Многие организации регулярно собирают работников на производственные совещания для заслушивания отчетов о проделанной работе и коллективного обсуждения текущих проблем, например кризисной ситуации в какой-либо команде. Такие совещания требуют атмосферы доверия и массы времени, чтобы можно было открыто обсудить трудные вопросы без давления на необходимость принятия решений.
В конфликтных ситуациях иногда полезно пригласить постороннего посредника (фасилитатора). С другой стороны, существует опасность превращения таких совещаний в инструмент для распространения слухов или в клубы любителей поболтать.
Итоговые совещания
Итоговые совещания могут проводиться время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением или отдельными работниками в продвижении к поставленным целям. Для того чтобы быть результативным, такое совещание должно быть хорошо подготовлено и иметь ясные цели. Иногда полезным бывает присутствие внешнего консультанта или посредника (фасилитатора).
Функции совещаний Формальные совещания, в которых Вы участвуете, по-видимому, выполняют одну или несколько из перечисленных ниже функций:
А объединение знаний и опыта участников
В озвучивание претензий и жалоб
С сбор информации
D оценка текущего состояния дел
Е предоставление информации
F выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений
G принятие решений
Н распределение ресурсов
I оказание влияния на политику
J помощь в принятии стратегических решений
К помощь в решении проблем
L усиление кооперации и преданности работников
М распределение обязанностей
N согласование действий
Стили совещаний Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объем работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворенности участников. Понимание стиля совещания, в котором Вы участвуете, может помочь Вам:
▪ лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия
▪ изменить стиль совещания, если Вы чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.
Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, проиллюстрированной на рисунке.
Формальный
   например, комитет из членов с принципиально различными интересами
| например, постоянно действующий комитет, члены которого имеют сходные ценности и мнения | |||
например, коллектив с серьезными противоречиями между членами | например, небольшаясплоченная проектная команда |
Неформальный
Рис. Двумерная схема для анализа культуры и стиля совещаний
Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями:
▪ лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам
▪ каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения
▪ консенсус маловероятен
▪ ограниченное доверие - не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку!
Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями:
▪ лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия
▪ от индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены
▪ завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые Решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных ее членов.
К левому верхнему квадранту на рис. (формальный состязательный стиль) Вы, возможно, отнесете совещания или заседания рабочих групп в бюрократических структурах, таких, как правительственные учреждения, крупные общественные организации университеты, а также заседания комитетов, объединяющих представителей противоречивых интересов. Для таких совещаний характерны официальная манера общения, соблюдение формальных процедур и наличие формальных обязанностей, таких, как постоянные председатель и секретарь. Успех на таких совещаниях зависит от детального знания правил и процедур, тонкого анализа политических маневров и скрытых целей, искусства лоббирования, ораторского искусства, бесстрашия в спорах и умения увидеть возможности компромисса.
На совещаниях формального состязательного стиля ценятся личные достижения и требуются навыки политической борьбы. При подготовке к такому совещанию недостаточно прочитать документы и выстраивать аргументацию - необходимо также изучить других участников, попытаться заручиться поддержкой потенциальных союзников, предсказать возможные аргументы оппонентов и подготовить контраргументы. Умение предсказать позиции других участников совещания, найти союзников и определить области возможных компромиссов - все это поможет Вам эффективно добиваться своих целей. Выше всего ценятся обычно те участники, которые часто участвуют в обсуждениях, вносят нестандартные компромиссные предложения и выполняют все, что им поручается, с желанием и эффективно.
К верхнему правому квадранту рис. (формальный согласительный стиль) Вы, возможно, отнесете деловые совещания преуспевающих компаний. Полный консенсус не обязателен: в некоторых организациях прибегают к голосованию, когда достижение консенсуса невозможно, или для решения заранее очерченного круга вопросов. Формальные роли, правила и процедуры могут также варьироваться. Например, традиционного председателя с жесткой повесткой дня может заменить фасилитатор, поочередно выслушивающий мнения всех участников; принятию решения может предшествовать мозговой штурм или обсуждение проблемы в малых группах. Общая атмосфера на таких совещаниях спокойная, поскольку в организации отсутствуют скрытые конфликты и большое внимание уделяется укреплению чувства сопричастности, групповым достижениям и удовлетворению от работы.
К нижнему правому квадранту рис. (неформальный, согласительный стиль) могут быть отнесены менее формальные совещания небольших рабочих групп и групп планирования. Группы средних начальников (бригадиров) часто прекрасно обходятся без излишних формальностей, если их членов объединяет общность целей и взаимное доверие. Разумеется, большинство неформальных совещаний в той или иной степени используют выгоды формализации. Даже два человека, встретившись, сэкономят время за счет структуризации, если сразу определят "повестку дня", выяснив, что каждый из них ожидает от встречи и как этого лучше всего добиться.
