Лингвистические особенности официально-делового стиля речи.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

 

Кульбида Н.И., Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.

 

КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

 

Донецк,2017

 

ББК 81.2+88.53

УДК 811.161.1:651.74

     Практическая стилистика: учебно-методическое пособие для студентов  высших учебных заведений нефилологического направления подготовки / Кульбида Н.И.,                 Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.. – Донецк: ДОННТУ, 2017. – 77с.

     Рекомендовано Ученым советом ДОННТУ как учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений нефилологического направления подготовки (протокол №5 от 02.06. 2017)

      Предлагаемое издание является частью дисциплины «Русский язык и культура речи». В связи с этим комбинированные практические занятия по курсу «Культура делового общения» продолжают знакомить студентов с основами системных знаний по всем уровням языка, а также формируют умение в области устной и письменной деловой коммуникации.

Подготовленное издание рассматривает вопросы практической стилистики русского языка, культуры учебно-научного и профессионального общения, культуры делового общения.

   Подготовленное издание рассматривает – вопросы стилистики устной и письменной деловой речи, знакомит с особенностями жанров устного диалогического делового общения, формирует умение грамотно составлять деловые бумаги и осуществлять электронную деловую переписку.

       Цель предполагаемого издания –  формирование у будущего специалиста комплексной компетенции, представляющей собой совокупность умений и знаний, связанных с общением людей в социуме, со взаимодействием их в сфере экономических, производственных, коммерческих, правовых и административных отношений.

Значение подготовленного учебно-методического издания заключается в формировании у обучаемых студентов на предложенных материалах коммуникативно-речевых компетенций в области делового общения, в развитии умения оптимально использовать средства русского языка в устной и письменной деловой коммуникации, в обучении навыкам ясной и точной формулировки и аргументированного обоснования производственных задач и предложений, грамотного оформления документации.

Необходимость издания определяется введением новой дисциплины«Русский язык и культура речи».

Новизной работы является не коррекция языковых навыков, а формирование и развитие коммуникативно-речевых компетенций в сфере устного и письменного делового общения.

Рекомендуется издание подготовленного учебника на электронном носителе.

Подготовленное издание может быть интересно как для преподавателей русского языка, так и широкого круга носителей русского языка.

 

Рецензенты:

Теркулов Вячеслав Исаевич – доктор филологических наук, профессор, заведующий кафедрой русского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный университет»;

Каверина Ольга Геннадиевна – доктор педагогических наук, профессор, заведующий кафедрой английского языка   ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет».

            

Ответственный за выпуск:

Мачай Татьяна Александровна – кандидат педагогических наук, доцент, заведующий кафедрой русского и украинского языка   ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет»

СОДЕРЖАНИЕ

Тема 1.	Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности. Расписка………(Митасова Э.Ф.)., (Кульбида Н.И.)	2
Тема 2.	Требования к современным документам. Характеристика основных реквизитов. Заявление……(Митасова Э.Ф.), (Кульбида Н.И.)	12
Тема 3.	Текст как основной реквизит документа. Способы изложения материала в тексте документа. (Матулевская Н.П.), (Кульбида Н.И.)	27
Тема 4.	Лексические нормы делового общения. Типы сокращений в служебных документах. Резюме. (Матулевская Н.П.), (Кульбида Н.И.)	34
Тема 5.	Грамматические нормы делового общения. Объяснительная записка                   (Митасова Э.Ф.), (Кульбида Н.И.)	48
Тема 6.	Синтаксические особенности. Употребление простых и сложных предложений. Докладная и служебная записки…(Митасова Э.Ф.),                  (Кульбида Н.И.)	59
Тема 7.	Официальные письма…(Матулевская Н.П.),.	70
Тема 8.	Культура электронного общения(Матулевская Н.П.)	77

 

Тема 1. Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности.

    Задание 1. Прочитайте текст «Стили современного русского языка».

