Повседневная деятельность секретаря/сектератя-референта руководителя регламентируется[3]:
- законодательством, иными нормативно-правовыми актами, содержащим нормы права, затрагивающие повседневную деятельность
работника;
- учредительными документами компании (устав, учредительный договор);.
- нормативными актами, определяющими статус и порядок функционирования органа управления компании (положение о совете директоров (о генеральном управляющем) и т. п.);
- действующими в компании (у данного работодателя) локальными нормативными актами, коллективным договором, соглашением;
- заключенным с работником трудовым договором и (при наличии) письменными соглашениями к нему;
- должностной инструкцией (служебным регламентом) работника;
- инструкциями по видам деятельности (работ), выполняемым работником.
Нормы, содержащиеся в перечисленных актах, могут конкретизироваться (с учетом содержания деятельности компании) в соответствующих нормативно-методических и нормативно-технических актах – организационно-методических указаниях, методических рекомендациях, стандартах, нормативах и пр[4].
Оперативное регулирование повседневной деятельности компании и ее работников осуществляется посредством приказов (распоряжений), издаваемых руководителем, иными уполномоченными должностными лицами компании. Кроме того, секретарь-референт обязан руководствоваться указаниями и поручениями руководителя (в письменной и устной формах)[5].
Теперь необходимо перечислить основные законодательные акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря/секретаря-референта руководителя[6]:
1. Гражданский кодекс Российской Федерации;
2. Трудовой кодекс Российской Федерации;
3. Федеральный конституционный закон «О Правительстве Российской Федерации»;
4. Федеральный закон «Об акционерных обществах»;
5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
6. Федеральный закон «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации»;
7. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации»;
8. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
9. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
10. Федеральный закон «О коммерческой тайне».
Основные нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря/секретаря-референта руководителя[7]:
1. Указ Президента РФ «Вопросы системы и структуры федеральных
органов исполнительной власти»;
2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
3. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения
о системе межведомственного электронного документооборота»;
4. Нормативно-правовые акты органов власти субъекта Российской
Федерации (по месту осуществления деятельности компании);
5. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (по
месту осуществления деятельности компании);
6. Нормативно-правовые акты органов ведомственного (отраслевого)
управления (по принадлежности компании к соответствующему ведомству (отрасли));
7. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст);
8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры РФ от
8 ноября 2005 г. № 536);
9. Государственный стандарт ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
10. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Основные локальные нормативные акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря/секретаря-референта руководителя[8]:
1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение о коллегиальном (единоличном) органе управления;
3. Положение о структурном подразделении: секретариате, офисе, канцелярии, группе обеспечения управления, общем отделе и т. п.;
4. Инструкция об организации повседневной деятельности (общая
или по видам деятельности, например, инструкция по делопроизводству,
инструкция по организации приема, инструкция по организации протокольных мероприятий и т. п.);
5. Правила (регламент, иной документ) о порядке обращения со сведениями, составляющими охраняемую законом тайну (в общем случае – коммерческую тайну);
6. Правила (регламент, иной документ) о порядке обращения с персональными данными работников;
7. Нормы (нормативы) времени на выполнение основных видов работ в процессе секретарской деятельности;
8. Стандарты на выполнение основных видов работ в процессе секретарской деятельности;
9. План основной деятельности компании (на текущий год);
10. Инструкция по охране труда.
