На этом этапе происходит запись информации, которая описывает документ как физический носитель информации. Этот этап также может называться регистрацией идентификаторов документа. Основными идентификаторами являются название, имя автора, издание, тираж, издательство и год публикации документа.
О том, какую информацию включать в библиографическое описание и как, можно подробнее узнать в HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Informationconcerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека).
Описание содержания
Процесс описания того, что содержится в документе, называется описанием содержания. Существуют две основные формы описания содержания – индексирование и резюмирование (составление кратких обзоров). По этим индексам и обзорам пользователь определяет, содержит ли тот или иной документ ту информацию, которая ему нужна.
Индексированием называется процесс выбора терминов, наиболее точно отражающих содержимое документа. Термины, которые используются для этих целей, называются терминами индекса, но также они могут называться дескрипторами или предметными рубриками. Поэтому каталог, составленный из карточек, у которых в качестве основания доступа – термины индекса, называется предметным каталогом.
Обычно для описания одного документа используется не один термин индекса. А раз так, то возрастает количество оснований поиска, и следовательно для карточного каталога необходимо составлять несколько карточек. В случае со стандартным форматом, обычным решением этой проблемы является создание специального поля индекса, которое позволяет вводить составные термины.
Целью индексирования состоит в том, чтобы привести пользователя к информации, которую он искал. Список, который используется для описания содержания документа, должен быть тем же списком, по которому будут искать документы по запросу пользователя.
Индексирование основывается на контролируемом словаре, представленном в виде списка терминов или тезауруса (о контролируемом словаре см. в гл. 10). Тезаурус – это сложный список, состоящий из регулируемого набора терминов, связанных иерархической и/или другой связью между собой.
Весь процесс индексирования состоит из различных стадий. Основная стадия это расширение списка терминов индекса или тезауруса, включая описание различных типов взаимосвязи между терминами.
Резюме – это краткий обзор текста (например, книги или статьи). Обычно оно довольно короткое (меньше 1000 слов). В документационном центре несколько резюме могут быть собраны в одной книге. Еще один часто используемый способ хранения резюме – это описание книги по стандартному формату, в котором есть поле для введения резюме.
Для пользователей документационных центров резюме полезны по двум причинам:
а) резюме значительно уменьшает количество первичной информации.
б) в резюме акцент ставится на определенные аспекты.
Хранение документов
Документ, в какой бы форме он ни был – в бумажном, в виде магнитофонной записи или информации на компьютерном диске – должен храниться в соответствии с определенной системой для того, чтобы при необходимости его можно было отыскать в собрании с минимальными затратами. Полная система хранения содержит следующие компоненты:
- устройства, помогающие при поиске документов
- физические носители документов
- порядок, в соответствии с которым систематизируют документы
Устройства, помогающие при поиске документов, носят тот вид, в котором осуществляется каталогизация. Поисковым устройством может быть карточка каталога, перечень записей каталога или компьютерная база данных.
В качестве физического носителя документов наиболее часто для хранения используются папки. Папки могут использоваться для хранения отдельных документов или набора связанных документов, скрепленных или сшитых вместе. Папки могут помещаться в картотечные блоки или в специальные вертикальные коробки, ставящиеся на полки. Книги чаще всего также хранятся на полках.
Физические носители документов выполняют еще одну функцию: документы внутри них располагаются в соответствии с определенным порядком. Документы могут быть выстроены просто в алфавитном порядке по авторам или источнику (частный документ или документ организации), могут быть выстроены в хронологическом порядке по дате их создания или поступления в коллекцию или в соответствии с типом, размером и форматом документа, система выстраивания также может быть основана на географических данных. Кроме этого документы могут группироваться по темам.
