысловая направленность и стиль изложения должны вселять в подчиненных уверенность в успешном выполнении задачи; во-вторых, не допускать двусмысленности и противоречий, в связи с чем задача должна быть однозначно понимаема и адекватно трактоваться руководителем и подчиненным; в-третьих, информация, содержащаяся в решении, должна доводиться адресно; в-четвертых, должны быть обеспечены точность и полнота доведения решения, сочетаемые с краткостью и ясностью изложения. Не должно оставаться никаких сомнений в том, кому, что и где необходимо выполнить, как при этом будет организовано управление, взаимодействие и обеспечение.

Кроме того, задачи должны быть доведены своевременно с учетом времени доставки приказа и времени, необходимого для работы подчиненных органов управления; способы передачи информации о задачах должны соответствовать обстановке и возможностям подчиненного.

Общий порядок работы органов управления по доведению задач обычно устанавливает руководитель организации. Выбор форм, способов и средств доведения задач должен отвечать требованию обеспечения быстрой и надежной постановки задач, чтобы предоставить подчиненным достаточное время на всестороннюю подготовку к решению поставленной задачи.

Основными способами доведения решений (задач) являются следующие:

• устно – при непосредственном общении с подчиненными лично или по техническим средствам связи;

• письменно – путем передачи приказов, распоряжений и т. п.;

• передачей заранее определенных условных кратких команд, приказов (сигналов).

Доведение решений, задач может осуществляться одновременно до всех подчиненных, формирований, должностных лиц (циркулярно) или избирательно.

Выбор способа доведения решений (задач) зависит от многих обстоятельств: срочности и важности решаемой задачи, взаимоотношений между руководителем и подчиненным, обстановки, наличия сил и средств и т. д. В любом случае выбранный способ должен исключать возможность искажения смысла передаваемого.

Как правило, устные, недокументированные распоряжения отдаются в связи с решением задач малой и средней сложности в небольших подразделениях, а также при дефиците времени. Смешанный способ доведения решений (задач) – сначала устное, например по телефону, с последующим письменным подтверждением применяется при выполнении важных задач для повышения оперативности управления.

Решения (задачи) могут доводиться с использованием языковых, зрительных и слуховых форм передачи информации. Это могут быть приказы, указания, поручения. Приказ обязывает подчиненного точно в установленные сроки выполнить задание определенным способом. По содержанию приказ может быть предписывающим, запрещающим или инструктирующим. Приказ, отдаваемый устно, называется командой. Иногда приказы в качестве дополнительной информации могут содержать перечень санкций, следующих при нарушении сроков или порядка их выполнения.

В отличие от приказов указания и поручения регламентируют только содержание задания, оставляя обычно подчиненным свободу выбора способа действия, а иногда и сроков исполнения.

При доведении решения следует иметь в виду, что в большинстве своем люди слабо воспринимают отдаленную перспективу и всегда начинают с того, что им ближе и понятнее. Следует поэтому ясно формулировать задание, четко определять сроки выполнения его этапов для правильного распределения сил в процессе работы. Чтобы исполнитель хорошо понимал смысл, важность и обоснованность поставленных задач, их необходимо увязывать со сложившейся ситуацией; поэтому информирование о ней должно быть по возможности более полным, а выводы – логичны.

Ставя задачу, руководитель обязан убедиться в хорошем понимании ее смысла, исключив возможность дополнительных несанкционированных поручений, определить исполнителю сроки и формы отчетности. Чтобы убедиться в правильном понимании задачи, руководитель может использовать различные методы (способы): повторение подчиненным полученного распоряжения или его ключевых моментов; представление подтверждения о получении задачи; представление ему на утверждение замысла действий (решения) по выполнению поставленной задачи и т. д. В любом случае порядок доведения задач, выбранные формы и способы должны обеспечить исключение искажений, изменения смысла и одинаковую трактовку руководителем и подчиненным стоящей задачи.

• Этап создания организационной структуры имеет главной целью подбор такой совокупности исполнителей и органов управления (в том числе из имеющихся), которая обеспечила бы выполнение принятого решения (задачи).

Создание организационной структуры осуществляется в целях учреждения нового формирования, объединения потенциалов подразделений для новых возможностей, использования (получения) новых технологических возможностей. При ее создании должна обеспечиваться возможность адаптации к новым условиям, обеспечения структурно-функциональной устойчивости созданной системы, а также совершенствования и развития системы.

К основным методам создания организационной структуры можно отнести собственно создание новой структуры, интеграцию, реорганизацию; модернизацию и реформирование с сохранением основы существующей структуры. В зависимости от решаемых задач данный этап реализуется с использованием таких форм организационных мероприятий, как формирование, переформирование, расформирование, перевод в другой штат, внесение изменений в штат, передислокация, переподчинение.