Язык обслуживает многогранную жизнь людей. Для более точного выражения своих мыслей, чувств и полной передачи информации люди подбирают нужные языковые средства, систематизируют их, группируют соответственно цели и характера высказывания. Например, рассмотрим использование словосочетания «чистая вода» и «дистиллированная вода». Первое словосочетание люди употребляют для   названия состояния вещества в обычных ситуациях, а другое, родственное с первым в официальном общении: на семинаре, лекциях, практических занятиях или лекциях в учебных заведениях.

    Таким образом, единство тех или иных языковых средств и форм их выражения в зависимости от сферы применения и функций литературного языка называется стилем языка.

    Учёные выделяют 5 (пять) функциональных стилей, т.е. их разновидностей, призванных обслуживать разные сферы жизни, облегчать общение людей в этих сферах общественной жизни: научный, официально-деловой (ОД), публицистический, разговорный, художественный. Каждый стиль проявляется в одной из форм стиля языка письменной или устной.

    Кроме разговорного стиля, все другие стили принадлежат к книжным письменным стилям. Они реализуются в исследовательских и научных работах, документах.

    Официально-деловой стиль – это стиль, который удовлетворяет потребности общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической и экономической жизни, производственной деятельности, деловых отношений между государствами, предприятиями, а также между членами общества в официально-деловой сфере общения.

    Официально-деловой стиль обслуживает общественные отношения людей, служит для связи членов общества в политической, социальной и культурной сферах (социальная функция).

Лингвистические особенности официально-делового стиля речи.

    К лингвистическим  особенностям офицально-делового стиля относят:

1. Официальность, подчёркнутая объективность, сдержанность.

Объективность связана с правовыми нормами документа, отражает его констатирующий или предписывающий характер (информация - к сведению, предписание - к исполнению).

2. Полнота информации при точности и компактности изложения.
Основная задача составителя документа - предельно чётко отразить
сведения, имеющие (или приобретающие) правовую силу.

3. Бесстрастность, официальность тона, противопоказанность
эмоциональности, субъективности.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведён к минимуму.

4. Стереотипность документов или деловых ситуаций требует
ограничения и стандартизации речевых средств.

В деловых документах приняты стандартные терминологические обозначения:

- Наименование коммуникантов по их социальной роли в данной ситуации общения (получатель, соавтор, вкладчик, поставщик и т.д.);

- Общепринятые названия документов: докладная записка, доверенность, справка, акт и т.д.

- Общепринятое обозначение частей деловой бумаги. Например, в протоколе существуют 3 стандартные части: «повестка дня», «слушали», «постановили».

В области лексики и фразеологии официально-деловой стиль характеризуется:

- отсутствием неологизмов, если они могут быть заменены общелитературными словами. Если же синонимы отсутствуют и неологизмы употребляются, то необходимо дать в тексте к ним пояснения (обычно пояснения в документе даются в скобках);

- ограниченностью возможностей лексической сочетаемости слов: служебное письмо составляется (не «пишется») и направляется (не «посылается»), сроки или оклад — устанавливаются (не «назначаются»), выговор или благодарность - объявляются, порицание - выносится, контроль - возлагается;

- фразеологической устойчивостью, готовыми языковыми трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с производными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в порядке оказания материальной (гуманитарной, спонсорской) помощи и т.д., устойчивые конструкции деепричастных оборотов: принимая во внимание, учитывая факты и т.д.

В качестве морфологических особенностей делового стиля учёные отмечают высокую долю существительных по сравнению с глаголами (примерно на каждую 1000 словоупотреблений приходится 420 существительных при 60 глаголах), что, вероятно, связано с необходимостью в деловой переписке перечислять наименования товаров и услуг. Другая особенность - употребление относительных прилагательных (85 %), что обусловлено безэмоциональностью определений, их конкретным смыслом, например: бумага глянцевая, плитка керамическая, краска водоэмульсионная.

