Способы изложения материала в документе

По способам изложения информации, содержащейся в документах, принято выделять: описание, повествование, рассуждение.

Рассмотрим каждый из этих способов изложения информации отдельно.

В повествовании речь идет о событиях, явлениях, фактах реальной действительности в их хронологической последовательности. Повествование как тип текста широко используется в таких служебных документах, как автобиография, отчет, протокол, информационное сообщение, инструкция. В повествовании важно выделить главные события, наиболее существенные факты. При этом следует заметить, что продолжительность событий во времени и степень важности их не всегда напрямую связаны между собой. Например, выступление на собрании может быть многословным, но не содержательным и наоборот лаконичным и емким по содержанию.

Как известно, последовательность изложения в повествовании подчиняется зачастую хронологическому принципу. Нарушение этого принципа приводит к таким ошибкам, как: "Я, Коваленко Петр Иванович, родился 20 августа 1972 года в с. Бобрава Белгородской области. Не женат. Имею родителей: Коваленко Ивана Александровича и Коваленко Марию Петровну. В 1979 году пошел в первый класс средней школы....

Для повествования как способа изложения информации характерна широкая применяемость глаголов совершенного вида прошедшего времени, числительных.

Описание характеризует явление (предмет, лицо, событие) путем передачи его признаков, особенностей, свойств. Конечно, описание включает общую характеристику явления, которая конкретизируется элементами описания. Описание как способ изложения информации употребляется в отчетах, актах, приказах, постановлениях, аттестационных характеристиках. Следует помнить, что в тексте-описании элементы описания должны раскрывать действительно важные признаки предмета. Поэтому элементы описания необходимо располагать в такой последовательности, которая указывала бы на степень важности перечисляемых признаков. Например, в аттестационной характеристике следует сначала перечислить особенности профессиональной деятельности человека, его отношение к служебным обязанностям. А такие признаки, как личные способности, увлечения, необходимо рассматривать в последнюю очередь или оставить без внимания. Расположение сведений в порядке их важности даст возможность сформировать общее впечатление об объекте или субъекте описания. В тексте-описании чаще всего употребляются прилагательные, наречия (например, Коваленко И. П. - чуткий товарищ, к выполнению служебных обязанностей относится ответственно).

В тексте- рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и выводов раскрывает внутреннюю связь явлений и доказывает определенное положение. В рассуждении приводятся факты и обоснования. Рассуждение как способ изложения материала используется в письмах, записках. Для этого способа характерно употребление причинно-следственных предложений, вводных слов. Конечно, большинство документов имеет смешанный способ изложения, где все способы сочетаются, взаимодействуют, дополняя друг друга

Автобиография

Автобиография – это документ, который автор самостоятельно составляет о себе. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности. Автобиография составляется в произвольной форме. Этот документ может быть написан от руки.

Реквизиты автобиографии

Наименование реквизита	Пример
1) наименование вида документа пишется с прописной буквы и располагается посередине строки без точки после него	Автобиография
2) текст, который начинается с местоимения Я и в котором указываются:
· фамилия, имя, отчество (в именительном падеже);	Я, Калинин Николай Петрович,
· дата и место рождения (все числительные записываются цифрами, месяц в дате рождения − словом);	родился 10 января 1985 года в г. Донецке.
· сведения об образовании (об окончании средней школы, высшего или среднего специального учебного заведения);	С 1992 по 2002 г. обучался в общеобразовательной школе № 7 г. Донецка. Имею аттестат о полном среднем образовании. В 2002 году поступил в Донецкий национальный технический университет на горный факультет по специальности «Разработка полезных ископаемых». В настоящее время учусь на II курсе.
· сведения о трудовой деятельности и занимаемой должности; · сведения об участии в работе общественных организаций;
· краткие сведения о родителях и ближайших родственниках (в некоторых случаях по требованию кадровых органов эти сведения могут не приводиться);	Не женат. Отец – Калинин Петр Андреевич, 1957г. р., заведующий отделом снабжения, ОАО «Независимость». Мать – Калинина Антонина Сергеевна, 1959г. р., библиотекарь общеобразовательной школы № 35 г. Донецка. Брат – Калинин Максим Петрович, 1992г. р., инженер-конструктор, ОАО «Истил» г. Донецка.
· место проживания;	Проживаю по адресу: 83 121, г. Донецк, ул. В. Терешковой, д.49, кв. 117.
3) дата составления документа ставится под текстом слева	25.02.2016
4) подпись ставиться на одной строке с датой справа.	(подпись)

Для изложения событий (завершенных) используются глаголы прошедшего времени: учился (ась), работал (а), поступил (а) и т. д.

Наименование организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, указываются полностью в виде, существовавшем на момент события.

Образец автобиографии

Автобиография Я, Калинин Николай Петрович, родился 10 января 1985 года в г. Донецке. С 1992 по 2002 г. обучался в общеобразовательной школе № 7 г. Донецка. Имею аттестат о полном среднем образовании. В 2002 году поступил в Донецкий национальный технический университет на горный факультет по специальности «Разработка полезных ископаемых». В настоящее время учусь на II курсе. Не женат. Отец – Калинин Петр Андреевич, 1957г. р., заведующий отделом снабжения, ОАО «Независимость». Мать – Калинина Антонина Сергеевна, 1959г. р., библиотекарь общеобразовательной школы № 35 г. Донецка. Брат – Калинин Максим Петрович, 1992г. р., инженер-конструктор, ОАО «Истил» г. Донецка. Проживаю по адресу: 83 121,г. Донецк, ул. В. Терешковой, д.49, кв. 117. 25.02.2016 (подпись)