В случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученных товаров или услуг, сроками поставки и т. п. составляется рекламация, которая содержит претензии к стороне, которая нарушает свои обязательства по договору, и требования о возмещении убытков.
В заголовке рекламации могут быть следующие формулировки:
- о замене некачественного товара;
- об устранении дефектов;
- о снижении цены;
- о несоответствии качества товара условиям договора (государственным стандартам, техническим условиям);
- о несогласовании цены;
- о несоответствии количества товара условиям договора и т.п.
Основанием для предъявления претензии может служить письмо-заказ или гарантийное письмо, регулирующие отношения между сторонами.
Обратите внимание, что в гарантийном письме и претензии после даты и номера регистрации посередине указывается наименование документа (гарантийное письмо, претензия), а в письмах-запросе, заказе, ответе наименование документа отсутствует.
Письмо-запрос – это деловое письмо, целью которого является получение от адресата необходимой информации (сведения о работе предприятия – адресата или отдельных его сотрудников в определенный период, характеристики выпускаемых товаров, наличие товара, прайс-лист, образцы продукции и т.п.).
Реквизиты письма-запроса
| Наименование реквизита | Пример |
| 1) название организации-отправителя (оформляется в левом верхнем углу). | ЗАО «Фильтрум» |
| 2) название структурного подразделения | Отдел маркетинга |
| 3)справочные данные организации-отправителя (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные) | г. Горловка-6, ул. Зеленая,11 e-mail:filtrum@mail.ru тел.: (099)-230-21-19 факс:(099) -230-21-19 |
| 4) дата и номер регистрации письма (фиксируется в одной строке) | 16.01.2016г. № 01-9/182 |
| 5) адресат (название и адрес получателя письма). Размещается в правом верхнем углу | Генеральному директору ООО «Контур-Аква» г-ну Широкову Е.В. |
| 6) название вида документа | (только для гарантийного письма) |
| 7) заголовок к тексту (оформляется слева по угловому принципу) | О ценах на фильтры |
| 8) текст (При наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма начинается с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма. Сам текст делового письма может излагаться как от 1-го лица множ. числа «Просим предоставить информацию …», «Просим решить вопрос…»), от 3-го лица единственного числа («ООО просит рассмотреть …»), так и от 1-го лица ед. числа («Прошу рассмотреть…»). | Уважаемый Евгений Владимирович! Просим прислать более подробную информацию обо всех фильтрах, имеющихся у Вас в наличии и прайс-лист на продукцию. Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. |
| 9) подпись руководителя (название должности, подпись, расшифровка подписи). Перед подписью может стоять фраза этикетного характера: «С уважением,…». | С уважением, Директор ЗАО «Фильтрум» (подпись) И.М. Васильев |
| 10) печать | М П. |
Образец письма-запроса
16.01.2016г. № 01-9/182
|
О ценах на фильтры
Уважаемый Евгений Владимирович!
Просим прислать более подробную информацию обо всех фильтрах, имеющихся у Вас в наличии и прайс-лист на продукцию.
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество.
С уважением,
Директор ЗАО «Фильтрум» (подпись) И.М. Васильев