- употребление возвратных глаголов страдательного залога, кратких страдательных причастий, использование в безличных предложениях в качестве сказуемых глаголов в форме 3 лица единственного числа настоящего времени, наречий, подчеркивающих объективную необходимость распоряжения, деловой просьбы, объективный ход того или иного действия: оплата гарантируется, письмо отправлено, следует отказаться, требуется запустить, необходимо ускорить, нужно представить;

     На основе законов лексико-грамматической сочетаемости слов можно говорить о правилах употребления следующих производных предлогов:

Вследствие - употребляется в контексте, указывающем только на прошедшее время: вследствие выпавших осадков...;

Ввиду - в контексте, указывающем только на будущее время: ввиду предстоящих работ...;

По причине, в силу - в любом контексте;

Согласно - с дательным падежом: согласно приказу...;

Благодаря - только с дательным падежом и в позитивном значении: благодаря спонсорской помощи...;

В целях - с абстрактными существительными (например, с имеющими суффиксы -ани-1-яни-, -ени-, -ств- и т.д.): в целях обеспечения;

С целью - с инфинитивом (суффикс -тъ-)\ с целью обеспечить.

- официально-деловой стиль отличается, как известно, использованием унифицированных графических сокращений: «область» - «обл.», «профессор» - «проф.», «смотри» - «см.» и т.д.

Наконец, для синтаксиса официально-делового стиля речи характерны:

- преимущественное использование простых предложений: повествовательных, личных (есть подлежащее), распространённых, полных (есть подлежащее и сказуемое). Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) - определённо-личные: В целях...необходимо выделить...; в случае... придётся сократить; указанный материал использовали вследствии...;

- использование сложных синтаксических конструкций избирательно: предпочтительны бессоюзные конструкции или сложноподчинённые предложения с придаточными изъяснительными (союз что), определительными (союз который); широкое употребление конструкций с производными предлогами (в порядке надзора...; в связи с отказом...; по причине отгрузки материалов;

- конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа), например: «Проект КГТУ программы устойчивого развития туризма в Костромской области на период до 2005 года»;

- обилие предложений с однородными членами при перечислении, в том числе в рубрицированных построениях типа: а) обеспечить...; б) назначить... и т.д. Графическое обозначение рубрик часто используется при перечислении фактов, действий: а), б), в); 1), 2), 3);

- активное использование страдательных конструкций типа: представляется возможность...; комиссией было обнаружено...: выявляются причины... и т.д. Они используются, чтобы подчеркнуть объективность отдаваемых руководством распоряжений в интересах дела, отсутствие в них личной заинтересованности;

- эмоционально-экспрессивных синтаксических средств.

Ответьте на вопросы:

1. Дайте определение стилю речи.

2. Назовите функциональные стили современного русского языка.

3. Дайте определение официально-деловому стилю.

4. Перечислите лингвистические особенности официально-делового стиля.

5. Назовите отличия официально-делового стиля в области лексики и фразеологии.

ПРАКТИКУМ

        Упражнения (языковые особенности  официально-делового стиля речи)

Упражнение 1. Прочитайте данные слова и словосочетания. Укажите те из них, которым свойственна окраска официально-делового стиля.

Вознаградить за труды, нетрудоспособность, жилье, приводить к общему знаменателю, принять к исполнению, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.

Упражнение 2. Прочитайте предложения. Объясните, чем мотивировано употребление действительного и страдательного залога в текстах документов.

Оплата гарантируется. Извещение отправлено. Ваш факс получен. Сроки поставки оборудования срываются. Ваше предложение принято. Указанная документация будет отправлена в сроки, указанные договором. Завод не гарантирует качество изделий по истечении шести месяцев с момента отгрузки. Начальник отдела комплектации нарушает правила внутреннего распорядка. Главное управление не возражает, чтобы завод приступил к выпуску самосвалов с ноября 2010 года. Несмотря на неоднократные напоминания, комбинат задерживает отгрузку металлических профилей.

Упражнение 3. Образуйте глагольные словосочетания с данными ниже словами (в их терминологическом значении). Составьте предложения.

Образец: акт - составить, предъявить. Члены комиссии составили акт о списании оборудования.

Претензия, благодарность, виза, выговор, договор, документ, заявка, иск, соглашение, приказ, отчет, письмо, повестка, подпись, порицание, постановление, предложение, предписание, предупреждение, содействие, учет, проект, протокол, расписка, распоряжение, резолюция, резюме, рекомендация, решение, справка, счет, требование, характеристика, санкции.

