Для того чтобы хранить документы в нужном порядке и облегчить их поиск, часто требуется установить условные обозначения, которые будут указывать на местоположение документов. Термин нумерация записей также часто используется для описания этого процесса, так как числа обычно, но не всегда, используются в качестве условных обозначений.
Аналогичным образом, для обозначения указателя расположения документа используются множество терминов, среди них:
- символ документа
- номер записи
- идентификатор записи
- подпись каталога
- классификационный код
- шифр документа
Обычно, документам, которые хранятся вместе, например в одной папке, на одной полке или в одной коробке, присваиваются последовательные номера или обозначения, например:
числовые: 1,2,3…
буквенные: от А до Я
буквенно-числовые: А1, А2, А3…, Б1, Б2, Б3…
численно-буквенные: 1а, 1б, 1в…, 2а, 2б, 2в…
В указатель может быть включен год или месяц создания или поступления в коллекцию, название источника, географические термины или шифр документа, например:
1999-001, 1999-002… 2000-001, 2000-002...
AI-001, AI-002... HRW-001, HRW-002...
АФР-001, АФР-002… АЗИЯ-001, АЗИЯ-002..., ЕВР-001…
В то же время документу может быть присвоен указатель в зависимости от класса, к которому принадлежит этот документ. Тема классификации обсуждается в следующей главе.
Существует определенная последовательность действий, которые следует выполнять при указании местоположения документа. В первую очередь документалист должен определить, какой указатель будет присвоен документу. Например, если документы выстроены в последовательном порядке, документалист должен выяснить какой указатель использовался последним, или если используется схема классификации, выбрать соответствующий класс. Следующий шаг – пометить документ присвоенным ему указателем. Если это книга, указатель обычно наносится на корешок. На папках обычно имеются ярлыки (наклейки), куда могут быть внесены примечания, а на листах бумаги указатели могут быть в виде печати. После нанесения указателей документы помещаются на место их будущего хранения.
В завершение процесса каталогизации, назначенные указатели вносятся в карточки каталога, список или базу данных, используемые для поиска документов.
Кроме того, указатели обычно наносятся на хранилища документов (папки, шкафы с выдвижными ящиками, коробки или полки). Эти указатели обычно состоят из первых символов указателей документов, находящихся внутри.
Классификация
Классификация – это метод присваивания документам указателей, основанных на явно преобладающей теме документа. Данный метод имеет свои преимущества:
а) все основные документы по определенной теме собраны в одном месте, где их можно легко найти;
б) позволяет избежать промежуточного процесса поиска необходимых документов в каталоге или базе данных;
в) необработанные документы могут быть отсортированы и помещены на временное или постоянное хранение, где их затем можно будет легко найти по предметной области;
г) не прибегая к помощи документалиста пользователи могут определить местонахождение нужного документа, рассматривая темы, смежные с данной, и даже натолкнуться на несколько более подходящие документы, о которых они никогда даже не думали
Существуют три схемы классификации, которые широко используются во всем мире: схемы Классификации Библиотеки Конгресса (the Library of Congress Classification), Универсальной Десятичной Классификации (the Universal Decimal Classification) и Десятичной Классификации Дьюи (the Dewey Decimal Classification). Это общие схемы, полностью охватывающие всю область знания. Они носят слишком общий характер, поэтому не могут применяться в специализированном центре документации, но из них можно извлечь некоторые понятия и использовать их в работе. Часто правозащитные документационные центры разрабатывают собственные схемы классификации. Типовая Схема Классификации для Правозащитного Документационного Центра была разработана Iva Caccia, служащим канадского правозащитного документационного центра, и имеется в распоряжении HURIDOCS.
