Создание формы подстановки данных (основного документа).

Лабораторная работа № 1

Создание серийных документов

 

Цель работы: Отработать технологию взаимодействия документа текстового редактора Word и электронной таблицы Excel для печати стандартизованных стереотипных документов для группы элементов.

 

На практике часто встречаются задачи, требующие подстановки данных в готовые формы. Исходные данные, представленные в базе данных или электронной таблице необходимо подставить в какой-либо бланк и распечатать для каждого элемента, т.е. представить информацию в определенной форме.

Документы, одинаковые по способу представления данных, но содержащие разные данные будем называть серийными документами.

В качестве примеров можно привести следующие задачи:

1. Печать расчетных листков по заработной плате.

2. Печать стандартных писем и приглашений.

3. Печать наклеек, этикеток и ценников.

4. Печать надписей на конвертах.

Вышеперечисленные задачи объединяет один вопрос: необходимость создания большого количества выходных документов. Решение данного вопроса стандартным образом привело бы к большому количеству ручного труда при создании таких документов: традиционно этот вопрос решается копированием формы, «вбитием» в нее новых данных и сохранением под другим именем. В результате получается большое количество файлов схожего содержания. Однако, при большом количестве экземпляров вбивать данные "вручную" становится нереальной задачей. Решение данного вопроса требует иного подхода – подхода к решению данной задачи с точки зрения информационных технологий.

В основе технологии работы с серийными документами лежит принцип подстановки данных, который состоит в том, что данные из какого-либо источника (диапазон ячеек книги Excel, таблица базы данных на сервере баз данных, SQL-запрос на получение данных) последовательно переносятся в определенные точки формы подстановки.

Принцип подстановки данных подразумевает наличие источника данных и формы подстановки данных (иногда форму подстановки данных называют основным документом).

Источником данных может бать файл базы данных, книга Excel или запрос. В данной работе в качестве источника данных будет использоваться таблица Excel.

Форма подстановки данных( основной документ ) представляет собой документ Word, в котором обозначены точки подстановки данных.

Технология создания серийных документов предусматривает несколько этапов:

1. Создание источника данных и заполнение его данными.

2. Создание формы подстановки данных.

3. Подстановка данных из источника данных в форму подстановки (слияние источника данных с формой подстановки).

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1. От лица фирмы, занимающейся оптовой торговлей, подготовить письма фирмам-клиентам с сообщениями о пересылке им каталогов новых товаров.

Для решения задачи последовательно выполним все этапы.

 

1. Создание источника данных и заполнение его данными.

В большинстве случаев данные для серийных документов находятся в таблицах Excel, либо могут быть экспортированы в этот формат.

Подготовим в Excel таблицу примерно следующего содержания и сохранм её с именем "Источник1"

 

Название фирмы	Индекс	Адрес	Имя	Фамилия	Пол	Дата договора	Категория товаров	Скидка
Рассвет		Багратионовск, ул. Зелёная 25	Алла	Петрова	ж	25.01.2015	Парфюмерия, косметика
Рекорд		Калининград, ул. Звёздная 45	Игорь	Романов	м	15.05.2015	Спорттовары
Уют		Зеленоградск, ул. Морская 1	Инна	Сомова	ж	01.02.2016	Хозтовары
Наследник		Калининград, ул. Садовая 55	Атрём	Кислов	м	01.03.2016	Игрушки
...	...	...	...	...	...	...	...	...

 

Создание формы подстановки данных (основного документа).

 

Вызовите текстовый редактор Microsoft Word и наберите в нём неизменную часть всех писем, отступив сверху 6 строк, например, текст следующего содержания:

 

 

Согласно нашему договору от, посылаю Вам каталог новых товаров категории.

По результатам сотрудничества в прошлом году мы можем предложить Вам специальную скидку в размере.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество, ждём Ваших заявок.

С уважением,

Генеральный директор Римма Иванова Казакова

Сохраните набранный текст с именем "Бланк письма".