Для создания организационной структуры необходимо структурировать много элементов так, чтобы подразделения могли выполнять свои планы и тем самым достигали бы целей предназначения. К элементам, подлежащим структуризации, можно отнести: существующие организации, подразделения и их элементы; силы и средства управления и их элементы; задачи и их составляющие; подразделения и персонал, решающие задачи; полномочия и ответственность; ресурсы и порядок деятельности; связи и отношения.

Главным в создании (адаптации) организационной структуры является совокупность функций и задач, определенных в решении: именно они определяют состав формирования, число и предназначение подразделений, их соотношение и формы взаимодействия. Организационная совокупность функций на пути решения задачи в той или иной комбинации образует структурное построение подразделения.

В общем случае для построения структуры, выполняющей решение, необходимо определить:

• функции и задачи организации в целом, а также возложенные на штатные подразделения (должностных лиц) и степень их соответствия решаемой задаче;

• состав работ и операций, их характер и содержание, а также возможности выхода их за рамки штатных (возможностей);

• какие структурные подразделения (штатные или нештатные) привлечь к выполнению задачи;

• какими средствами следует выполнять задачу;

• каких должностных лиц и какой квалификации требуется привлечь;

• целесообразный тип построения создаваемой структуры той организационной формы, которая будет осуществлять процесс выполнения решения (при этом предпочтение следует отдавать типу структуры, позволяющей упростить связи);

• удобное деление на уровни (управления) в соответствии с технологией, подчиненность и права.

Применительно к организации выполнения решения в социальной службе определение организационной структуры для его выполнения представляется в следующей последовательности:

• определение цели действий;

• декомпозиция цели на задачи по признакам: подцели (подзадачи), необходимые специалисты и техника, время выполнения;

• определение состава оборудования, техники и других средств, личного состава и других ресурсов, обеспечивающих выполнение каждой подзадачи;

• разбивка на подразделения (отделения, смены, группы и т. п.);

• изучение порядка выполнения задачи и степени взаимосвязанности действий подразделений, потребностей их координации;

• организация управления и взаимодействия.

Правильно установленная ступенчатость – одно из условий работоспособности организационной структуры. Для этого следует четко определить круг задач и полномочий каждой ступени. При этом ступенчатость построения структуры не следует смешивать со ступенчатостью выполнения решения (задачи). Многоступенчатость выполнения решения (задачи) ликвидируется при рациональной технологии и достаточных полномочиях низших звеньев.

Создаваемая структура должна обеспечить как выполнение решения (задачи), так и примерно одинаковую напряженность деятельности должностных лиц с учетом специфики подразделения.

Следует помнить, что типовая (штатная) структура фиксирует лишь принципиальные моменты структуры подразделения (формирования). Там, где объем и виды деятельности часто изменяются, целесообразно поэтому типизировать не саму структуру подразделения (органа управления) и его численность, а лишь методику ее построения и определения основных факторов, влияющих на структуру. Тогда структура организации (подразделения, ОУ) будет наиболее полно соответствовать конкретным особенностям деятельности. Адаптация структуры к задаче способствует ее выполнению и венчает процесс технологической перестройки функционирования организации (подразделения) в соответствии с решением.

Для организации выполнения принятых решений (планов) крайне важным является определение технологии (порядка и методов) этого процесса, поскольку технология является структурообразующим элементом любой деятельности. Организуя работу (деятельность), следует поэтому определиться, какие задачи (подзадачи) должны быть отработаны для выполнения решения, а также определить, как их выполнить. Это важно, поскольку порядок и методы их решения позволят установить необходимые взаимоотношения, связи для целесообразного течения процесса выполнения решения.

Установление технологической последовательности организаторской деятельности позволяет исключить хаотическое движение к цели. Это важнейший элемент организации управляемого выполнения принятых решений, этап организации процесса деятельности. Он включает в себя: определение содержания процессов деятельности по решению задачи; установление целесообразных (желательных) схем и методов выполнения задач; необходимую регламентацию деятельности по выполнению задач (решения в целом).

Содержание процессов деятельности по решению задачи определяется путем последовательного выделения по каждой функции и задаче входящих в нее действий. Данный этап организации выполняется методом проведения специального анализа, направленного на устранение дублирования работ и операций, их нецелесообразных накладок (совмещений). На практике руководители и органы управления (ОУ) проводят такой анализ, как правило, на основе опыта и исходя из наличия времени. Уровень детализации зависит от звена (уровня) управления. Применительно к конкретному должностному лицу содержание выполняемых работ и операций зависит от разделения и кооперации труда, определяющих специализацию. Разграничение функций и задач специализирует должностное лицо на выполнение определенных видов действий с учетом должности, сложности задач и необходимой квалификации.