Упражнение 4. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными. Составьте предложения.

Образец: разрешить спор. Экономические споры часто разрешаются в судебном порядке.

Внести, высказать, заслушать, затребовать, обеспечить, объявить, предоставить, принести, составить, продлить, произвести, принять, предпринять, представить, оказать, рассмотреть, удовлетворить.

 

Упражнение 5. Образуйте словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, подобрав к приведённым ниже существительным согласованные и несогласованные определения.

Ответственность, действия, лицо, пособие, меры, порядок, полномочия, обстоятельства, рассмотрение, срок, ущерб, цена, обслуживание, отношения.

Упражнение 6. Чем вызвано нарушение смысловой точности высказывания в приведённых ниже фрагментах деловых посланий? Отредактируйте предложения.

1. Эти данные позволили автору основать следующие выводы и предложения. 2. Стала очевидной нетождественность замыслов программы социальным условиям жизни. 3. Необходимо еще раз обсчитать все данные. 4. Следует затвердить это на собрании. 5. Мне было отказано под благоприятным предлогом. 6. Был провозглашен приговор суда. 7. Это дости­галось самыми неугодными средствами. 8. На заводе возникло нестерпимое положение.

Упражнение 7. Прочитайте предложения, взятые из текстов документов. Найдите ошибки, связанные с нарушением лексической сочетаемости, исправьте их.

1. Для проведения занятий по информатике временно привлекаются компьютерные классы кафедр. 2. Наши предприятия долгие годы состоят в добрых партнерских отношениях. 3. Полагаем, что результаты испытаний могут составлять взаимный интерес для наших фирм. 4. Коллектив завода принял обязательство ускорить выпуск новой модели.

5. Прошу Вас сообщить стоимость 1 шт. кондиционера, необходимую для внедрения в калькуляцию заказчика. 6. Транспортные издержки при перевозках по железной дороге многократно меньше, чем при морских и авиационных.

Упражнение 8. Исправьте ошибки, вызванные неправильным сокращением слов. Являются ли подобного рода сокращения причиной двусмысленного толкования фразы?

1. Ростовская об., гор. Батайск, Лесной пр., д. 7. Дорохову Н.Н. 2, Граж. Иванову оплатить ком-у в трехдневный срок. 3. Копия направляется г. бух. завода «Прометей». 4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. дир-ра за-да «Красный Пр-й». 5. Гарант-ем возврат в месячный срок с момента доставки. 6. Обяз-ся уплатить также стоимость перевозки и страхо­вания. 7. Председателем ком-и назначить проректора по уч-е Малышева П.И.

Упражнение 9. Сделайте сокращённую запись приведённых ниже словосочетаний:

1. Волгоградская область; почтовый ящик № 25; станция «Астапово»; отделение связи Кировского района; город Пермь; озеро Байкал.

2. Кандидат технических наук; заместитель декана; заведующий кафедрой; член-корреспондент Академии наук; исполняющий обязанности главного бухгалтера; генеральный директор; главный врач больницы.

3. Техническое задание; специальный заказ; государственный стандарт.

4. Смотри на странице 720; так далее; тому подобное; десять миллионов рублей; 1980 - 1990 годы.

5. Промышленный строительный банк; Научно-исследовательский институт; свободно конвертируемая валюта; налог на добавленную стоимость; расчетный счет.

Упражнение 10. Перепишите предложения, раскрывая скобки. Объясните правила записи цифровой информации.

1. Плановых проверок должно быть не менее (2) в течение года. 2. Испытания должны продолжаться (3 - 5) дней. 3. Требуется (3200) грузовиков грузоподъемностью (20) т. 4. (35) изделий не получили сертификат качества. 5. Было уничтожено (36) гектаров виноградников. 6. Шероховатость поверхности по (6) классу точности. 7. Изделия (1), (2), (3) сорта направлены на экспертизу. 8. Строительство дома завершено во (2) квартале. 9. Лыжники совершили (20 км) пробег.