К левому нижнему квадранту рис. (неформальный состязательна стиль) относятся совещания, которым присуща внутренняя нестабильность. Вследствие отсутствия формальных ролей, правил и процедур, обеспечивающих сдерживание и урегулирование конфликтов, на таких совещаниях стихийно возникают неформальные структуры и властная элита, а сами совещания превращаются в организационную паранойю. Если Ваши совещания попадают в этот квадрант, Вам следует подумать о том, как изменить положение.
В таблице, приведенной ниже, укажите стили совещаний,
перечисленных Вами в ответе на Задание 3.1. Если большая
часть из них попадает в один квадрант, постарайтесь припомнить
другие совещания с другими стилями.
| формальные состязательные | формальные согласительные |
| неформальные согласительные | неформальные состязательные |
СОВЕЩАНИЯ
Зачем вообще проводятся совещания, если они так неэффективны?
Ниже противопоставляются достоинства и недостатки совещаний.
Достоинства и недостатки совещаний
| Достоинства | Недостатки |
| У персонала укрепляется чувство сопричастности и ответственности за реализацию принятых решений Укрепляется демократический стиль управления У персонала развиваются навыки общения, ведения переговоров и принятия решений Повышается удовлетворение от работы Облегчается общение Открываются возможности для контактов работников разного уровня Младшему персоналу облегчается доступ к руководству и к принятию управленческих решений Благодаря учету разных точек зрения повышается качество принимаемых решений Позволяет менеджерам "держать руку на пульсе" | Занимают время, отвлекают людей от важной работы, в частности от контактов с клиентами и потребителями Затратность - чем больше людей участвует в совещании, тем дороже для организации обходится принятие решений Низкая оперативность - принятие решений может занять слишком много времени, решения могут оказаться запоздавшими, а благоприятные возможности упущенными Ослабляются индивидуальная ответственность и инициатива, если работа контролируется централизованно или коллегиально, т.е. на совещаниях Менеджеры могут почувствовать себя отстраненными от управления; может ослабиться удовлетворение от работы Возможны принятие некачественных решений или задержки с принятием решений, особенно если требуется консенсус |
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ В ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ
Ключевые моменты данного раздела следующие:
• Совещания бывают формальные и неформальные и выполняют самые разнообразные функции.
• Наиболее распространены в организациях шесть типов совещаний:
- инструктивные совещания
- деловые совещания
- комитеты планирования и рабочие группы
- консультационные совещания
- производственные совещания
- итоговые совещания.
• Стиль совещания обычно подпадает под одну из следующих категорий:
- формальный состязательный
- неформальный состязательный
- формальный согласительный
- неформальный согласительный.
• Возможно, Вы осознали свою сильную привязанность к определенному стилю совещания и необходимость приспособить ; свой индивидуальный стиль к доминирующему стилю совещаний в организации, чтобы повысить эффективность своего участия в них.
• Существует множество причин неэффективности совещаний, среди которых:
- неясные или ложные цели;
- неподготовленность
- отсутствие или несоблюдение регламента
- избыточное число участников
- отсутствие повестки дня
- отсутствие протокола
- отсутствие контроля за исполнением
- слабое руководство
- необязательность присутствия
- плохая тактика
- неэффективное общение
- отсутствие уверенности
- игнорирование установленных процедур.
Рекомендуемая литература
Основная литература
1.Аминов И. И. Психология делового общения: учеб. пособие / 7-е изд., стер. - Москва: Омега-Л, 2011. 304 с.
2.Кибанов А. Я. Этика деловых отношений: учеб. для студентов вузов. М.: ИНФРА-М, 2007. 368 с. (Гриф УМО).
Дополнительная литература
1.Как проводить совещания (пер. с англ.). М.: РИПОЛ классик, 2008. 112 с.
2.Кузнецов И. Н.. Бизнес-риторика / 3-е изд. – М.: Дашков и К°, 2010. 408 с.
3.Мальханова И. А. Деловое общение: учеб. пособие для студентов вузов / 6-е изд., испр. и доп. – М.: Фонд "Мир": Академический Проект, 2008. 256 с.
4.Петрова А. Н. Искусство речи. М.: Аспект Пресс, 2009. 125 с.
5.Пиз А. Язык разговора (пер. с англ.). М.: Эксмо, 2009. 224 с.
6. Стороженко З. С. Мастерство делового общения: путь к успеху: учеб.- метод. практикум. М.: Литера, 2009. 128 с.
7.Станкин М. И. Психология общения: учеб. пособие/ 4-е изд., испр. и доп. М.: МОДЭК, 2008. 352 с.
8.Титова Л. Г. Технологии делового общения: учеб. пособие для студентов вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 239 с.
9.Шейнов В. П.. Психология манипулирования. Минск: Харвест, 2009. 704 с.
10.Чернов И. В. Современная практика делового общения: ключевые моменты. М.: ГроссМедиа: Российский Бухгалтер, 2008. 136 с.