Исходя из содержания действий определяются рациональные методы и средства их выполнения. Например, координационную операцию «совещание» можно провести по селектору, а можно собрать должностных лиц в кабинете, то есть для решения задачи руководитель должен представлять и зачастую определять, как ее следует решать, какими методами (способами) и средствами.

Спроектированная руководителем технология выполнения задачи для практической реализации в ходе ее решения подлежит регламентации, то есть закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. Объектами регламентации являются состав и содержание процессов, этапов работ и операций по выполнению решения, а также форма их завершения. Форма регламентации может быть различной: приказ для организации (подразделения); инструкция должностному лицу; указание по порядку выполнения операции; команда для сотрудника; операционно-технологическая карта выполнения работы отделением; алгоритм, график работы для специалистов и т. д.

Поскольку решения и задачи в социальной организации выполняют исполнители, важным практическим этапом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Руководитель подбирает персонал для конкретной деятельности исходя из оценки самой задачи, ее важности, срочности и сложности, а также оценки персонала – его возможностей, требуемой и имеющейся квалификации, опыта, взаимоотношений и психологической совместимости, психофизиологических качеств и др. Подбор исполнителей проводится по требуемому разнообразию мастерства, определенности задания, существенности задачи и ее самостоятельности (автономности), а также по обратной связи.

Собственно подбор исполнителей осуществляется с учетом их компетентности и ответственности, профессионализма и деловых качеств в соответствии со сложностью, специфичностью и самостоятельностью выполнения стоящих перед ними задач.

При распределении задач и обязанностей следует исходить из принципа строгой специализации по функциям и задачам, что создает наилучшие условия для их выполнения. Полномочия от вышестоящего руководителя делегируются в случае необходимости, а не вообще и, кроме того, в интересах выполнения задачи. Очевидно, что это должно производиться с учетом профессионализма и деловых качеств должностных лиц, коим эти полномочия делегируются, и фиксироваться документально в приказе, распоряжении и т. п.

При организации выполнения решений (планов) должна быть четко определена ответственность исполнителей до конкретного должностного лица включительно. Эта ответственность устанавливается в пределах компетенции, согласно штатному расписанию или предоставленным полномочиям и при необходимости закрепляется документально.

Подготовка сил и средств к решению задачи включает четкую постановку задач исполнителям, их инструктаж, а при необходимости – направленное обучение порядку выполнения задачи, организацию исполнителей и обеспечение их необходимыми техническими и материальными средствами для выполнения задачи. Выполнение любой задачи или мероприятия невозможно без организации их всестороннего обеспечения. При этом важно правильно распределить силы и средства обеспечивающих подразделений, найти рациональный способ их действий.

При выполнении любой задачи, а тем более задачи, требующей привлечения значительного числа исполнителей различной специализации, крайне важно организовать их взаимодействие.

Кроме того, особенно при выполнении сложных, долговременных задач, необходимо иметь обратную связь для того, чтобы своевременно корректировать ход их выполнения в случае отклонения фактического результата от ожидаемого, а также для контроля промежуточных и конечного результатов выполнения задачи. Определение порядка коммуникаций при выполнении задачи заключается в установлении видов и средств связи и порядка взаимодействия между исполнителями как на одном уровне, так и по подчиненности.

Контроль готовности созданной системы к выполнению задачи осуществляется руководителем лично или по докладам руководителей структурных подразделений.

В целом технологии организаторской деятельности не исчерпываются вышеописанными технологиями создания организационных структур и контроля их готовности к выполнению решения (плана), так как оно протекает во времени и пространстве и зависит от многих условий (внешних и внутренних). Очевидно, что в процессе управления выполнением решения должна в полной мере проявиться организаторская деятельность органов управления со свойственной ей технологией. С технологической точки зрения, организаторская деятельность в этот период включает контроль действий исполнителей, регулирование и координацию их действий в случае отклонения результатов контроля от плановых.

Эффективность упомянутых выше технологий напрямую зависит от принятого в них порядка коммуникаций, а также от используемых коммуникационных средств, обеспечивающих своевременность, необходимую полноту и адекватность информации в ходе выполнения решений (планов).

Применяемые при этом методы и способы зависят от масштаба организации и выполняемых решений, обеспеченности средствами коммуникации и установленного в организации порядка информационного обмена, от соотношения централизации и децентрализации управления и других факторов. Диапазон этих методов и способов весьма широк: от непосредственно общения с исполнителями до многоступенчатого управления по инстанции с использованием документации, средств автоматизированного управления и др.

Темы для семинарских занятий

1. Организация и координация как функция управления.

2. Процесс организации в социальной работе.

3. Развитие организационной функции управления в социальной работе.