Рассмотрение комплекса вопросов, так или иначе связанных с определением профессионального статуса секретаря, представляется
оправданным начать с перечня основных полномочий, относящихся
к компетенции секретаря. Под полномочиями в данном случае подразумевается совокупность прав и обязанностей, которыми наделяется работник для надлежащего исполнения своей должности.
Знакомство с подобным перечнем позволит сформировать объективное представление о содержании повседневной деятельности секретаря-референта руководящих работников.
Универсальный перечень основных полномочий содержится в квалификационной характеристике «Секретарь руководителя»[1]. При этом указанные в перечне должностные обязанности было бы правильнее рассматривать одновременно и как права работника, например: обязанность (и право) секретаря принимать поступающую на рассмотрение руководителя деловую корреспонденцию, обязанность (и право) секретаря передавать рассмотренную деловую корреспонденцию соответствующим структурным подразделениям (конкретным исполнителям) в соответствии с решением (резолюцией) руководителя и т. д.
Квалификационная характеристика должности
«секретарь руководителя»[2]:
1. Должностные обязанности:
- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
- принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя;
- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
- осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на
контроль;
- ведет контрольно-регистрационную картотеку;
- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базу данных; - организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
- копирует документы на персональном ксероксе.
2. Должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства
о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
3. Требования к квалификации:
- высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.
Из содержания представленной характеристики следует, что
суть профессиональной деятельности секретаря (секретаря-референта) руководителя (как, впрочем, и секретаря в более широком контексте) сводится к организационно-техническому обеспечению деятельности конкретного должностного лица.