Упражнение 11. Объясните характер допущенных ошибок в приведённых ниже предложениях.

1.Прошу оплатить стоимость двух диодов (820 руб.) для их замены согласно счета. 2. Убедительно прошу Вас для сохранения достигнутого уровня обучения в техническом лицее выделить ему компьютерный класс. 3. Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты. 4. Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам. 5. В наше предприятие приглашены на работу молодые специалисты. 6. Согласно Вашей просьбы направляем Вам документы, необходимые для подписания договора. 7. Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия. 8. Выступивший на собрании заместитель директора доцент Иванова объяснила суть дела. 9. Выводы комиссии обоснованные и справедливые. 10. В связи с предварительной договоренностью высылаем Вам необходимые документы.

11.Гражданка Сидорова Н. Ф. обратилась с заявлением о разводе брака.

12.Пишите Ваши инициалы полностью.

 

Упражнение 12. Прочитайте отрывки из инструкций деловых писем. Определите, какой тип контекста (последовательный или параллельный) представлен в них. Выводы обоснуйте.

1.Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготавливают по сборочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить отдельные детали. Для изготовления отдельных деталей надо обеспечить производство рабочими чертежами. Составление рабочих чертежей по сборочным чертежам - деталирование.

2.В настоящее время завод располагает возможностью для строительства двух крупнопанельных 12-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проектам. Дома-башни предполагается разместить на улице Лесная. Строительство домов-башен подтверждено Министерством и городскими организациями. На строительство домов-башен выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации.

Упражнение 13. Определите, как осуществляется связь между предложениями (лексический повтор, местоименный повтор, семантический повтор, грамматический повтор) в приведённых ниже местах.

1.Вуз убедительно просит рассмотреть вопрос о выделении квартир для сотрудников из фонда города. В настоящее время вуз жилищное строительство не ведет. 2. Согласно решению коллегии завод должен изготовить станки к началу 2011 года. Станки должны быть изготовлены в строгом соответствии с прилагаемой научно-технической документацией. 3. Просим выслать подробную информацию о выставке. Эта информация необходима для составления каталогов. 4. Если система охлаждения агрегата выйдет из строя, его эксплуатация должна быть немедленно прекращена.

Если же в ходе эксплуатации будут обнаружены неполадки других узлов, следует обращаться к специалистам по наладке оборудования.

Упражнение 16. Перепишите предложения, вставляя вместо точек предлоги благодаря, ввиду, вследствие с учетом их лексического значения.

1.... ожидаемых заморозков принять меры предосторожности и провести профилактику оборудования. 2.... ремонта железнодорожного полотна пассажирский поезд пришел с опозданием. 3.... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена 4.... затопления части набережной ремонтные работы необходимо приостановить. 5.... большого наплыва посетителей время работы выставки увеличено с 10 до 19 часов. 6.... повышения цен на энергоносители решение об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии. 7.... активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.

 

Упражнение 17. Подберите необходимые опорные слова (производные предлоги; личные и безличные глагольные формы в значении предписания к действию, констатации факта, объективной необходимости; отглагольные существительные и прочие языковые средства официально-делового стиля); составьте фрагменты следующих деловых бумаг:

1. Отдайте распоряжение запустить систему 14, чтобы ускорить выполнение плана;

2. Проинформируйте руководителя, что если система N будет остановлена, то объём производства будет снижен на 20 %.

3. Попросите направить Вас на курсы повышения квалификации, так как Вам нужно всесторонне освоить установленную в цехе систему 14;

4. Сообщите партнёрам, что Вы задерживаете поставку готовой продукции из-за ЧП на железнодорожной линии (обрыв электросвязи);

5. Проинформируйте руководителя, что в процессе сортировки готовой продукции (дата) был обнаружен брак в производстве деталей X партии N.

 

 

Тема 2. Документы. Их функции и цели. Современные требования к документам. Внешнее заявление: заявление о приеме на работу Внутренние заявления: об отпуске, об увольнении,                                        о материальной помощи.